※この記事はプロモーションを含みます
電子契約というと、「紙とハンコが不要になる」「郵送の手間やコストを削減できる」といったメリットがよく紹介されていますよね。
そのため、「導入すれば業務が一気にラクになる」と思って検討している方も多いのではないでしょうか。
私自身も、総務担当として電子契約の導入を進める中で、便利さを感じる一方、「ここは事前に知っておきたかった…」という点がいくつもありました。
この記事では、総務担当として実際に感じた「電子契約導入でよくある失敗」を5つ紹介します。
- 電子契約、気になるけど正直ちょっと不安という方
- 電子契約を始めてみたいけど何から始めればいいかわからない方
- 電子契約を始めるにあたって失敗したくない方
失敗①料金体系をよく理解しないまま契約した
電子契約サービスを探していると、「月額〇円〜」「初期費用0円」など、パッと見の料金に目がいきがちです。
私自身も、導入を検討し始めた頃は「まずは月額が安いところを・・・」と金額のことばかり考えていました。
ただ、実際に運用を想定してみると、
・送信件数はどのくらいになりそうか
・契約書は何年保管する必要があるか
・オプションは本当に必要か
など、自社の使い方によってコストの感じ方が変わることに気づきました。
これは「どの電子契約サービスが悪い」という話ではなく、料金体系と自社の運用が合っていないと、割高に感じてしまうことがあるというイメージです。
逆に、
・料金の考え方がシンプル
・何にいくらかかっているか把握しやすい
こういったサービスだと、総務としては安心して使いやすいと感じます。
「月額が安いかどうか」だけで選ぶのではなく、自社の契約件数や運用に合っているかまで考えて選ぶと、導入後に「思ってたのと違う…」となりにくくなります。
失敗②社内説明をしないまま導入してしまった
電子契約って、導入する側（総務）から見ると「絶対ラクになるやつ！」って思いがちなんですが、利用する他の社員からすると話は別だったりします。
特に多いのが、
・承認はどうすれば良いの？
・間違えたらどう対応すればいい？
・紙じゃないと不安…
みたいな、分からないことへの不安。
ここを放置していきなり運用を始めると、「なんかよく分からんまま導入された」「今まで通り紙の方が良かった」など、結局効率化のために導入したつもりが、大した業務改善にならず、不満だけが残ってしまうことも・・・・
そこで、私の会社ではいきなり全導入はせず、まずは一部の契約だけでスモールスタートしました。
スモールスタートでも、特に意識したのが、「マイナスな意見を言ってくれそうを試行メンバーに加えて、あえて辛口な話を聞くこと。
全体導入前の試行期間では、「過去の契約書って、検索方法がよくわからない！」など、反対というより「改善点のヒント」がたくさん出てきました。
正直に厳しい意見も言ってくれる人を、最初から巻き込んでおいたことで、「あとから困るポイント」を事前につぶすことができ、結果的にその後の運用がかなりスムーズになったと感じています。
「反対意見＝導入失敗」じゃなくて、「反対意見＝運用を良くする材料」って考え方に変えてから、すごく進めやすくなりました。
・最初は一部の契約だけで試す（スモールスタート）
・操作の流れを1枚にまとめる（誰でも見て分かるやつ）
・「反対しそうな人」を最初に巻き込む（ここ超大事）
失敗③取引先の事情を考えていなかった
電子契約は、自社だけではなく、必ず「相手先（取引先）」がいます。
実際に電子契約に変更したいとと伝えたところ、「すみません、うちは紙でお願いします」と返ってきたことがありました＾＾；
電子契約が使えない取引先は、意外とあります。
最初から「全部電子にする！」と決めず、当面は紙と併用する前提で進める方が、現場は混乱しません。
私の会社では、紙でやり取りし、PDFにスキャンしたものをシステムに登録しています。
失敗④電子化する契約書を整理していなかった
導入後に意外と困るのが、「どの契約書を電子にするか」問題。
契約書といっても、請負契約書、業務委託契約書、秘密保持契約書(NDA)、注文書や受発注書、取締役会議事録、売買契約書、雇用契約書など・・・種類がたくさんあります。
最初は、「これは電子？」「覚書は？」と毎回迷っていました＾＾；
結局、定型的で件数の多い契約書だけを先に電子化し慣れてから対象を広げる形に落ち着きました。
最初から「契約書と名のつくもの全部」を電子化しようとせず、完璧を目指さないほうが、結果的にうまく回ると感じました。
失敗⑤サポート体制を確認していなかった
電子契約はITツールなので、どうしても「分からない」「うまくいかない」場面が出てきます。
そんなとき、すぐ聞けるサポート体制があるかは本当に重要です。
総務は一人で抱えがちだからこそ、システムの担当者やチャットなどで「困ったらすぐ頼れる」は大きな安心材料だと感じました。
総務目線で選ぶおすすめの電子契約サービス
電子契約サービスはたくさんありますが、担当者が安心して使えるかどうかで見ると向き不向きがあります。
- 料金体系がわかりやすい
- 操作がシンプルで説明しやすい
- 困ったときにすぐ聞けるサポート
私の場合、電子契約サービスはいくつか比較しましたが、最終的にベクターサインを選びました。
理由はシンプルで、「初めて電子契約を使う会社でも迷いにくい」と感じたからです。
実際に触ってみて、
・操作が直感的で、社内説明がしやすかった
・他サービスの締結文書含めてシンプルに管理ができ、総務が混乱しにくい
・困ったときのサポート対応が丁寧で、安心感があった
このあたりが、総務としてはかなり大きなポイントでした。
「高機能すぎるより、まずはちゃんと使えること」を重視するなら、ベクターサインは選びやすいサービスだと思います。
電子契約サービスは、「どれが一番いいか」よりも「自社に合うかどうか」が大切です！
料金・機能・向いている会社規模などを、総務目線で比較した記事はこちら👇
まとめ
電子契約は、うまく使えば時間も手間も郵送などのコストも減らしてくれるツールです。
私自身、スモールスタートで始めて、マイナス意見をちゃんと聞いたことで、無理なく社内に定着させることができました。
これから導入を考えている方には、「失敗しないコツは、最初に進め方を整理しておくことが、失敗しない一番のポイント」です。
コメント