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電子契約と聞くと、紙やハンコの手間がなくなって業務が楽になりそうだなと思いつつ、うちは契約書も月に数件だし、わざわざ導入しなくてもいいのでは…と感じていました。
私も導入前は、、月に数件の契約で本当に意味ある？と半信半疑でした。
でも実際に紙の契約書をやめてみたら、思っていた以上に数字でも体感でも差が出たんです。
ということで、今回の記事では、契約書が月5〜10件くらいの会社で、実際に紙から電子契約へ切り替えた総務の体験談として、年間でどれくらいコストが変わったのか紹介したいと思います！
- 契約書は月に数件しかないけど電子契約に興味がある方
- 電子契約に興味あるけど、コスパ面で迷っている方
- 印紙代が地味に痛いと思っている方
- 契約書業務を効率化したいと思っている方
紙の契約書は月5〜10件でも意外とコストがかかる
まずは、私の会社の電子契約導入前の状況です。
- 契約書：月5件〜10件
- 年間契約数：およそ80件
- 社外との契約がほとんど
当時は正直、「このくらいなら紙でも回せてるし…」と思っていました。
でも、年間でまとめて見ると意外と金額も多いんです。
印紙代は少額でも年間で合計すると高い
契約書に貼っていた印紙代は、こんな感じでした。
- 400円の印紙 → 6割
- 1,000円〜2,000円 → 3割
- 10,000円、20,000円 → 年に数件
内訳を出すと、
- 400円 × 約48件（6割）＝ 約19,200円
- 1,000〜2,000円 × 約24件（3割）＝ 約36,000円
- 10,000円・20,000円 × 数件 ＝ 約40,000円前後
👉 印紙代だけで年間 約95,000円前後くらいかかっていました。
400円が多いから安そうに見えるけど、年間80件程度でも合計すると印紙代だけでも結構金額いってますね＾＾；
見落としがちな郵送・印刷のコスト
さらに、紙の契約書にはこんな費用も。
- 郵送代：600円 × 80件 ＝ 48,000円
👉 合計：約48,000円
当社の場合、レターパックプラスで送付していたので、こうしてみると郵送代も結構高いですよね・・・
封筒・ファイル代など、細かい金額を入れれば実際にはもっとかかっていると思います＾＾；
一番しんどかった「時間コスト」
金額以上にきつかったのが、作業時間でした。
- 印刷
- 押印依頼（稟議含む）
- 封入
- 郵送
- 返送待ち
- 不備チェック・ファイリング
これで1件あたり約30~40分はかかっていました。
となると、年間の時間コストは、
- 40分 × 80件 ＝ 約53時間
- 時給2,000円で換算 → 106,000円
総務の時間、ここでかなり削られてたんだな〜と思いますよね。契約書の保管や終わった契約書の整理なども含めるともっと時間かかっているし・・・
【紙の契約書の見えるコストまとめ】
ここまでを整理すると、紙の契約書で発生していた「目に見えるコスト」は次のとおりです。
| 内容 | 年間コスト |
|---|---|
| 印紙代 | 約95,000円 |
| 郵送・印刷等 | 約48,000円 |
| 封筒・ファイルなどの消耗品 | 数千円〜1万円程度 |
| 合計 | 約154,000円前後 |
月に数件でも、ちゃんとお金かかってる…
さらにここに、先ほど計算した時間コストを加えて見ると・・・・
| 項目 | 年間 |
|---|---|
| 実費（印紙・郵送など） | 約154,000円 |
| 時間コスト | 約106,000円 |
| 合計 | 約260,000円 |
お金＋時間で見ると、紙の契約書って思ってた以上に負担大きかったな…と実感しました。
電子契約に切り替えた後の実際にかかったコストは？
ここから、電子契約に切り替えた後の話です。
最初から全部電子化したわけではなく、「まずは一部の契約だけ」という形でスタートしました。
使っているのは ベクターサインです。
最初は従量課金で様子見
ベクターサインは月額固定ではなく、送信した分だけ支払う仕組み。
- 送信料：1通 440円
- 年間80件 → 約35,000円前後
この時点で、
- 印紙代：0円
- 郵送代：0円
もう印紙代だけで元取れてるやん…
電子契約後の時間コストについて
電子契約にしてからは、
- PDFアップロード
- 宛先設定
- 送信
これだけで完了。
1件あたり 5〜10分。
- 10分 × 80件 ＝ 約13時間
- 時給2,000円換算 → 約26,000円
1件40分かかっていた時期に比べて、80,000円の削減！！
106,000円
紙 vs 電子契約！年間コスト比較
| 項目 | 紙 | 電子 |
|---|---|---|
| 実費 | 約154,000円 | 約30,000円 |
| 時間コスト | 約80,000円 | 約26,000円 |
| 合計 | 約234,000円 | 約56,000円 |
👉 年間 約18万円のコスト削減
契約書が月5〜10件でも、確実に経費削減になる！
まとめ
人によっては、紙の契約書にかかっているコストは「たかだか年間23万円くらい」と感じるかもしれません。
でも、電子化することで、
- 印紙代が掛からなくなる
※契約内容や契約方法によっては、紙での締結や印紙が必要なケースもあります。 - 郵送・返送待ちの手間がなくなる
- 契約業務の負担感が軽くなる
といった変化があり、結果的に業務改善と経費削減の両方につながったと実感しています。
金額だけを見ると小さく見えても、日々の業務の中で積み重なっていたストレスや手間が減ったことの効果は、想像以上に大きかったです。
余談ですが、私の会社では1年ほど電子契約を行い、色んな契約書でも運用できるなと気づき・・・
- 雇用契約
- 業務委託契約
- 覚書・変更契約など
「これも電子でいけるな」と感じる場面が増えたので、上司と相談した結果、電子契約の対象書類を広げることにしました。
そこで途中から、ベクターサインの年間360通を好きなタイミングで送れるプラン30の年間コースに変更することに。
- 都度利用から年間プランに変更
- 送信単価が440円→176円に
- 年間コストは 63,360円(2025年12月時点の金額)
都度利用をしていましたが、締結する契約書の幅を広げたので、結果年間コースに変更しました♪それでも、コスパ的にはお得でした◎
電子契約は、最初から完璧に使いこなす必要はありません。
まずは一部の契約から始めて、合いそうなら少しずつ広げていくくらいの温度感でも、十分に効果は感じられると思います。
「契約書が月に数件しかないから…」と迷っている方ほど、一度、数字と実感の両方で見直してみてはいかがでしょうか。
※電子契約の可否や運用方法は、契約内容や社内規程によって異なります。導入時は自社の状況に応じてご判断ください。
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