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10月に入ったあたりから、頭の片隅にちらつき始める年・末・調・整。
まだ先のはずなのに、なぜかもう忙しい未来が見えてしまって、少し憂うつになる時期ですよね。
私の会社のように従業員が100名規模になると、書類は多い、確認事項は細かい、問い合わせは途切れない・・・
気づけば残業続きで、「この作業、いつ終わるんだろう…」とため息をついた経験がある方も多いのではないでしょうか。
でも、何年か年末調整を経験して気づいたのですが、年末調整って、実は作業そのものより、事前の段取りがほとんどなんですよね。
最初の準備をきちんとしておくだけで、差し戻しはぐっと減りますし、気づけば「今年は思ったより早く終わったな」という年も出てきました。
この記事では、従業員100名規模の製造業で総務をしている私が、過去にやらかした失敗談も含めて、10月の準備から年明けの提出まで、「これを押さえておけば詰まらない」年末調整の仕事の流れを、できるだけ噛み砕いてまとめています。
- 10月から翌年1月までの詳細な業務スケジュール
- 回収後の計算や、年明けの役所対応のポイント
- 100名規模の処理をミスなく効率化するコツ
毎年この時期になるとバタバタしてしまう方の、少しでも気持ちがラクになるヒントになれば嬉しいです。
紙の年末調整が大変でソフトを検討している方は、3つのソフトを比べたこちらの記事が参考になります。
年末調整は総務と経理どっちの仕事？
年末調整は「総務の仕事」「経理の仕事」と法律で決まっているわけではありません。
実務上は、書類回収や問い合わせ対応が多いため、総務が中心になる会社も多いです。
給与計算と関わるため経理が担当する会社もありますが、実際には、社員への説明、書類の配布や回収、記入内容のチェック、従業員からの問い合わせ対応など、人への対応がかなり多い業務でもあります。
そのため、会社の規模や体制によっては、総務が中心になって進めているケースも少なくありません。
大切なのは「どの部署の仕事か」ではなく、「どこが担当すると一番スムーズに回るか」という点です。
年末調整って経理の仕事って思われがちですが、書類回収や問い合わせ対応が多いので、私の会社では総務が担当しています。一方で、給与計算は社労士さんにお願いしています！
なので、書類回収までは総務、給与計算から経理とバトンタッチして業務を分担することも多くあります。
【総務担当者向け】年末調整の仕事の流れ
年末調整は12月の給与計算に間に合わせる必要がありますが、10月から準備が始まり、完全に終わるのは年明けの1月です。
対応直前になって「用紙が足りない！」「役所への提出期限が過ぎてた！」と慌てないために、まずは4か月にわたる年末調整業務の全体像を頭に入れておきましょう！
| 時期 | 総務がやること |
|---|---|
| 10月 | 改正の確認・対象者の洗い出し・書類の準備 |
| 11月 | 書類の配布と回収・不備の修正依頼 |
| 12月 | 年調計算・過不足額を給与に反映 |
| 1月 | 源泉徴収票の発行・給与支払報告書と法定調書の提出 |
【10月〜11月】年末調整で総務がやる準備と対象者の確認
年末調整の仕事は、いきなり書類を配るところから始まりません。
まず総務担当者がやるべきなのは、「今年のルール」と「年末調整の対象者」を整理することです。
ここを間違えてしまうと、後で計算ミスが発覚して全修正…ということになることも。
①税制改正の確認
まずは税務署から届く「年末調整のしかた」という冊子や国税庁のサイトで今年の変更点を確認しましょう！
国税庁によると、令和8年分の年末調整では次の4つが変わります。
①基礎控除の引き上げ
基礎控除の本則が58万円から62万円に上がります。令和8・9年分は上乗せがあり、合計所得金額が489万円以下の人は104万円になるなど、所得によって額が変わります。
②給与所得控除の最低保障額の引き上げ
令和8・9年分は、給与所得控除の最低保障額が65万円から74万円に上がります。
③扶養親族などの所得要件の改正
扶養控除などの対象になる家族の合計所得金額の要件が、58万円以下から62万円以下になります。給与収入だけなら、年収136万円以下が目安です。
④23歳未満の扶養親族がいる場合の生命保険料控除の特例
23歳未満の扶養親族がいる人は、令和8・9年分の一般の生命保険料控除の上限が4万円から6万円に上がります。
基礎控除の額は、合計所得金額で変わります。令和7年分との違いはこうなります。
| 合計所得金額 | 令和7年分 | 令和8年分 |
|---|---|---|
| 132万円以下 | 95万円 | 104万円 |
| 132万円超336万円以下 | 88万円 | 104万円 |
