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総務の仕事が一人では回らなくて…。人を増やしてほしいと言っても難しそうなので外注を考えているんですが、何をどこに頼めばいいのか分かりません。
総務を一人で回していると、手が足りないのに人は増えない、という状態になりがちですよね。
結論から言うと、総務の外注は仕事ごとに外注先を分けると進めやすいです。
社会保険の手続きは社労士、PCでできる事務作業はオンラインアシスタント、会社に来てもらう仕事は派遣社員です。
私の会社でも、社会保険の手続きと給与計算は私の入社前から社労士に頼んでいて、育休中の今は後任に派遣社員が来てくれています。
この記事では、外注先ごとの注意点に加えて、私が誰かに頼みたかった仕事、AIとの使い分け、上司への伝え方…ぜひ参考にしてくださいね！
どの仕事をどこに頼めるかは、こちらの表ですぐ分かります。
- 総務の仕事が一人では回らず外注を考えている方
- 総務のどの仕事を外に頼めるのか知りたい方
- オンラインアシスタントや派遣の使い分けを知りたい方
- 上司に外注を提案するときの伝え方を知りたい方
総務の外注で任せられる仕事と外注先の早見表
総務の外注先は、仕事の種類によって変わります。
| 仕事 | 外注先 | ポイント |
|---|---|---|
| 社会保険・ 雇用保険の手続き | 社労士 | 書類を作って出す代行は 原則として社労士の仕事 |
| 給与計算 | 社労士・ 給与計算の代行会社など | 保険料の届け出の代行は 社労士の仕事なので分担を確認 |
| データ入力・リスト作り・ 住所や社名の確認 | オンラインアシスタント | PCとネットで終わる作業が得意 |
| 書類のスキャン・PDF化 | オンラインアシスタント （書類を送る）・派遣社員 | 社外に出したくない書類は 社内で作業する |
| 社内のファイリング・ 電話や来客の対応 | 派遣社員・パート | 会社に来てもらう必要がある |
| ハラスメントの相談の受付 | 外部の相談窓口 サービスなど | 受付は外に任せても 対応を決めるのは会社 |
私の会社も、社労士と派遣社員の2か所に頼んでいます。
外注先を1つにしぼる必要はなく、仕事に合う先を組み合わせるのが現実的です。
社会保険の手続きは社労士に任せる
社会保険の手続きは社労士に任せるのがいちばん確実で、私の会社では給与計算も一緒にお願いしています。
社労士に任せる仕事と総務に残る仕事
私の会社では、社会保険の手続きと給与計算を、顧問の社労士にお願いしています。
私が入社したときには、すでにこの形でした。
入社や退職の手続きも、SmartHRで進めています。
入社のときは、入社する社員が自分の情報をSmartHRに入れると、管理者の私と社労士に連絡が届くしくみです。
総務の私は、入社する社員に入力をお願いするだけなので、とても楽です。
年末調整も、社員がSmartHRに入力して、総務がチェックしたあと、社労士の事務所に計算をお願いしています。
法改正があったときも、社労士から連絡が来ます。
手続きの期限や様式の変更を自分で追わなくていいのは、本当に助かっています。そのかわり、社員への入力の声かけや年末調整のチェックは総務の仕事なので、そこは手放せません。
社労士もSmartHRのアカウントに入っているので、データを別に送る手間がありません。
社労士とSmartHRで分担するようになってから、紙のやり取りがほとんどなくなりました。
手続きの代行は原則として社労士の仕事
社会保険や労働保険の書類を作って役所に出す仕事を、報酬をもらって代わりにできるのは、原則として社労士と社労士法人だけです。
社会保険労務士法の27条で、社労士・社労士法人でない人が、他人に頼まれて報酬をもらい、この仕事を業として行うことは、原則として禁止されています。
