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総務のお仕事をされている皆さん、今日もお疲れ様です！ワーママのichiです。
突然ですが、期末や年度初にやってくる「目標設定」の記入…手が止まって絶望していませんか？
「総務だから営業みたいに売上目標があるわけじゃないし、何を書けばいいの？」 「毎日ルーティンをこなすだけで精一杯。これ以上何を目指せば…」
実際に私も、総務人事のお仕事を始めたばかりの頃は、毎年真っ白な目標シートを前に「総務 目標設定 例」と検索しては、自分に合わない例文に頭を抱えていました。
実は、総務の目標設定には「コツ」があるんです。
このコツさえ掴めば、目標設定がラクになるだけでなく、上司からの評価も上がり、結果として自分の仕事がどんどんスムーズになりますよ。
今回は、現役の総務人事担当の視点から、初心者の方でも今日から書ける「具体的な目標設定のステップと例文」を徹底解説します！
目標設定がしっかりできれば、業務もスムーズになって評価にも繋がりますよ♪
この記事でわかること
- なぜ総務に目標設定が必要なのか？（メリット）
- 初心者でも迷わない「SMARTの法則」
- そのまま使える！総務の目標設定具体例6選
- 書くことがない時のためのネタ探しステップ
仕事に対して目標設定する重要性とメリット
総務の仕事は、備品管理、イベント企画、株主総会等の運営、広報、安全衛生、採用活動や労務管理など多岐にわたります。いわば「会社の何でも屋」さんですよね。
具体的な目標がないと、ただ目の前の作業をこなすだけの「受け身の仕事」になりがち・・・。
これでは、評価面談で「私はこれを頑張りました！」と胸を張って言えません。
目標を設定するメリットは、実は自分自身にあります。
- 優先順位が明確に！・・・突発的な依頼に振り回されにくくなります。
- 成長が見える化できる！・振り返った時、自分のスキルアップを実感できます。
- 正当な評価に繋がる！・・数字で成果を示すことで、給与やキャリアの交渉材料になります。
昨日の自分よりも今日の自分を成長させるためにも、目標設定はとても重要です。
「未来の自分への投資」と思って、目標を立ててみましょう！
目標設定の基本フレームワーク「SMARTの法則」
効果的な目標を作るために、世界中で使われている「SMARTの法則」を活用しましょう。
- Specific（具体的に）：誰が読んでもわかる内容の目標にする。
- Measurable（測定可能）：達成したか数字でわかるようにする。
- Achievable（達成可能）：背伸びしすぎず、頑張れば届く範囲にする。
- Relevant（関連性）：会社の方向性や自分の役割に合っているか。
- Time-bound（期限付き）：いつまでにやるかを決める。
例えば、「備品を整理する」という目標も、SMARTを意識するとこうなります。
改善後：「9月末までに（期限）、備品庫の定数管理表を作成し（具体性）、発注頻度を週2回から1回に減らす（数字）。」
このSMART基準を基に、次のステップに進みましょう！
総務の具体的な目標設定の4ステップ
①業務の棚卸しと不満の抽出
まず、自分の業務の現状を把握（棚卸し）しましょう。
まずは今の業務を書き出しましょう。その中で、自分が「面倒だな」「もっとこうなればいいのに」と感じていることが最高のネタになります。
問題点：手書きで勤怠しているため、確認作業に月初5時間がかかる。紙の保管に手間がかかる。
問題点：社員からの問い合わせや対応依頼（1日5件はある）が多く、日々の業務ができない時がある。
業務にかかっている時間を始め、それに付随する問題点や困っていることを洗い出しましょう。
②他部署の社員からの要望を聞いてみる
日々業務をしていると・・・・
特に困っていることも、何にもないんだよね〜
と思われる方もいるのではないでしょうか？？
そんな方は、他の部署の方や上司などに話を聞いてみましょう！
別の部署から、「備品の注文依頼をこうして欲しい！」「イベントを企画して欲しい」という要望があるかもしれませんよ^^
要望：会議室の予約が取りづらい。時間厳守しない人が多くて困る。
改善策：予約ルールや周知方法を見直す。
③SMART目標に落とし込む
洗い出した情報や得た情報を基に、具体的なSMART目標を設定します。
「日々の不満やネタは見つかったけど、どう文章にすればいいかわからない…」という方のために、実際にありがちな悩みを使って目標がブラッシュアップされる過程を見てみましょう。
