※この記事はプロモーションを含みます
担当者A男
総務の仕事って、評価されにくい…
毎日頑張っているのに、便利屋だと思われている気がする…
中小企業で総務を担当していると、そんな風に感じてしまう瞬間はありませんか？
日々の業務に追われ、自分の仕事の価値を見失いそうになることもあるかもしれません。
しかし、結論から言うと、ほんの少し意識と行動を変えるだけで、総務は「縁の下の力持ち」から「社内で最も感謝される存在」に変われます。
カギは、指示待ちの「守りの総務」から、自ら仕掛ける「攻めの総務」へと進化することです。
- 感謝される総務になるための3つのマインドセット
- 明日から実践できる具体的なアクションプラン
- 「何でも屋」から脱却し、仕事の価値を高める方法
縁の下の力持ちから脱却！攻めの総務の3つのマインドセット
「感謝される総務」になるために、まず必要なのはテクニックよりも考え方、つまりマインドセットの変革です。
これまでの受け身の姿勢から、会社をより良くしていくための主体的な姿勢へと切り替えることで、周囲の見る目が大きく変わります。
ここでは、私が現役総務として培った3つの重要なマインドセットを紹介します。
「何でも屋」から「積極的なサポーター」へ意識をアップデートする
総務の仕事は範囲が広く、様々な依頼が舞い込んでくるため、どうしても「何でも屋」になりがちです。
しかし、本当に感謝される総務は、単に依頼をこなすだけではありません。
私が入社3年目の頃、営業部から「もっと効率的に出張手配できないか」と相談を受けました。
単に要望を聞くだけじゃなく、依頼者と一緒に業務フローまで考えることが大切です！
従来なら手配業務を粛々とこなすだけでしたが、私の場合、依頼を受けた営業メンバーと話し合い、出張の精算方法が紙で行っていたため、システム導入についていくつか提案・・・。
結果、月15時間かかっていた出張精算業務を分析し、クラウドシステム導入により月5時間まで短縮し、営業チームからも「総務のおかげで精算が楽になった」と感謝されました！
例えば、「シュレッダーが壊れたから交換してほしい」という依頼があったとします。
ここでただ新しいものを購入するだけでなく、
- なぜ壊れたのか？
- 使用頻度が高い部署はどこか？
- そもそも紙の出力が多すぎないか？
といった背景を探ることが重要です。
もしかしたら、ペーパーレス化を進めることで、シュレッダーの交換だけでなく、コスト削減や業務効率化に繋がるかもしれません。
このように、依頼の背景を想像する癖をつけ、一つ一つの依頼の裏にある潜在的な課題を見つけ出し、根本的な解決策を提案する姿勢こそが、「何でも屋」から脱却し、会社全体の動きをスムーズにする「サポーター」としての価値を発揮する第一歩です。
単なる作業で終わらせず、常にプラスアルファの視点を持つことで、総務の業務が「作業」から「コンサルティング」へと変化します。
常に「なぜ？」を考え、定型業務の付加価値を高める
給与計算、社会保険手続き、備品管理、保険関係の契約更新など、総務には毎月・毎年繰り返される定型業務が多く存在します。
「いつも通りやればいいや」と考えてしまいがちですが、ここにこそ成長のチャンスが眠っています。
中小企業の総務の例でいえば、毎月の勤怠管理。
ただ締め作業をするだけでなく、「なぜこの部署は残業が多いのか？」「有給休暇の取得率が低い理由は何か？」といった疑問を持つことが大切です。
データを分析し、特定の部署の業務負荷が高いことが分かれば、人員配置の見直しや業務フローの改善を人事に提案できます。
備品管理も同様で、在庫の回転率を分析すれば、無駄な発注を減らしコスト削減に繋がります。
いつもの「当たり前」を疑う視点が成長の鍵です。
このように、定型業務の中に隠れた課題や改善点を見つけ出す「なぜ？」という視点は、仕事に新たな付加価値を生み出します。
ルーティンワークを、会社をより良くするためのデータ収集と分析の機会と捉えることで、総務の専門性は格段に高まります。
全社員を「お客様」と捉え、期待を超えるサービスを提供する
総務の仕事は社内の従業員を相手にする・・・いわば社内向けのサービス業です。
だからこそ、社員一人ひとりを「お客様」として捉え、丁寧に対応することが信頼関係の基本となります。
例えば、社員から問い合わせがあった際に、ただ質問に答えるだけでなく、関連する情報や次に必要となりそうな手続きまで先回りして伝えることで、「気が利くな」と思ってもらえます。
先日、ある社員からご家族の不幸による忌引休暇の連絡と、慶弔見舞金の手続きについて問い合わせがありました。
もちろん手続きの説明はしますが、精神的に大変な状況にあることを考え、必要な申請書類はこちらで準備し、押印するだけの状態にしておくことを伝えました。
さらに、休暇日数や社内連絡の範囲など、本人が聞きにくいであろう事柄をこちらから先回りしてお伝えしたところ、「葬儀でバタバタしていたので、本当に助かりました」と、後日改めて丁寧にお礼を言われました。
相手の立場に立ったプラスαの配慮が大切です。
また、忙しい時ほど、笑顔で対応したり、「何か他に困っていることはありませんか？」と一言添えたりするだけでも、相談しやすい雰囲気が生まれます。
