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電子契約を導入しようかな…と思ったとき、まず気になるのが「結局いくらかかるの？」問題ですよね。
公式サイトを見ても、
- 月額〇円
- 送信1通〇円
- 初期費用あり／なし
と書いてあるだけで、サービスによって書き方もバラバラで正直ちょっとわかりにくいですよね。
実は私自身も、電子契約を検討し始めたころは料金の仕組みがよく分からず、色んな会社のホームページを見に行き、何度も電子契約の仕組みを勉強していました。
さらに総務の立場だと、「安いか高いか」だけでなく社長や上司にどう説明するかも悩みどころ。
この記事では、電子契約の料金がどうやって決まるのかを総務目線で、できるだけやさしく解説していきます。
- 電子契約を導入するか検討し始めた総務担当者
- 電子契約の「料金体系」がよく分からず不安な方
- 上司に説明できるレベルで理解しておきたい方
なお、「そもそも社長・上司をどう説得すればいい？」と感じている方は、こちらの記事もあわせて読むと理解しやすいです。
電子契約の料金は「3つの要素」で決まる
電子契約の料金は、ほとんどの場合、次の3つで構成されています。
- 月額料金
- 従量課金（送信料など）
- 初期費用
それでは、ひとつずつ見ていきましょう。
【月額料金】使うための基本料金
月額料金は、電子契約サービスを使うための基本料金です。
基本料金は、サービスやプランによって、月額料金の中に含まれる内容が結構違います。
この月額料金で、次のような内容が決まります。
- 利用できるユーザー数
- 管理画面の機能
- 契約書の保存期間
- セキュリティレベル
「総務だけが使う」のか、「営業も使って契約を送る」のかで、必要な人数や機能が変わってきます。
総務目線で注意したいのは、安いプランだと「使える人が1人だけ」「管理機能が最低限」など・・・機能が足りないことがある点です。
基本料金が安いプランにした場合、機能が足りず結局プランアップせざるを得なかったということもあるので、自分の会社の運用で足りるかどうか、基本料金内の機能はしっかりと見ておきましょう！
- 管理者は何人で運用するのか？
- 営業や経理も使う可能性は？
- 過去の契約書をすぐ探せないと困らない？
など、自分の会社の運用で足りるかどうかを見極めましょう！！
【従量課金】使った分だけ！だけど要注意
従量課金とは、契約書を送信した回数などに応じて発生する料金です。
ここが一番、分かりにくくて勘違いしやすいポイント。
紙の契約書だと、「1つの契約書を1回送る」イメージがありますよね。
でも電子契約の場合は、送信するたびにカウントされるケースが多いです。
たとえば、
- 取引先が2社ある
- 修正が入って再送する
- 社内確認用に別で送る
この場合、1つの契約でも2通・3通分の従量課金が発生することがあります。
「月に10件くらいしか契約しないから大丈夫」と思っていたのに、実際には「再送」「複数宛先」が重なって想定より送信回数が多くなるケースもあります。
契約件数ではなく、送信回数で考えるのがコツです！
従量課金を見るときは、次の点をざっくり考えてみると判断しやすくなります。
- 月に何回くらい送信しそうか
- 修正・再送はどれくらいありそうか
- 取引先は1社が多い？複数が多い？
このあたりをイメージしておくと、「思ったより高くなった…」を防げます。
【初期費用】最初だけにかかる立ち上げサポート代
電子契約の「初期費用」は、導入するときに一度だけかかる費用です。
初期費用は、電子契約をスムーズに使い始めるためのサポート代と考えると分かりやすいです。
サービスによって違いはありますが、初期費用には、次のような作業が含まれていることが多いです。
- 管理画面の初期設定
- 管理者・利用者の権限設定
- 契約書テンプレートの登録
- 操作方法の説明やサポート
要するに、「使える状態まで一緒に整えてくれる」のが初期費用です。
ただ、電子契約に関係する人数が限られている中小企業の場合、初期設定は思っているほど難しくありません。
初期費用がかからない電子契約サービスは、「小規模・中小企業」「担当者（管理者が少人数）」「まずは試してみたい」という会社にとって、かなり始めやすい選択肢です。
設定にそこまで時間がかからないなら、「まずは自分たちで触ってみる」という進め方も十分アリです。
「まずは自分たちで電子契約を試してみたい！」そんな担当者には、初期費用なしで始めやすいベクターサインは検討しやすいサービスです。
実際に使って感じたメリット・デメリットは、こちらの記事で詳しくまとめています。
電子契約導入前のチェックポイント
電子契約を選ぶとき、つい「1番コストが低いもの」を探してしまいがちですが、総務として本当に大事なのは ちゃんと運用できるかどうか です。
ここでは、金額そのものではなく、総務があとで困らないか という視点でチェックしたいポイントをまとめます。
今のやり方を、そのまま置き換えられそうか
まず考えたいのは、今やっている契約業務を、そのまま電子化できそうか という点です。
- 契約書は総務がまとめて管理している
- 押印・郵送・返送確認を1人で回している
- 契約書の種類はそれほど多くない
こうした場合、複雑な機能よりも「迷わず使えるかどうか」の方が重要になります。
操作が分かりにくいと、結局紙の契約書に戻したくなってしまうこともあります。
実際の契約の流れを想像できているか
電子契約は、「送って終わり」ではありません。
- 修正が入る
- 差し戻しがある
- 相手先が複数になる
こうしたやり取りが、普段どれくらい発生しているかを思い出してみてください。
契約が完了するまでの流れを一通り思い浮かべることで、自社に合うサービスかどうかが見えてきます。
私の会社では、差し戻しがないように契約書案でメールでやり取りし、最終的にOKなものについて電子契約で締結するって形をとっています。
総務が1人でも無理なく回せるシステムか
中小企業では、電子契約を担当するのが総務担当者1人というケースも多いですよね。
- 操作に迷ったときにすぐ分かるか
- 毎回マニュアルを見なくても使えるか
- 「これ誰に聞けばいいの？」とならないか
こうした点は、毎日の業務にじわじわ影響してきます。
担当者が安心して業務を回せるかどうかここは意外と重要です。
最終的に担当者の業務が楽になるか
電子契約は、コストを下げるためだけのものではありません。
- 契約書を探す時間が減る
- 押印・郵送の手間がなくなる
- 確認や管理がシンプルになる
こうした変化があってこそ、導入する意味があります。
「安かったけど、結局手間が増えた」とならないために、一番ラクになる選択かどうか を基準に導入を考えてみてください。
まとめ
電子契約の料金は、金額だけを見ると少し分かりにくく感じます。
大切なのは、「いくらかかるか」よりも自社のやり方に合っているかどうか。
- 今の契約業務を無理なく置き換えられるか
- 担当者が1人でも回せそうか
- 導入後、本当に手間が減りそうか
こうした視点で見ていくと、料金の見え方も変わってきます。
電子契約は、仕事をラクにするためのツールなので、選び方次第で、毎日の負担は大きく変わります。
まずは、自社の契約フローを思い浮かべながら、「これなら続けられそう」と思えるサービスを選んでみてください♪
料金の仕組みが分かったら、次は「どのサービスが自社に合うか」を比較してみるのが一番早いです。
中小企業向けに3社を料金・機能で比べた記事もあるので、よければ次にチェックしてみてください♪
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