見つけたネタ（不満）
いつも備品の在庫がバラバラで、発注漏れや急な買い出しが発生して面倒！
このネタを、SMARTの法則を順番に当てはめて、目標設定を具体的に作ってみましょう！
| 要素 | 考えること | ブラッシュアップ内容 |
| S（具体的に） | そもそも何が問題？ | 在庫の「見える化」ができていないのが原因。誰でも適正在庫がわかる「棚札（発注カード）」を導入する。 |
| M（数字で） | 成果をどう測る？ | 現在、週1回発生している「予定外の買い出し」をゼロにする。または「備品管理にかける時間」を月3時間減らす。 |
| A（現実的に） | 欲張っていない？ | 全備品は無理でも、特になくなりやすいもの（例：「コピー用紙・来客用お茶・紙コップ等）から始める。 |
| R（会社の為に） | どんな得がある？ | 慌てて定価で買うのを防ぎ、安価なネット通販に集約することで「経費」と「移動時間」の両方を削減できる。 |
| T（期限は？） | いつまでに？ | 次回の棚卸し（12月末）までに仕組みを完成させる。 |
これを踏まえて、次のような目標設定にします。
目標設定例
12月末までに、消耗品主要5種の適正在庫を管理する『発注カード』を導入し、欠品による緊急の買い出し（移動時間含む月3時間分）を削減し、事務効率化を図る。
④進捗の確認
定期的に目標の進捗をチェックし、評価面談時などにアピールできるようにしておきましょう！
進捗状況によっては、必要に応じて修正もしましょう。
総務の具体的な目標設定の例 6選
とはいえ、目標設定するのってなかなか難しいですよね。
とういことで、業務の効率化や社員満足度の向上に寄与する総務担当者の具体的な目標の例を5つご紹介します。
期限についてはあえて入れていないので、ご自身の業務に合わせて追記して使用してくださいね。
社員満足度向上
目標: 「社員満足度調査を実施し、80%以上の満足度を目指す。」
内容: 年に1回、社員の満足度を調査し、その結果を分析。改善点を見つけ、一つでも不満を解消する具体的なアクションプランを立てる。例えば、給茶機の種類を増やす、夏季シーズンの自動販売機でスポーツドリンク系を増やす等、福利厚生の充実や職場環境の改善に取り組む。
経費削減
目標: 「今期中に経費を前年比10%削減する。」
内容: 経費の見直しを行い、無駄を排除する。定期的に経費の分析を行い、節約できる項目を見つける。具体的には、リース契約している複合機の見直しや必要な資材の購入計画を立てる。
勤怠管理システムの導入検討
目標: 「タイムレコーダーでやっている勤怠管理をクラウド勤怠管理に変更し、業務効率を向上させる」
内容: 毎月の勤怠集計は、タイムレコーダーからExcelに手打ちしているため、集計に時間がかかっているので、クラウドの勤怠管理システムを導入できるように検討着手する。導入時には社員に負担がないようにする。
社内イベントの活性化
目標: 「社内イベントの参加者数を前年比の1.5倍に増やし、社内のコミュニケーションを促進する。」
内容: 社内イベントの内容や形式を見直し、参加しやすい環境を整える。例えば、テーマ別のイベントやオンライン形式を取り入れ、参加者の興味を引く工夫をする。
業務プロセスの改善
目標: 「主要業務のプロセスを見直し、1年以内に業務効率を15%向上させる。」
内容: 業務フローの見直しを行い、ボトルネックや無駄な手続きを特定する。業務をマニュアル化し、誰が担当になっても業務を引き継げる環境を整える。
研修プログラムの充実
目標: 「年内に新入社員研修プログラムを改訂し、参加者の満足度を90%以上にする。」
内容: 新入社員の研修内容を見直し、より実践的な内容やフィードバックを取り入れたプログラムを作成する。研修後にアンケートを実施し、参加者の意見を反映させて次回に活かす。
【まとめ】目標設定で自分自身も成長しよう
目標設定は慣れないうちはストレスに感じるかもしれませんが、自分自身が仕事を通じて「面倒だな」「この仕事無駄だな」と感じることがあれば、それは目標設定にすべき内容です。
自分の成長を実感できる目標を立て、達成の喜びを味わいましょう！
総務の業務を円滑に進めるためには、SMART目標を用いた明確な目標設定がカギです。リンク
SMART目標設定について、より詳しく学んでみたいと思った方は以下の書籍もオススメです！
これを参考に、次回の目標設定に取り組んでみてください♪
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