そのため、オンラインアシスタントなどの外部のサービスに、社会保険の手続きの代行をそのまま頼むことはできません。
手続きそのものを外に任せるなら、社労士に頼みます。
給与計算も、社労士にしか頼めないんですか？
給与計算は、社労士の事務所のほか、給与計算の代行会社などにも頼めます。
ただ、保険料が変わるときの届け出（算定基礎届など）の代行は社労士の仕事なので、給与計算の代行会社に頼むときは、届け出を誰がするか契約前に確認します。
たとえばオンラインアシスタントのフジ子さんは、よくあるご質問で、クラウドの給与計算ソフトを使っている会社の給与計算のサポートは受けて、Excelや電卓で一から手計算する給与計算は受けない、という方針を出しています。
顧問の社労士がいない会社の外注先
顧問の社労士がいない会社が手続きを外に頼むなら、まずは社労士を探して契約することになります。
社労士の顧問料は、事務所や社員の人数で変わるので、見積もりをとって比べます。
社労士とのやり取りや、入社手続きの情報集め、給与計算まで、労務の作業をまとめて任せたいなら、Remoba労務のような労務の外注サービスもあります。
Remoba労務は社労士事務所ではなく、オンラインのスタッフがクラウドの労務ソフトを使って作業し、手続きの部分は社労士と連携する形のサービスです。
PCでできる事務作業はオンラインアシスタントへ
オンラインアシスタントとは、ネットを通して事務作業を代わりにしてくれるサービスです。
アシスタントは自宅やサービス会社の拠点で作業していて、自社には来ません。
メールやチャットで仕事を頼み、終わったデータを受け取る形です。
外注したい総務の事務作業4つ
総務をしていて、これは誰かに頼みたいと思っていた仕事は、次の4つです。
- 過去の書類のPDF化
- あいさつ状の宛名の住所と社名の確認
- 書類のファイリング
- 新卒採用で使う高校・大学の情報集めとリスト作り
役員が就任したときのあいさつ状は、出す前に宛名の住所と社名が今も正しいか確かめます。
取引先が移転していたり、社名が変わっていたりすることがあるからです。
私の会社では宛名が200社ほどあり、1社ずつ調べるので時間がかかります。
以前は年賀状の宛名も同じように確かめていましたが、年賀状をやめたので、今はその確認はなくなりました。
年賀状をやめると、宛名の確認や印刷の手配もまとめてなくなります。
新卒採用では、全国の高校や大学100校ほどの情報を集めて、リストにまとめます。
学校のホームページで所在地や連絡先を調べて、表にしていく作業です。
PDF化したい過去の書類は、今も段ボールで10箱ほど残っています。
どれも大事な仕事ですが、私でなくてもできる仕事でもあります。こういう作業を切り出せたら、手続きや社員の対応に時間を回せるのにと思っていました。
オンラインアシスタントに向く仕事と向かない仕事
オンラインアシスタントに向いているのは、PCとネットで終わる仕事です。
4つのうち、あいさつ状の宛名の確認と、学校のリスト作りは、PCで終わる仕事です。
紙の書類のPDF化も、オンラインアシスタントに頼めるんですか？
紙の書類も、フジ子さんの拠点に送れば、スキャンやデータ化を相談できます。
段ボール何箱分もあるような量や、社外に出したくない書類は、対応できるか先に確認しておくと安心です。
印刷や郵送も拠点で対応できると、フジ子さんのよくあるご質問に書かれています。
一方で、社内の棚に書類をしまうファイリングは、会社に来てもらわないとできません。
社員の個人情報が多い書類など、社外に出したくない書類も、社内で扱うことになります。
AIとオンラインアシスタントの使い分け
最近は、事務作業をAIに任せる話もよく聞きます。
文章の下書きや表の整理、調べもののたたき台なら、AIでもかなりできます。
それでも人のアシスタントに頼みたい仕事は、次の3つです。
- 社員や取引先の情報を扱う仕事
- やり取りしながら進める仕事
- 確認やダブルチェックまで任せたい仕事
