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年末年始の休業のお知らせ、毎年どのタイミングで出すのが正解なのか迷いますよね。
私は12月の1週目に準備して、2週目に出していました。
早すぎると相手も忘れてしまいますし、遅いと年末の予定に間に合いません。
この記事では、取引先に送るメールの文例から、HPや会社のSNS、入り口の掲示、メール署名まで、私が実際にやっていた4つの出し方をまとめています。
あわせて、総務2年目のときに出し忘れそうになった話も書きました。何で気づいたのか、どうすれば防げるのか……ぜひ参考にしてくださいね！
年賀状をやめるかどうかも、ちょうど同じ時期に決める話です。取引先への伝え方で迷ったら、こちらにも案内文を置いています。
- 取引先に送る年末年始の休業案内の文面が決まっていない
- いつ出すのが普通なのか分からない
- メール以外に何をすればいいのか知りたい
- 去年の案内が見つからず毎年ゼロから作り直している
【結論】年末年始の休業のお知らせは12月2週目に！
年末年始の休業のお知らせは、12月の1週目に準備して2週目に出すと落ち着きます。
私がやっていた順番は、こんな流れです。
| 時期 | やること |
|---|---|
| 11月末 | お知らせを出す日を決めておく |
| 12月1週目 | 休業日を確認して文面を作る・社員にメール署名の連絡をする |
| 12月2週目 | 取引先にメール・HPや会社のSNS・入り口に掲示 |
2週目に出しておくと、相手が年内の発注や支払いを組み直す時間があります。
逆に11月のうちに送ると、相手の会社でも年末の予定がまだ固まっていません。読まれても忘れられてしまいます。
取引先も官公庁に近い日程で休む
取引先の年末年始も、だいたい自社と同じ時期です。
官公庁の休みは法律で決まっていて、多くの会社がこれに合わせています。
行政機関の休日は「十二月二十九日から翌年の一月三日までの日」と定められています。
役所が開いているのは12月28日まで。年明けは1月4日からです。
2026年なら12月28日が月曜日、2027年の仕事始めは1月4日の月曜日です。土日のつき方で毎年ずれます。
相手も同じ時期に休むので、年内に片づけたい請求や納品は、おたがい12月の後半に寄ります。
12月2週目に案内が届いていれば、相手も年内の予定を組み直せます。
年末年始の休業のお知らせを出す4つの場所
取引先にメールを送って終わり、にはできません。メールが届かない相手がいるからです。
私は4か所に出していました。
| 出す場所 | 届けたい相手 |
|---|---|
| メール | 取引のある会社 |
| HPや会社のSNS | お客様や取引のない会社 |
| 入り口の掲示 | 配達業者 |
| 社員のメール署名 | 社員がやりとりしている相手 |
メールを送るところまでしか頭になかったです……
年末は荷物も人の出入りも増えます。メールのアドレスを知らない相手ほど、当日いきなり来てしまうんですよね。
取引先への休業のお知らせメール文例
取引先に送るメールは、件名で用件が分かる形にします。年末は受信箱が埋まるので、開かれないと意味がありません。
件名：年末年始の休業期間のお知らせ（株式会社○○）
○○株式会社
○○部 ○○様
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の○○でございます。
誠に勝手ながら、弊社の年末年始の休業期間を下記のとおりご案内申し上げます。
休業期間：○年12月○日（○）～○年1月○日（○）
営業開始：○年1月○日（○）
休業期間中にいただいたご連絡につきましては、営業開始日以降に順次ご対応いたします。
ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
①送るのは取引のある会社だけ
メールを送っていたのは、実際に取引のある会社だけです。名刺を交換しただけの会社までは送っていません。
年内に請求や納品のやりとりが残っている相手に届けば、それで足ります。
取引のない会社に広く知らせたいときは、このあとのHPや会社のSNSのほうが向いています。
②営業開始日まで書いておく
休業期間だけを書いて、営業開始日を書き忘れることがあります。
相手が知りたいのは「いつから連絡がつくのか」のほうです。1行足すだけなので、両方書いておきます。
HPや会社のSNSの書き方
HPや会社のSNSへの投稿は、私がやっていました。
