社内報ツールで大失敗しない！実体験から学ぶ導入前の4つのチェックリスト

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これは、実際に私が体験した「社内報ツール導入の失敗談」と、最終的にたどり着いた「シンプルだけど効果的な方法」を紹介する記事です。

総務や広報で社内報を担当されている方の参考になれば嬉しいです。

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【背景】100人規模の会社で社内報ツールを導入した理由

私の会社は100人ちょっとのいたって小さな中小企業なのですが、健康優良法人を取得しようと経営陣が言い始め・・・「健康経営」の一環として、社内の取り組みや制度をきちんと全社員に届けたいという思いで、社内報を作成することになりました。

社内報の内容としては、

　といった内容です。

そこで、「せっかくなら見やすく・誰でも読める形にしよう！」と社内報ツールの導入を提案し、ソースネクストのパーソナル編集長で社内誌を作成することになりました。

公式サイトはこちら ▶ソースネクスト公式HP

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【失敗】社内誌ツール導入で効率化どころか地獄化

でも現実は・・・

＼ 全部、自分の仕事になりました ／

本来はみんなで作る社内報になるはずが、気づけば「ただの面倒くさい業務」に……。

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【改善策】パワポ＋共有フォルダで一発解決！

結局、みんなの原稿を集めて更新するのが、本当に大変だったので・・・パーソナル編集長で社内誌を作るのをやめて、やり方を変えることにしました。

そして切り替えたのが、アナログだけど最強の方法👇

結果的に、ツール導入よりも「仕組みづくりが大事」だと実感しました。

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【必見】ツール導入前に考えたい4つのチェックポイント

社内報のソフト（専用ツール）には、あらかじめフォーマットがあるので、デザインから考える必要がないので、便利な面が確かにたくさんあります。

でも実際に導入してみると、

「え？　誰も書いてくれないじゃん…」
「思ったより工数がかかる…」
「ITが苦手な人にはハードルが高かった」

と、私のように、「ツール導入あるあるの壁」にぶつかるケースも。

社内報ツールは便利な面もありますが、導入前に以下のポイントを必ずチェックしてください。

「誰が実際に書くか」が明確？

• 担当があなた1人になっていないか？
• 他部署の人は本当に協力してくれる？
• 原稿だけ渡されて丸投げされない？

👉 書き手チームを事前に作るのが必須！

担当者全員が本当に使えるソフトか？

• 操作はシンプルか？
• ITが苦手な人でも大丈夫か？
• マニュアル不要で直感的に使えるか？

👉 操作ハードルが高いと、協力してもらえません！

権限設定・アカウント制限は柔軟？

• 編集者を記事ごとに分けられる？
• アカウント数に制限はある？
• 閲覧範囲の管理は簡単にできる？

👉「誰が・どこまでできるか」も重要な検討材料！

ツールに頼りすぎていない？

• ツール導入が目的化してない？
• 書きやすさ・読みやすさの工夫はある？
• 現場の負担が減っているか？

👉 本来の目的は情報発信と社員参加です！

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【結論】社内報はツールより「仕組み」と「役割分担」

社内報を始める時のツール導入は手段であって、目的ではありません。

どのツールを使うにしても、

• 体制（誰が、いつ、どれくらいの頻度で）
• 分担（文章・画像・編集・投稿）
• 運用ルール（フォーマット・投稿ルール・期限）

を決めておかないと、結局ひとりに負担が集中して終わります。

ツールの比較や導入検討とあわせて、「この仕組みでみんな本当に動く？」という視点も忘れずに持つことが、失敗を防ぐコツです。

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【まとめ】私が学んだこと

私のように「よかれと思って導入したのに大失敗…」という経験は、担当者あるあるかもしれません。

だからこそ、「全員で参加できる仕組み」を作ることの方が、ツール選びよりも大事。

それが今回の社内報作成する際の最大の学びでした。