社員や取引先の情報をAIに入力してよいかは、会社のルールを確認する必要があります。
AIのサービスによって、入力した内容の保存のしかたや、AIの学習に使われるかどうかの設定がちがいます。
フジ子さんは、会社と秘密保持契約を結んだうえで作業を頼めます。
秘密保持契約の対象になる情報の範囲は、契約前に確認しておくと安心です。
AIは便利ですが、社員や取引先の情報を入れるのは少し不安です。情報を扱う仕事は、秘密保持契約を結べる人のアシスタントに頼むほうが安心できます。
オンラインアシスタントは、やり取りしながら進められるのもいいところです。
あいさつ状の宛名の確認なら、「この会社は社名が変わっていました。新しい社名で作りますか？」と途中で相談しながら進められます。
AIの答えはまちがうこともあるので、AIに任せた作業は自分で確かめ直すことになります。
オンラインアシスタントなら、データ入力のダブルチェックのような確認の作業まで頼めます。
フジ子さんも「AI活用支援」を仕事の1つに挙げていて、AIとアシスタントを組み合わせて使うこともできます。
フジ子さんの料金と始め方
総務や人事の事務作業を頼めるオンラインアシスタントの1つが、フジ子さんです。
フジ子さんの料金は、1か月に頼む時間で決まります。
| プラン | 時間 | 料金（税込） |
|---|---|---|
| トライアル | 2時間（1週間） | 無料 |
| PLAN20 | 月20時間 | 月68,640円 |
| PLAN30 | 月30時間 | 月101,970円 |
| PLAN50 | 月50時間 | 月150,700円 |
2026年11月時点で、フジ子さんの料金プランのページで確認した内容です。
契約は1か月ごとの自動更新で、解約するときは1か月前までに連絡します。
料金は前払いです。
最初に無料のトライアルで2時間分の作業を頼めるので、どこまで任せられるか試してから決められます。
私は社労士と派遣社員に頼んできましたが、PCでできる事務作業だけを切り出すなら、フジ子さんのようなオンラインアシスタントが合っていると思います。
相談の予約はWebからでき、オンラインで話を聞けるので、頼みたい仕事が任せられるかを先に聞いてみるのがおすすめです。
紙の仕事や長く人が必要なときは派遣社員を検討
紙の書類を扱う仕事や、毎日人がいてほしい仕事は、派遣社員に来てもらう方法があります。
育休などの長い休みの後任は派遣社員
私の会社では、私が育休で休んでいるあいだ、後任として派遣社員に来てもらっています。
派遣社員は、派遣会社に雇われている人で、会社が派遣会社と契約して自社に来て働いてもらいます。
仕事の指示は自社から出せるので、社内の書類を扱う仕事や、電話や来客の対応も頼めます。
長く休む人の代わりや、毎日決まった時間に人がいてほしい仕事なら、派遣社員のほうが合っています。
派遣社員とオンラインアシスタントの違い
派遣社員とオンラインアシスタントは、どう使い分ければいいですか？
派遣社員とオンラインアシスタントは、働く場所と時間の単位がちがいます。
| 派遣社員 | オンラインアシスタント | |
|---|---|---|
| 働く場所 | 自社 | アシスタントの自宅や サービス会社の拠点 |
| 頼める仕事 | 紙の書類・ファイリング・ 電話や来客の対応 | PCでできる事務作業 （書類を送ればスキャンも） |
| 時間の単位 | 1日何時間・週何日など | 月20時間などのプラン （フジ子さんの場合） |
| 向く場面 | 長く休む人の代わり・ 毎日人が必要な仕事 | 決まった作業を 月に数時間ずつ頼みたいとき |
総務の外注を始める前に決めておくこと4つ
総務の外注を始める前に、次の4つを決めておくと、頼んだあとで困りません。
①手放す仕事と1か月の時間を書き出す
外注を考え始めたら、まず手放したい仕事と、その仕事に1か月で何時間かかっているかを書き出します。
