【社内報ツール導入失敗談】私ばっかり更新…効率化どころか負担が激増した理由

これは、実際に私が体験した「社内報ツール導入の失敗談」と、最終的にたどり着いた“シンプルだけど効果的”な方法を紹介する記事です。

総務や広報で社内報を担当されている方の参考になれば嬉しいです。

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100人規模の会社で社内報ツールを導入した理由

私の会社は100人ちょっとのいたって小さな中小企業なのですが、健康優良法人を取得しようと経営陣が言い始め・・・「健康経営」の一環として、社内の取り組みや制度をきちんと全社員に届けたいという思いで、社内報を作成することになりました。

社内報の内容としては、

　といった内容です。

そこで、「せっかくなら見やすく・誰でも読める形にしよう！」と社内報ツールの導入を提案し、ソースネクストのパーソナル編集長で社内誌を作成することになりました。

ソースネクストの公式HPを見てみる

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編集ソフトを導入したけど記事作成は私一人に集中

と思ったのも束の間・・・詰めの甘い私に、実際にはこんなことが起こってしまいました。

実際に起きたこと：

• ソフトはアカウント制限があり、ライターが私だけ
• 各部署から「原稿をWordで渡すから、載せておいて」と言われる
• 結局、「レイアウト・更新・画像処理・投稿すべてが私の仕事」に

みんなで作る社内報かつ、やりがいがあるはずの仕事が、ただの負担が増えただけの仕事になってしまいました（笑）

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結局ソフトをやめて「共有フォルダ＋パワポ」でみんなで更新へ

結局、みんなの原稿を集めて更新するのが、本当に大変だったので・・・パーソナル編集長で社内誌を作るのをやめて、やり方を変えることにしました。

やったこと：

• 会社の共有フォルダにPowerPointファイルを置く
• 各ページに「誰が書くか」を振り分け
• 期日までに各担当者が自分のタイミングで編集（フォントなどは指定）

変化：

• 負担が激減。自分は確認と最終仕上げのみ
• 「作ってる感」が全員に生まれ、参加意識もUP
• 結果的にツールより“アナログの工夫”が大事だったと痛感

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社内報ツール導入の前に考えておきたいこと

ツール選びの前に、“運用の現実”を想像できてる？

社内報のソフト（専用ツール）には、あらかじめフォーマットがあるので、デザインから考える必要がないので、便利な面が確かにたくさんあります。

でも実際に導入してみると、

「え？　誰も書いてくれないじゃん…」
「思ったより工数がかかる…」
「ITが苦手な人にはハードルが高かった」

と、私のように、「ツール導入あるあるの壁」にぶつかるケースも。

そこで、私の失敗談を踏まえて、導入前に考えておきたいポイントを以下にまとめました👇

社内報ツールを検討中の方向け４つチェックリスト

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結論｜社内報を始める時に最初に決めるべきは「体制」と「運用ルール」

社内報を始める時のツール導入は手段であって、目的ではありません。

どのツールを使うにしても、

• 体制（誰が、いつ、どれくらいの頻度で）
• 分担（文章・画像・編集・投稿）
• 運用ルール（フォーマット・投稿ルール・期限）

を決めておかないと、結局ひとりに負担が集中して終わります。

ツールの比較や導入検討とあわせて、「この仕組みでみんな本当に動く？」という視点も忘れずに持つことが、失敗を防ぐコツです。

私のように「よかれと思って導入したのに大失敗…」という経験は、担当者あるあるかもしれません。

だからこそ、“全員で参加できる仕組み”を作ることの方が、ツール選びよりも大事。

それが今回の社内報作成する際の最大の学びでした。