| 336万円超489万円以下 | 68万円 | 104万円 |
| 489万円超655万円以下 | 63万円 | 67万円 |
| 655万円超2,350万円以下 | 58万円 | 62万円 |
合計所得金額が2,350万円を超える人の控除額は変わっていません。
国税庁は、改正で新しく扶養に入れられるようになった家族がいる場合などは、「異動申告書」を出してもらうように注意をうながしています。
社員から「うちの家族も扶養に入れる？」と聞かれやすいところなので、書類を配る前に案内しておくと安心です。
くわしい金額は、国税庁の「昨年と比べて変わった点」で確認できます。
- 様式の変更： 申告書のフォーマットが変わっていないか？
- 控除額の変更： 住宅ローン控除や扶養控除のルールに変更はないか？
- 新制度の導入： 定額減税のような特例措置はないか？
初めて年末調整業務をする方が意識すべきなのは、「去年と何が変わったか？」という点だけです。
「今年はハンコが不要になった」とか「申告書の項目が一つ増えた」といった変更点は、毎年何かしらあります。
給与計算ソフトを使用している場合、ソフトから来る「お知らせ」を見ることです。
国税庁でもマニュアルはありますが、少し読みづらいので、ソフト（システム）を使っている人は年末調整のお知らせなどをしっかりチェックしておきましょう！
ソフトが最新版に更新される前に作業を始めると全部やり直しになってしまうので、「いつソフトが新しくなるのかな？」という日付だけは抑えておきましょう。
②年末調整対象者の確認
次に、全従業員の中から「誰が対象で、誰が対象外か」を分けておきましょう。
| 社員の状況 | 年末調整 |
|---|---|
| 12月まで在籍していて扶養控除等申告書を出している | する |
| その年の給与収入が2,000万円を超える | しない |
| ほかの会社に扶養控除等申告書を出している（乙欄） | しない |
| 年の途中で退職した | 原則しない（死亡退職などは例外） |
以下のリストを使って、10月中にイレギュラーな社員を洗い出してください。
①中途入社した社員
前職の源泉徴収票が手元にあるか確認します。なければ、早めに前の会社から取り寄せてもらいましょう。
②産休・育休中の社員
その年に給与の支払いがあれば、休業中でも会社での年末調整が必要です。たとえば1〜3月だけ給与が出て、その後は育休で無給になっている人も対象です。「休業中でも手続きが必要」と本人に伝えて、書類の回収漏れがないようにしましょう。
また、その年の給与収入が大きく減ると、配偶者の勤務先で配偶者控除や配偶者特別控除を受けられることがあります。賞与を含む年間の給与収入を本人に伝えて、「配偶者の勤務先でも確認してみてください」と案内しておくと親切です。
③掛け持ちのパートさん（乙欄）
ほかの会社をメインの勤め先にしていて、その会社に扶養控除等申告書を出しているパートさんは、そちらの会社で年末調整を受けます。当社はサブの勤め先になるので年末調整はせず、源泉徴収票を渡します。必要に応じて本人が確定申告をします。
④海外赴任者・外国人社員
日本に住んでいるかどうか（居住者か非居住者か）で、年末調整の扱いが変わることがあります。海外に住む家族を扶養に入れるときは、家族関係や送金の証明書類が必要か確認してください。
システムを使っている場合、この時期に住所や家族構成のマスターデータを最新にしておかないと、配布時にエラーが出て焦ることも・・・（それ、私のことですw）
準備は「早すぎる」くらいがちょうど良いです🙆♀️
③書類（またはデータ）の配布と周知
税制改正の内容確認と対象者が固まったら、いよいよ従業員へ配布します。
最近はWebでの年末調整を行う会社も増えましたが、紙で配る場合は「封筒」や「クリアファイル」に入れて、紛失防止の工夫をしましょう。
- 記入例を添付する：
国税庁の記入例は細かすぎるので、自社用に「ここだけ書けばOK」という簡易マニュアルを付けると、問い合わせが減ります。 - 提出期限を明記する
「〇月〇日厳守」と大きく記載し、期限を厳守してもらうようにしておきましょう！
私の会社では、11月20日頃を締切日にしていました！
締め切りは、「ちょっと早いかな？」と思うくらいで大丈夫です。
早めに設定しておかないと、修正のラリーをしているうちに、あっという間に12月の繁忙期に突入してしまうんですよね…(^^;)
【11月末〜12月】回収完了と年調計算
私の会社では、早めに締め切りを設定をしても、書類の不備などで締め切りの11月20日を過ぎても提出の出来ていない人がいました。
なので、ここから11月末までの10日間ぐらいで、不備で提出待ちの方へのリマインドを行い、12月に入ったらすぐに計算を始められるよう、「11月中に全ての書類を揃える」ことを目標に動きましょう。
①回収と不備チェック（〜11月末完了）