時間が分かると、オンラインアシスタントのどのプランが合うか、派遣社員に来てもらうほどの量なのかが判断できます。
フジ子さんの料金プランのページでは、月20時間のプランの作業の目安は1日1時間です。
②社員の個人情報をどこまで渡すか決める
外注先に社員の個人情報を渡しても大丈夫なんでしょうか？
外注先に社員の個人データを渡して仕事を任せるときは、会社に外注先を必要かつ適切に監督する義務があります。
個人情報保護法の25条で、個人データの扱いを外に任せる会社は、任せた先を必要かつ適切に監督しなければならないと決まっています。
マイナンバーはさらに厳しく、マイナンバー法の11条で任せた先の監督が、10条で任せた先がさらに別の会社に任せるときは、最初に任せた会社の許諾（了承）がいることが決まっています。
外注先に渡す前に、契約の内容と、外注先がさらに別の会社に仕事を任せること（再委託）があるかも確認しておきます。
最初は、社員の個人情報を含まない仕事から頼むと始めやすいです。
取引先の住所の確認や学校のリスト作りなら、社員の個人情報は出てきません。
ただ、社員の個人情報がなくても取引先の情報は扱うので、情報の扱い方は外注先と決めておきましょう！
③作業の手順書を作る
外注先には、作業の手順を書いたメモを渡します。
手順書があると、頼む相手が変わっても同じやり方で進められますし、自分が休むときの引き継ぎにも使えます。
たとえば私が学校のリスト作りを頼むなら、次のようなメモを渡します。
| 項目 | メモの内容 |
|---|---|
| 頼む仕事 | 電気系学科のある全国の高校・大学を100校ほどリストアップして、Excelにまとめる |
| 調べる情報 | 学校名・所在地・代表電話番号・ホームページのURL |
| 作業のルール | 学校の公式ホームページにのっている情報を使う |
| 完成の条件 | 電気系学科のある学校が100校ほど表に入っている |
| 確認する人 | 総務 |
| 社内で決めること | リストを元に、どの学校に求人を直接送るか |
リストを作るところまでを外に任せて、どの学校に求人を直接送るかは、リストを元に社内で決めます。
どこまで調べてもらうかを先に決めておくと、やり直しが少なくて済みます。
フジ子さんは「作業マニュアル作成」も頼める仕事に挙げているので、手順書づくりから頼む方法もあります。
④外注先ごとに契約前に確認すること
外注先によって、契約前に確認しておきたいことがちがいます。
| 外注先 | 契約前に確認すること |
|---|---|
| 社労士 | どこまでが顧問料に入るか・手続きごとの料金 |
| オンラインアシスタント | 頼める仕事の範囲・情報の扱い・最低の契約時間・解約の連絡時期 |
| 派遣社員 | 契約の期間・社内の受け入れ準備（席・PC・仕事を教える人） |
頼める仕事の範囲は、外注先によっていちばん差が出るところです。
見積もりや相談のときに、頼みたい仕事のメモを見せて、どこまで対応できるか聞いておくと、頼んだあとで困りません。
上司に総務の外注を提案するときの伝え方
上司に外注の話をしても、「そんな予算はない」と言われそうで切り出しにくいです…。
上司に外注を相談するときは、「人を増やしてほしい」より「この仕事を月◯時間、外に出したい」と具体的に伝えるほうが話が進みやすいと思います。
頼みたい仕事・期間・費用・個人情報の扱い・空いた時間で何をするかを、1枚にまとめておくと上司も判断しやすくなります。
毎月ある仕事でなければ、ずっと頼むのではなく、仕事が出る時期だけ頼む形にすると、費用の説明もしやすくなります。
件名：事務作業の一部の外注について
頼みたい仕事：過去の書類のPDF化（段ボール10箱ほど）。手があいたら、高校・大学のリスト作りも
頼む期間：2〜3か月だけ。終わったら解約します（解約は1か月前に連絡）
時間の目安：月20時間ほど
費用：月68,640円（税込）×頼む月数。最初は無料トライアル（2時間）で試せます
