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お疲れ様です！今日も訪問してくださり、ありがとうございます＾＾
突然ですが、「総務って、一体何をやっている部署なの？」 「総務って無能の集まりでしょ？」 …
そんな心ない言葉に、悔しい思いをしたことはありませんか？
私は総務人事なので人事の仕事もしていますが、人事のほうでも「会社の中のことだけだから楽でいいよね」と言われたことがあります。総務も人事も、言われることはあまり変わらないなと思います。
私も以前の会社では、トラブルあった人がどこにも配属できなくて、最終的に行き着く場所が総務という冷ややかな空気を感じていた時期がありました。
でも、現役総務として断言します。総務は会社を支えるプロフェッショナルです！
この記事では、なぜ総務が誤解されるのかという理由を整理し、周囲からの評価を180度変えるために私が実践している「4つの秘訣」をお伝えします！
先に結論を申し上げると・・・総務が「仕事できない」と思われがちなのは、その業務の特性による誤解が大きいんです。
- 「総務は無能の集まり」「仕事できない」と言われてモヤモヤしている方
- 「誰でもできる仕事でしょ」と言われて悔しい思いをした方
- 周囲からの評価を変えたい総務担当者の方
- 頑張っても評価されず、このまま総務を続けるか迷い始めた方
誤解されがちな理由もあるので・・・これを読んで、その誤解を払拭できればいいなぁと個人的には思っています★
総務や人事が「仕事できない」と思われがちな3つの理由
総務や人事が「仕事できない」と言われてしまう理由は、大きく3つあると思っています。どれも、本人の能力とは別のところにある理由です。
①業務が幅広く「誰でもできる仕事」に見えるから
総務は、オフィス管理、備品発注、福利厚生の整備、社内イベントの運営など、多くの役割を担っています。
「幅広い分野を少しずつ担当する」総務の業務は、未経験者でも１度教えてしまえばできる内容の業務も多いので、「専門性がない」と思われがちです。
そのため、誰でもできる仕事と見られがちのため、他部署で業務が合わなかった社員を受け入れる会社もあります。
実際、私の会社でも部署間でトラブった社員が、異動できる部署がなく、総務に配置された過去もあります。。。
私の場合、前任の方から「これは誰でもできる仕事なので、簡単ですよ」と言われて引き継ぎを受けました^^;
「誰でもできる」って言われるとモチベーションが下がるので、「誰かがやらなければならない仕事」って変換して、庶務業務を特に取り組んでいましたね。
実際に「現場で働いてないんだから、苦労もわからないし楽な仕事だよね」って言われたことがあって…正直めちゃくちゃ悔しかったです。でもそれがきっかけで、総務の仕事を見える化しようと本気で考えるようになりました。
総務は「縁の下の力持ち」とよく言われますが、見えないところで動いているからこそ、こういった誤解が生まれやすいんですよね。
②成果が売上の数字に表れないから
営業のように「売上」という数字が出ない総務は、どうしても成果が見えにくいものです。
そのため、「総務は売上に貢献していない」と見られがちです。
総務の成果が見えにくいのは致しかたない部分はありますが、もし総務がストップしたら、備品は尽き、社内インフラは壊れ、社員は安心して働けなくなります。
何もトラブルがなく、社員が当たり前に働けている状態こそが、私たち総務の最大の成果なんです。
これを「当たり前」で終わらせない伝え方が重要になります。
③依頼が集中して「対応が遅い」と見られやすいから
総務は会社の各部署からの依頼や突発的な対応が多く求められます。
また、設備の対応などは、業者との調整など時間がかかることもあるため、社員の要望にすぐ応えれることができない場合もあるので、「総務の対応が遅い」とどうしても思われがちになります。
総務・人事の1年はこれで埋まっている
「誰でもできる仕事」と言われたときに、いちばん説明しにくいのが仕事の量です。
ひとつずつ取り出すと、たしかにどれも難しくは見えません。でも実際は、これが1年かけて次々にやってきます。私の会社の1年はこうなっています。
| 時期 | 主にやること |
|---|---|
| 1〜3月 | 入社準備／リース契約の更新 |
| 4月 | 入社手続き |
| 5月 | 株主総会の準備／人事異動の準備 |
| 6月 | 人事異動／求人関係／健康診断 |
| 7月 | 学校訪問／登記の手続き |
| 8〜9月 | 比較的落ち着く／健康経営優良法人の申請準備 |
| 10月 | インフルエンザ予防接種 |
| 11月 | 消防訓練 |
| 10〜12月 | 年末調整 |
これは季節で決まっている仕事だけを並べたものです。
私の会社でいちばん残業が増えるのは5月と6月です。株主総会があり、それに合わせて6月に人事異動があるので、通常の仕事の上に総会の準備と異動の準備が同時に乗ります。
給与や社会保険の届出は社労士さんに委託している部分があるので、この表には入れていません。自社で全部やっている会社なら、ここに算定基礎届や労働保険の年度更新が乗ります。