11月最終週が本当のデッドライン（最終期限）です。
記載ミスや添付漏れの修正を含めると、給与計算の締日より最低10日は早く書類が揃っているのが理想です。
例）12月10日締めの会社
11月30日時点で書類が手元になければ計算が間に合いません。
回収後は、ハンコ漏れや添付書類の不備を即座にチェックし、その場で本人に返却・修正依頼をかけましょう。11月中にどれだけ不備を潰せるかが、12月の残業時間を決めます。
②年調計算と過不足額の確定（12月上旬〜）
11月中に書類が揃ったら、12月に入ってすぐに年調計算をスタートしましょう！
所得税の過不足額を確定させ、計算結果を12月（または1月）の給与データに反映させます。
明細上で還付（または徴収）を行って、ようやく社員への対応は一段落です。
この時期は、通常業務＋年調計算＋督促が重なるため、1年で最も忙しい時期になります。私は、甘いものでも食べて乗り切りました🍫（笑）
社労士に年末調整の計算を委託している場合は、集まった書類（orデータ）を社労士さんに連携しましょう！！
【1月】源泉徴収票の発行と役所への給与支払報告書の提出
年が明けても、総務の仕事はまだ終わりではありません。
まずは1月10日までに計算結果に基づいた源泉徴収票を発行し、全社員へ配布します。
私の会社では、Smart HRでWEB発行だったので、源泉徴収票は作成したらすぐにスマホで通知できるようにしていました。印刷して配布しているので、だいぶ楽になりました⭐️
そして、最後の大仕事が役所への給与支払報告書の作成と役所への書類提出です。
法定調書の提出期限は1月31日なので、年明けすぐに着手しましょう！
従業員が住む各市区町村へ「給与支払報告書」を送り、管轄の税務署へは法定調書合計表と源泉徴収票を提出します。
これらを1月31日までに完了させて、ようやく長い年末調整の業務が終わります。
| 出すもの | 出す先 | 期限 |
|---|---|---|
| 源泉徴収票 | 社員本人 | 1月31日 |
| 給与支払報告書 | 社員が住む市区町村 | 1月31日 |
| 法定調書合計表と源泉徴収票 | 管轄の税務署 | 1月31日 |
源泉徴収票を社員に渡す期限も1月31日です。早めに配っておくと、確定申告の時期の問い合わせが減ります。
令和9年1月（令和8年分）から、源泉徴収票の出し方が変わります。
令和9年1月1日以後、市区町村に「給与支払報告書」を提出した場合には、税務署に「給与所得の源泉徴収票」を提出したものとみなされます。そのため、税務署提出用の源泉徴収票を作成し、提出する必要がなくなります。
市区町村に給与支払報告書を出していれば、税務署へ源泉徴収票を出す手間がなくなります。
ただし社員本人への交付は、これまでどおり全員分が必要です。ここは変わりません。
給与支払報告書はeLTAXで出せます。前々年に提出した法定調書が30枚以上あると、電子での提出が義務です（令和8年12月31日以前に出す分は100枚以上）。
この「30枚」は社員の人数ではありません。
源泉徴収票は1人1枚ずつ作って全員に渡しますが、税務署に出すのはそのうち一部です。
一般の社員なら年の給与が500万円を超える人、役員なら150万円を超える人の分だけ。
社員が30人いても、500万円を超える人が5人なら、税務署に出すのは5枚です。
通勤手当の非課税限度額が変わっている
通勤手当の非課税限度額は、令和8年4月に変わりました。
片道65km以上の人の限度額が上がり、一定の要件を満たす駐車場代も1か月5,000円まで非課税の枠に加算できるようになりました。
令和8年4月1日以後に支払う通勤手当から適用されます。古い上限のまま計算していると、年末調整で精算が必要になることがあります。
電車やバスなどを使う人は、1か月15万円までが非課税です。
マイカーなど交通用具を使う人は、片道の距離で限度額が決まります。
| 片道の距離 | 1か月の非課税限度額 |
|---|---|
| 2km未満 | 全額課税 |
| 2km以上10km未満 | 4,200円 |
| 10km以上15km未満 | 7,300円 |
| 15km以上25km未満 | 13,500円 |
| 25km以上35km未満 | 19,700円 |
| 35km以上45km未満 | 25,900円 |
| 45km以上55km未満 | 32,300円 |
| 55km以上65km未満 | 38,700円 |
| 65km以上75km未満 | 45,700円 |
| 75km以上85km未満 | 52,700円 |
| 85km以上95km未満 | 59,600円 |
| 95km以上 | 66,400円 |
距離の確認のしかたや、自社の支給額が非課税の枠に収まっているかの見方は別の記事にまとめています。