外注する理由：自分で進めると何か月もかかる量なので、期間を決めて一気に片付けたい
書類の扱い：社員の個人情報を含まない書類から送ります。量と送り方は、事前の相談で確認します
空いた時間でやること：入社手続きの準備と、社内規程の見直し
期間を決めて頼めることと、最初は無料トライアルで試せることを添えると、上司も「まずやってみよう」と言いやすくなります。
総務の外注でよくある質問
Q. 総務の外注の相場はいくら？
総務の外注の費用は、外注先によって変わります。
オンラインアシスタントは、フジ子さんなら月20時間で月68,640円（税込）からで、月20時間を使い切った場合で、1時間あたり約3,432円です。
社労士の顧問料や派遣社員の料金は、事務所や派遣会社、社員の人数によって変わるので、見積もりをとって比べます。
Q. 月に少しだけ頼むことはできる？
フジ子さんの公式サイトには、月10時間から頼めると書かれています。
料金表は月20時間のプランからなので、10時間で頼みたいときは相談のときに確認しておくと安心です。
Q. 1回だけの仕事ならスポットで頼めばいい？
1回きりの仕事なら、単発で仕事を頼めるサービスで足りることもあります。
月で契約するオンラインアシスタントが向いているのは、時期ごとに同じ仕事が出てくるときや、いくつかの仕事をまとめて片付けたいときです。
手順書を渡しておけば、毎回説明し直さずに頼めます。
フジ子さんは公式サイトで「期間の縛りなし」としているので、仕事が多い時期の数か月だけ頼む使い方もできます。
解約するときは、1か月前までに連絡します。
Q. 年末調整は外注できる？
年末調整は会社の義務ですが、計算や書類の確認などの事務の一部を、契約している社労士や税理士などに任せられる場合があります。
どこまで頼めるかは、契約の前に確認します。
私の会社では、社員がSmartHRに入力して、総務がチェックしたあと、社労士の事務所に計算をお願いしています。
書類集めのような作業は、フジ子さんも「年末調整補助」を頼める仕事に挙げています。
年末調整のソフトを選ぶときは、給与計算を誰がやるかで決めると迷いません。
Q. AIがあればオンラインアシスタントはいらない？
文章の下書きや表の整理なら、AIで足りることも多いです。
社員や取引先の情報を扱う仕事は、AIでもアシスタントでも、会社が使ってよいと認めた先を選び、秘密保持契約や情報の扱い、再委託の有無を確認したうえで頼みます。
途中で相談しながら進めたい仕事は、人のアシスタントのほうが向いています。
Q. 外注すると総務の仕事がなくなる？
外に出すのは時間のかかる作業で、社員の相談にのる、会社のルールを決める、外注先に指示を出すといった判断の仕事は総務に残ります。
私の会社も手続きを社労士にお願いしていますが、社員への入力の声かけや年末調整のチェックは総務の仕事です。
手放したい総務の仕事を書き出して相談しよう
総務の外注は、仕事ごとに外注先を分けると進めやすくなります。
社会保険の手続きは社労士、PCでできる事務作業はオンラインアシスタント、紙の仕事や長く人が必要なときは派遣社員、判断がいる仕事は自分です。
まずは手放したい仕事と、1か月にかかっている時間を書き出してみてください。
外注を進める前に、次の6つを整理しておくと安心です。
書き出した仕事がオンラインアシスタントに任せられそうなら、無料のトライアルがあることも添えて上司に相談すると、話が進みやすいと思います。
ぜひ、参考にしてみてください！
毎月決まった事務作業を少しずつ任せたいなら、オンラインアシスタントが向いています。
フジ子さんは、無料のトライアルで2時間分の作業を試せます。
社労士とのやり取りも含めて、労務の作業をまとめて任せたいなら、Remoba労務のような労務の外注サービスが向いています。
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