総務のお仕事をされている皆さん、日々の業務お疲れ様です。
毎年、目標設定に頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか？
私も総務人事のお仕事を始めたときに、1年の目標を定めるのにとても苦労しました。
ということで、今回は！！
総務の仕事における目標設定の方法について、親しみやすく解説していきたいと思います。
目標設定がしっかりできれば、業務もスムーズになって評価にも繋がるゾ！
仕事に対して目標設定する重要性とメリット
総務の仕事は、備品管理、イベント企画、株主総会等の運営、広報、安全衛生、中小企業の総務に至っては採用活動や労務管理など、多岐にわたる業務を担っています。
具体的な目標がなければ、日常業務に追われ、効率が悪くなることがあります。
目標設定をするメリットとは・・・
- 業務の優先順位が明確になる
- 進捗を測る基準ができる
- モチベーションの向上
日々の業務をこなしているだけでは、仕事でも成長することはできません。
昨日の自分よりも今日の自分を成長させるためにも、目標設定はとても重要です。
目標設定の基本フレームワーク
効果的な目標設定のために、「SMART目標」をおすすめします。
SMARTとは、具体性（Specific）、測定可能性（Measurable）、達成可能性（Achievable）、関連性（Relevant）、期限（Time-bound）の5つの要素からなります。
SMARTの要素
- Specific（具体的）: 明確な目標を設定する。
- Measurable（測定可能）: 数値化できる基準を設ける。
- Achievable（達成可能）: 現実的な目標を選ぶ。
- Relevant（関連性）: 組織の目標と一致させる。
- Time-bound（期限付き）: 明確な締切を設定する。
このSMART基準を基に、次のステップに進みましょう！
具体的な目標設定のステップ
1 現状の把握
まず、自分の業務の現状を把握（棚卸し）しましょう。
例）勤怠処理 月初5時間
→問題点：手書きで勤怠しているため、確認作業に時間がかかる。紙の保管に手間がかかる。
例）庶務業務
→問題点：社員からの問い合わせや対応依頼が多く、日々の業務ができない時がある。
業務にかかっている時間を始め、それに付随する問題点や困っていることを洗い出しましょう。
2 他部署の社員からの要望を聞いてみる
日々業務をしていると・・・・
特に困っていることも、何にもないんだよね〜
と思われる方もいるのではないでしょうか？？
そんな方は、他の部署の方や上司などに話を聞いてみましょう！
別の部署から、「備品の注文依頼をこうして欲しい！」「イベントを企画して欲しい」という要望があるかもしれませんよ^^
3 SMART目標の設定
洗い出した情報や得た情報を基に、具体的なSMART目標を設定します。
例えば、「社内イベントの参加者数を前年の1.5倍にする」などです。
4 進捗の確認
定期的に目標の進捗をチェックし、評価面談時などにアピールできるようにしておきましょう！
進捗状況によっては、必要に応じて修正もしましょう。
具体的な目標設定の例
とはいえ、目標設定するのってなかなか難しいですよね。
とういことで、業務の効率化や社員満足度の向上に寄与する総務担当者の具体的な目標の例を5つご紹介します。
1. 社員満足度向上
目標: 「社員満足度調査を実施し、80%以上の満足度を目指す。」
内容: 年に1回、社員の満足度を調査し、その結果を分析。改善点を見つけ、具体的なアクションプランを立てる。例えば、福利厚生の充実や職場環境の改善に取り組む。
2. 経費削減
目標: 「今期中に経費を前年比10%削減する。」
内容: 経費の見直しを行い、無駄を排除する。定期的に経費の分析を行い、節約できる項目を見つける。具体的には、リース契約している複合機の見直しや必要な資材の購入計画を立てる。
3. 勤怠管理システムの導入検討
目標: 「タイムレコーダーでやっている勤怠管理をクラウド勤怠管理に変更し、業務効率を向上させる」
内容: 毎月の勤怠集計は、タイムレコーダーからExcelに手打ちしているため、集計に時間がかかっているので、クラウドの勤怠管理システムを導入できるように検討着手する。導入時には社員に負担がないようにする。
4. 社内イベントの活性化
目標: 「社内イベントの参加者数を前年比の1.5倍に増やし、社内のコミュニケーションを促進する。」
内容: 社内イベントの内容や形式を見直し、参加しやすい環境を整える。例えば、テーマ別のイベントやオンライン形式を取り入れ、参加者の興味を引く工夫をする。
5. 業務プロセスの改善
目標: 「主要業務のプロセスを見直し、1年以内に業務効率を15%向上させる。」
内容: 業務フローの見直しを行い、ボトルネックや無駄な手続きを特定する。業務をマニュアル化し、誰が担当になっても業務を引き継げる環境を整える。
6．研修プログラムの充実
目標: 「年内に新入社員研修プログラムを改訂し、参加者の満足度を90%以上にする。」
内容: 新入社員の研修内容を見直し、より実践的な内容やフィードバックを取り入れたプログラムを作成する。研修後にアンケートを実施し、参加者の意見を反映させて次回に活かす。
まとめ：目標設定で自分自身も成長しよう
目標設定は慣れないうちはストレスに感じるかもしれませんが、自分自身が仕事を通じて「面倒だな」「この仕事無駄だな」と感じることがあれば、それは目標設定にすべき内容です。
自分の成長を実感できる目標を立て、達成の喜びを味わいましょう！
総務の業務を円滑に進めるためには、SMART目標を用いた明確な目標設定がカギです。
これを参考に、次回の目標設定に取り組んでみてください♪
コメント