こうした小さな気遣いの積み重ねが、「あの人に聞けば何とかしてくれる」という安心感と信頼に繋がり、結果として大きな感謝となって返ってくるのです。
すぐ実践！感謝される総務の具体的なアクション3選
マインドセットが整ったら、次はいよいよ具体的な行動に移していきましょう！
ここでは、私が実際に試して効果があった、「感謝される総務」になるための具体的なアクションを３つ厳選して紹介します。
どれも明日からすぐに始められることばかりなので、ぜひ取り入れてみてください♪
法改正や社内制度の情報を誰よりも早くキャッチし発信する
社員が安心して働くためには、正確な情報が不可欠です。
特に、働き方改革関連法や税制、社会保険制度の改正などは、全社員に関わる重要な情報です。
これらの情報を誰よりも早く、そして正確にキャッチし、社内に分かりやすく周知することが、総務の信頼性を高める上で非常に効果的です。
官公庁のウェブサイトを定期的にチェックしたり、専門家向けのセミナーに参加したりして、常にアンテナを張っておきましょう。
そして、得た情報はそのまま流すのではなく、「当社の場合はどうなるのか？」「社員は何をすべきか？」という視点で噛み砕き、図解やQ&A形式にするなど、誰もが理解しやすい形に加工して発信することがポイントです。
私は更衣室や休憩室にも掲示していました！
この情報発信を続けることで、「総務に聞けば最新の正確な情報が手に入る」という評価が定着し、頼られる存在になることができます。
「5S活動」を主導し、物理的にも心理的にも快適な職場を作る
「整理・整頓・清掃・清潔・躾」を徹底する5S活動は、単に職場が綺麗になるだけではありません。
探し物がなくなることで業務効率が上がり、整った環境は社員の心の余裕にも繋がります。
総務がこの5S活動を主導することで、全社を巻き込んだ職場環境改善の旗振り役を担えます！
まずは、共有スペースや倉庫など、効果が出やすい場所から着手するのがおすすめです。
【例】5S活動を一方的に推進し社員の反発を招いた
【対策】各部署から代表者を選んでプロジェクトチームを結成し、ボトムアップで進める
活動を始める際は、一方的にルールを決めるのではなく、各部署からメンバーを募ってプロジェクトチームを作り、みんなでルール作りから行うと協力を得やすくなります。
活動の成果を写真などでビフォーアフターとして示し、定期的に社内で共有（私は社内誌などで紹介していました）することで、社員のモチベーションも維持できます。
物理的に快適な空間は、コミュニケーションの活性化など心理的な快適さにも繋がり、「働きやすい職場を作ってくれてありがとう」という感謝の声が直接届く、やりがいのある取り組みです。
社内アンケートを定期的に実施し、潜在的な不満や要望を可視化する
社員が日々感じている些細な不満や「もっとこうだったら良いのに」という要望は、なかなか表に出てきにくいものです。
こうした潜在的なニーズを汲み取るために、匿名の社内アンケートは非常に有効なツールです。
年に1〜2回、「職場環境」「福利厚生」「コミュニケーション」などのテーマでアンケートを実施し、社員のリアルな声を収集しましょう♪
【例】アンケートを集計したのは良いが、結果を経営層に報告するだけで終わった
【対策】改善計画と実行スケジュールを明確にし、進捗を定期的に社員にフィードバックする
重要なのは、アンケートを取って終わりにしないこと！
必ずフィードバックもしましょう♪
集計結果を経営陣に報告するだけでなく、改善可能な点については具体的なアクションプランを立てて実行し、その進捗状況を社員にフィードバックすることが不可欠です。
- 「休憩室の椅子が古い」という意見が多い→予算を確保して新しいものに入替
- 「部署間の交流が少ない」という声が多い→ランチ会を企画する
など、小さなことでも改善を実行することで、「私たちの声が届いた」という実感と満足に繋がります。
このサイクルを回すことで、総務は社員の代弁者として、ボトムアップで会社を良くしていく中心的な役割を担えます。
【まとめ】感謝される総務は、会社の未来を創る仕事
「感謝される総務」になるための働き方について、マインドセットと具体的なアクションの両面から解説してきました。
指示された業務をこなすだけの「守りの総務」から、自ら課題を見つけ、会社をより良くするために行動する「攻めの総務」へ。
この意識の転換こそが、評価され、感謝されるための最も重要な鍵です。
社員を「お客様」と捉え、期待を超えるサービスを提供すること。定型業務に「なぜ？」と問いかけ、付加価値を生み出すこと。
そして、5S活動やアンケートを通じて、社員が快適に働ける環境を主体的に創り出していくこと。
これらの行動は、すべて会社の生産性向上や従業員満足度の向上に直結します。
総務の仕事は、決して「雑用」などではありません。
社員一人ひとりが最高のパフォーマンスを発揮できる環境を整え、会社の成長を土台から支える、誇り高い専門職です。
私の体験談を含んだこの記事が、全ての中小企業に当てはまるわけではないかもしれませんが、この記事をきっかけに、明日からの一歩を踏み出すきっかけになれば幸いです♪
最後まで読んでくださり、ありがとうございました！
コメント