メールと違って、誰が読むか分かりません。あいさつ文は短くして、日付が目に入る形にします。
年末年始の休業のお知らせ
平素より大変お世話になっております。
年末年始の休業期間は下記のとおりです。
休業期間：○年12月○日（○）～○年1月○日（○）
休業期間中にいただいたお問い合わせは、○年1月○日（○）以降に順次ご対応いたします。
Instagramのように画像で見せるSNSは、日付だけを大きく入れた1枚を作ると伝わります。本文は短く添えるだけで足りました。
私の会社はInstagramでした。総務がSNSを管理している会社、けっこう多いと思います。
配達業者には入り口の掲示が早い
配達業者向けには、会社の入り口に紙を貼ります。
毎日来てくれる相手なのに、メールアドレスは知りません。貼っておくのがいちばん早く伝わります。
実際に貼っていたのは、こういう文面です。
配達業者の皆様へ
平素より大変お世話になっております。
誠に勝手ながら、弊社の年末年始の休業期間につきまして、下記のとおりお知らせいたします。
休業期間：○年12月○日（○）～○年1月○日（○）
休業期間中は、配達・集荷等の対応ができませんので、あらかじめご了承くださいますようお願いいたします。
皆様にはご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
貼る場所は、入り口のドアや受け取り口など、荷物を持った人の目線に入るところです。
年末は届く荷物も出す荷物も増えます。休みに入ってから不在票がたまるより、先に貼っておくほうがお互い楽でした。
年末の休業はメール署名にも入れる
社員のメール署名に、年末年始の休業の案内を足してもらっていました。
総務が送るメールは数が限られます。でも社員が毎日送っているメールに入れば、取引先の目に何度も入ります。
※誠に勝手ながら、○年12月○日（○）～○年1月○日（○）は
年末年始休業とさせていただきます。
期間中にいただいたご連絡は、1月5日（火）以降に
順次対応いたします。何卒ご了承のほどお願いいたします。
──────────────
株式会社○○ ○○部 ○○
TEL：000-000-0000
──────────────
署名を足してもらう連絡は、12月の1週目です。ミーティングで言って、あとからメールでも通知します。
口頭だけだと、やる人とやらない人が分かれます。コピーして貼れる文面をそのまま配ると、やってもらいやすくなりました。
外すのを忘れる人も出てくるので、年明けの連絡で「署名の案内を消してください」と添えておくと親切です。
休業中のメールは自動返信を設定する
案内を出しても、休みに入ってから初めて連絡してくる相手はいます。
メールソフトやグループウェアには、届いたメールに自動で返信する設定があります。休みに入る前に入れておくと、相手が返事を待ち続けずに済みます。
私も休みに入る前に設定していました。
件名：【自動返信】年末年始休業のお知らせ
ご連絡ありがとうございます。
誠に勝手ながら、○年12月○日（○）～○年1月○日（○）は年末年始休業とさせていただいております。
いただいたご連絡は、○年1月○日（○）以降に順次ご対応いたします。
※このメールは自動で送信しています。
設定したら、解除も忘れずに。年明けに止め忘れると、普通のやりとりに自動返信が割り込んでしまいます。
社内への周知は年間スケジュールで足りる
私の会社の場合、社内に向けた年末年始の休業のお知らせは、特に出していませんでした。
年間スケジュールで休みの日が決まっていて、社員もそれを見て予定を立てていたからです。
年末年始の休みが毎年変わる会社や、シフト勤務がある会社は、社内への周知も必要になります。自社の年間スケジュールに入っているかどうかで決めてください。
社内向けの案内を作らなきゃ、と身構えなくていいと思います。すでに分かっていることを、もう一度送る必要はないので。
休業のお知らせは11月末に準備しよう
総務2年目のとき、年末年始の案内を出し忘れそうになったことがあります。
気づいたきっかけは、他社から届いた年末年始の案内でした。それを読んで「うち、まだ出していない」と血の気が引きました。
他社のメールで気づくって、いちばんヒヤッとするパターンなんですよね。
12月に入ると、ほかの仕事も一気に増えます。
11月の終わりに、カレンダーへ「年末年始の案内」とだけ書いておくと、思い出すきっかけになります。
ぜひ、参考にしてみてください！
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