社員から「この通勤手当って課税されるんですか」と聞かれたときに、そのまま答えられる形にしてるので参考にしてみてください！
総務が絶対に見るべき書類のチェックポイント
社員から書類を集めて「一安心」といきたいところですが、ここからのチェック作業こそが、年末調整の正念場です。
中身を確認せずに社労士さんやシステムに丸投げしてしまうと、後で「計算が合わない！」と差し戻され、かえって時間がかかってしまいます。
最悪の場合、税務署からの指摘に繋がるリスクも…。
ここでは、修正の手間を最小限にするために、特に間違いが多い「不備のチェックポイント」を解説します。
①扶養と基礎控除の記載ミス
毎年、年末調整の書類の形式やルールが少しずつ変わるため、書き間違いが多い項目です。
特に、次の2点は必ずチェックしましょう。
②保険料控除の証明書と区分ミス
保険料控除のチェックは、年末調整の中でも最も神経を使う作業の一つです。
「紛失」と「計算ミス」という2大トラブルを防ぐために、私が実践している具体的なテクニックを紹介します。
紙の年末調整の限界と電子化して変わったこと
従業員が50名程度の頃は紙で回収する年末調整のやり方でもなんとかなっていましたが、事業が拡大して100名を超えたあたりで、さすがに私も限界を感じました。
転記ミス、終わらないチェック作業、そして当たり前のように続く年末の残業…。
マンパワーで乗り切るのをあきらめて、クラウド労務ソフトのSmartHRで年末調整をすることにしました。
難しい書類がスマホで簡単なアンケートでできる
紙の年末調整が大変な最大の理由は、「従業員が書き方を分かっていないから」です。
毎年、年末調整はやってはいるものの、専門用語だらけの申告書を渡されても、普通の社員はどこに何を書けばいいか分かりません。
そのため、空欄やミスが多発し、事務方のチェック工数が膨れ上がります。
SmartHRの最大の特徴は、この複雑な書類をアンケート形式に変換してくれる点です。
従業員は「引越しをしましたか？」といった簡単な質問に、スマホでどんどん答えていくだけ。
さらに、難しい言葉を簡単に言い換えてくれる「優しい日本語」もあるので、知識がない新入社員でも、簡単に回答できます。
社員からの「書き方が分からない！」という問い合わせ対応からも解放されます！
前年のデータが入っているから入力が早い
紙の運用だと、毎年同じ住所や氏名を何度も書かせなければなりません。
これは従業員側にとっても非常に面倒くさくて、なかなか着手したくなくなる原因の一つです。
SmartHRの場合、前年の情報を引き継いだ状態でスタートできます。
変更がない箇所はそのまま、変わった部分（家族が増えた、生命保険を変えた等）だけを修正すればいいので、従業員の手間が劇的に減ります。
結果として、提出までのスピードが格段に上がります。
最初の年は入力が必要ですが、翌年からは格段と楽になります！
進捗管理と催促が自動になる
紙でやっていた時は、「誰が未提出か」を把握するために、Excelのリストで把握していましたが、Smart HRなら、提出状況がリアルタイムで確認することができます。
年末調整の提出状況は「未対応」「入力中」「提出済み」などのステータスで一覧表示できるため、誰がどこまで進んでいるかを一目で把握できます。
まだ提出していない従業員には、システム上から簡単な操作で催促メール（再通知）を送ることができるので、「あの人、もう出していたっけ？」と紙の書類を探し回る必要はなくなります。
私が実際に導入して劇的に楽になった体験談は、SmartHR導入体験談の記事で詳しく紹介しています。コスト以上の効果が確実に出るので、ぜひ参考にしてください。
年末調整は10月中の段取りで楽になる
年末調整は、総務担当者にとって一年で最大の山場ですよね。「今年こそはスムーズに終わらせたい…」誰もがそう願っているはずです。
大変そうに見える年末調整も、「10月からの事前の準備」と「仕組み（電子化）」さえ整えば、もっと楽に乗り切ることができます。
10月からしっかり段取りを組んで、書類の不備を減らす工夫をしてみる。そして、12月の計算から年明けの提出までを見据えて動くこと。これだけで、年末のバタバタは劇的に変わります。
もし、「もう手作業での年末調整は限界」と感じているなら、業務フローを見直すチャンスと捉えて、便利なシステムやアウトソーシングに頼るのも立派な業務改善です。
年末調整が少しでもスムーズに進むように、まずは年間スケジュールを振り返り、無理のない計画を立てることから始めてみましょう！
年末調整の電子化・給与計算をまるっと効率化するなら
あわせて読みたい！
年末調整ソフトをどれにするか迷っている方は、SmartHRと弥生給与 Next、マネーフォワードを比べたこちらの記事も参考にしてください。
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