総務はできない人の集まり？現役総務が心掛けていること

お疲れ様です！

今日も訪問してくださり、ありがとうございます＾＾

みなさん、総務の仕事頑張っていますか？

私は、総務として日々仕事を頑張っていますが、「何をしているか分からない」「仕事ができない人の集まり」と思われることがあるのは心外ですよね。

総務人事のヌシ

ワシも、会社でトラブルあった人がどこにも配属できなくて、最終的に行き着く場所が総務ってイメージじゃったよ。

そこで今回は、現役の総務の私が、総務が仕事ができないと思われる理由を解説していきたいと思います。

誤解されがちな理由もあるので・・・これを読んで、その誤解を払拭できればいいなぁと個人的には思っています★

総務が「仕事できない」と思われがちな理由
総務はできないの集まりと思われないように私が心がけていること
まとめ

総務が「仕事できない」と思われがちな理由

業務内容が多岐にわたり、専門性が見えづらい

総務は、オフィス管理、備品発注、福利厚生の整備、社内イベントの運営など、多くの役割を担っています。

「幅広い分野を少しずつ担当する」総務の業務は、未経験者でも１度教えてしまえばできる内容の業務も多いので、「専門性がない」と思われがちです。

そのため、誰でもできる仕事と見られがちのため、他部署で業務が合わなかった社員を受け入れる会社もあります。（実際、私の会社でも部署間でトラブった社員が、異動できる部署がなく、総務に配置された過去もあります）

私の場合、前任の方から「これは誰でもできる仕事なので、簡単ですよ」と言われて引き継ぎを受けました。

「誰でもできる」って言われるとモチベーションが下がるので、「誰かがやらなければならない仕事」って変換して、庶務業務を特に取り組んでいましたね。

成果が見えにくい

総務は会社の基盤を支える重要な役割を担っていますが、営業部門や製造部門とは異なり、日々の業務が直接的に売上や業績に結びつきません。

そのため、「総務は売上に貢献していない」と見られがちです。

総務の成果が見えにくいのは致しかたない部分はありますが、総務の仕事が滞ってしまったら、会社のスムーズな運営や社員のサポートに影響が出てしまい、会社全体の生産性の低下になってしまうことも、ほんのちょっとで良いから理解してもらいところですよね。

他部署からの依頼が多く、優先順位がつけにくい

総務は会社の各部署からの依頼や突発的な対応が多く求められます。

また、設備の対応などは、業者との調整など時間がかかることもあるため、社員の要望にすぐ応えれることができない場合もあるので、「総務の対応が遅い」とどうしても思われがちになります。

総務はできないの集まりと思われないように私が心がけていること

「総務はできない人の集まり」と言われないように、私が普段から意識していることをご紹介します。

頼まれた仕事は即対応！

他部署からの依頼や突発的な対応が多い総務だからこそ、可能な限り依頼された仕事はすぐ取り掛かることを心がけています。

保育園に提出する前の就労証明書はもちろん即日発行しますし、依頼が完了するまでに時間がかかりそうな日は目安の日にちや時間を伝えるようにしています。

依頼内容は、特に優先順位をつけつつ、対応スピードを落とさないことで「対応力がある総務」という印象を持ってもらえるよう努めています。

誠実に対応をしていくと、「困ったらまず総務に相談しよう」と思ってくれる社員が増え、総務の仕事を理解してくれる社員も増えます。

人事総務のヌシ

ワシの場合、どんな仕事も依頼された仕事を優先しているゾ。

社員みんなのお困りごとに対応するのが先じゃ。

問題が発生する前に先回りして対応

他部署からの依頼を待つのではなく、突発的な問題やトラブルを事前に防ぐことができれば、総務の存在感もより一層増します。

オフィスの機器がメンテナンス計画をしたり、備品が不足しないように定期的に確認を行い発注することで、事前に問題を回避できます。

これにより、社員の「総務が支えてくれている」という意識を高めることができています。

業務の成果を数値化・可視化する

総務の成果が目に見えづらいという点を解消するため、定期的に実施した業務の件数や、工夫によって削減したコストなどを報告するようにしています。例えば、「業務効率化による時間短縮」「オフィスの清掃を徹底して社員満足度が向上した」など、総務の活動がどれだけ会社に貢献しているかを可視化することで、業務の重要性をアピールしています。