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従業員から家族の不幸の連絡があったとき、総務担当者としてどのように対応すればよいか・・・いざ、その場面になったら戸惑うことがありますよね。
ワシも総務なりたての頃は、スムーズに対応できなかったのだ・・・
今回は、中小企業の総務担当者の私が、実際に社員の忌引があった際に対応した流れ5つのステップを紹介します。
初動確認：状況を把握する
私が総務担当者として、とある部署の方から訃報の連絡が来た際には、まずは冷静に、以下のポイントを押さえ、状況を確認しました。
- 故人との関係性
祖父母、両親、兄弟、配偶者、子など、具体的な関係を把握 - 葬儀の日時・場所・喪主名
葬儀の準備が進んでいる中で確認するため、メールやショートメッセージでの連絡をおすすめします。 - 従業員が必要としているサポート
何日ほどお休みする予定か、業務の引き継ぎ有無などを確認 - その他の連絡事項
家族葬の場合の香典辞退や社内での訃報連絡についての希望確認
※両親、配偶者、子の場合であれば、弔電、供花をする会社が多いです。その場合は、必ず喪主を聞くようにしましょう。
訃報があった際は、葬儀の手配などでバタバタしていることが多いです。
電話だと聞き間違えなどがあるので・・・、特に故人や喪主の名前を間違えないよう、できればメールやショートメッセージなどでもらうと良いかもしれません。
社内への周知（メール例あり）
訃報を受けた後、社内への周知も重要です。ただし、プライバシーには細心の注意を払いましょう。
私の場合、以下のように進めました。
- メールや社内掲示板（私の会社ではLINE WORKS）にて周知
周知の範囲ですが、私の会社では全社員ではなく、管理者（各箇所長）までとし、対象の社員の部署のみ箇所長からメンバーに周知してもらうというやり方を取っていました。
あらかじめ周知範囲を決めておくと良いぞ！
社内周知の際ですが、情報の伝え方に注意し、丁寧な表現を心がけ、案内文は次のように出していました。
件名：【訃報】_営業部 A社員ご母堂ご逝去の報
本文：
営業部 A社員のご母堂さま（⚫︎歳）におかれましては、病気療養中のところ薬石効なく、2025年⚫︎月⚫︎日のご逝去されました。ここに謹んでお知らせいたします。
記
1.通 夜 2025年⚫︎月⚫︎日 18時より
2.告別式 2025年⚫︎月⚫︎日 11時より
3.場 所 ⚫︎⚫︎⚫︎葬儀場 （住所＆電話番号）
4.喪 主 ⚫︎⚫︎⚫︎氏（故人との関係：(例)長男）
5.その他 家族葬につき、弔電、供花とうにつきましてはご遺族のご意向によりご辞退申し上げます。
以上
周知の文例は、コピーして使用してもよいゾ〜
周知は、周囲の理解を深め、サポートの輪を広げるための大切なステップです。
お悔やみの準備
お悔やみの方法は多様ですが、企業文化や従業員の希望に応じた対応が求められます。
私の会社では、弔電と供花対応するのは、1等身までとして、次のように進めました。
香典の手配
私の会社では、配偶者：5万、両親・子：2万と慶弔規定で定めていました。
また、会社の代表者が社員の葬儀には弔問しないとしていたので、（対応できなかった場合に不公平感が出るので）、香典は後日出社した際に本人へ渡していました。
弔電・供花の手配
供花は一般的に葬儀場に問い合わせし、手配することが多いのですが、毎度大変なので、ネットで注文できる佐川ヒューモニーのVERY CARDを利用していました。
葬儀場によって指定がある場合、佐川ヒューモニーが代わって対応してくれるので、とても便利なサービスです。法人版であれば請求書対応も可能なので、経費処理もバッチリです。
VERY CARDなら、当日の対応も可能です！
厳密にいえば、NTT代行でやってくれるぞ。
VeryCardは、簡単にオンラインでお悔やみ電報を送ることができるサービスです。弔電とあわせて供花も届けられるので、ぜひ活用してみてください。
従業員へのサポート（有給休暇や忌引の処理）
訃報でお休みされる際は、有給休暇にする場合もあると思いますが、独自で忌引を設定している会社もあると思いますので、自社の規程に基づいて処理しましょう。
私の会社の場合、忌引（有給）で処理していましたので、忌引の証明を提出いただいてました。
忌引の証明とは・・・・
死亡診断書、埋葬許可証・火葬許可証、葬儀証明書、葬儀案内はがきなどが挙げられます。
私の会社では、葬儀の案内はがきを出す人が多かったです！
まとめ
訃報への対応は、総務担当者にとって重要な役割です。従業員への配慮を忘れず、適切なサポートを行うことで、信頼関係を築くことができます。
本記事を参考にぜひ慌てずに対応してください。心のこもった対応が、従業員の安心感につながりますよ♪
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