この表、人事の仕事が多く見えるかもしれません。でも総務の仕事にも、時期が決まっているものがあります。
1〜3月はリース契約の更新です。コピー機や社用車など、リースで使っているものには契約期間があります。そのまま続けるのか、入れ替えるのか、やめるのかを期限までに決めないといけません。何もしないと自動で更新されてしまうものもあるので、期限そのものを管理しておく必要があります。
7月は登記の手続きです。定時株主総会で役員が改選されるので、そのあとに役員変更の登記を出します。登記の期限は2週間と決まっていて、過ぎると過料の対象になります。総会が終わってからの2週間が勝負です。
11月の消防訓練も総務の仕事です。日程を決めて、消防署とやりとりして、当日は社員を動かします。これも毎年きちんと回ってきます。
①8月と9月は健康経営優良法人の準備をしています
1年のなかで比較的落ち着くのが8月と9月です。ただ、この時期は健康経営優良法人の申請準備にあてています。
健康経営優良法人というのは、社員の健康づくりにきちんと取り組んでいる会社を「見える化」する制度です。認定しているのは日本健康会議という団体で、経済産業省はその制度設計をしています。「経済産業省が認定する制度」と紹介されていることがありますが、正確には少し違います。
大企業向けの大規模法人部門と、中小企業向けの中小規模法人部門があり、申請の受付は毎年8月ごろに始まって10月ごろまで続きます。認定の発表は翌年の3月です。だから夏に準備をすることになります。
認定されると求人でアピールできますし、金融機関や自治体のいろいろな優遇を受けられることもあります。採用に力を入れている会社ほど効いてくる制度です。
②採用と入社手続きはどの月にもあります
私の会社で実際にいちばん途切れない仕事が採用と入社手続きです。季節で決まっている仕事より、こちらのほうが多いくらいです。
私の会社は新卒が少なく、即戦力の中途採用に力を入れています。中途採用に「この月だけ」はありません。募集も面接も入社手続きも、1年じゅうどこかで動いています。
さらに、嘱託社員の方が毎年退職されるので、その補充も毎年発生します。人が抜ける時期は決まっていても、代わりの人が見つかる時期は決まっていません。
表を見ると「4月が入社手続き」に見えますが、実際は毎月どこかで誰かが入社しています。4月だけ準備しておけばいい、という感覚ではないです。
③季節の仕事の上に毎日の仕事が乗っている
時期が決まっている仕事より、いつ来るかわからない仕事のほうが実は多いです。
- 備品の発注と在庫の確認
- 来客対応・電話対応
- 社員からの問い合わせ（手続き・制度・書類の書き方）
- 社内の設備トラブルの対応
- 慶弔（訃報・お祝い）の対応
- 社用車まわりの管理
こういう仕事には予定表がありません。来たときが締切です。
年末調整を進めている最中に、備品が切れたと言われ、社員から手続きの質問が来て、そのあいだに訃報の連絡が入る。総務・人事の1日はだいたいこうなっています。
ひとつずつは本当に簡単なんです。難しいのは、簡単な仕事が同時に10個来ることのほうです。
1日の終わりに振り返っても、大きな仕事をひとつ仕上げた日はほとんどありません。小さい対応を30回した日、という感じです。
これを他部署の人に説明しても、「じゃあ暇だったんだね」になってしまいます。「無能の集まり」と言われる原因のかなりの部分は、この説明しにくさにあると思っています。
総務や人事は本当に「無能の集まり」なのか？現役の本音
検索窓に「総務」と打ち込むと、「無能の集まり」という言葉が候補に出てくることがあります。
初めて見たときは、正直かなりショックでした。
「無能の集まり」なんて言葉を見ると、自分のことを言われている気がして落ち込みます…。
でも、現役総務として断言できるのは、総務は「できない人の集まり」ではなく、成果が見えにくい場所に置かれた何でも屋のプロ集団だということです。
特に中小企業の総務は、備品発注も、健康診断の手配も、忘年会の段取りも、社会保険の手続きも、コピー機の故障対応も、ぜんぶ守備範囲です。
ひとつひとつは「誰でもできそう」に見えるかもしれませんが、これを同時に、抜け漏れなく、日常を止めずに回すのは、間違いなくスキルです。
一方で、「他部署で合わなかった人の受け皿が総務になっている」会社が実際にあるのも事実です。
ただ、それは会社の人員配置の問題であって、総務という仕事そのものの価値とは別の話なんですよね。
「誰でもできる仕事」って言われるとモチベーションが下がるので、私は「誰かがやらなければ会社が止まる仕事」って変換しています。実際、総務が1週間止まったら会社はかなり困るはずです（笑）
人事が「無能」と言われるのはどんなときか
人事のほうにも「無能の集まり」と言われる場面があります。しかも総務とは理由がまったく違います。
総務は「何をやっているかわからない」から言われます。人事は逆で、やっていることが見えているのに、決めていないことまで人事のせいにされるんです。
①評価も給与も決めているのは人事ではない
人事が文句を言われる場面で、いちばん多いのが評価と給与の話です。
評価面談をするのは管理職です。誰にいくら払うかを決めるのも、最終的には経営と管理職です。人事がやっているのは、決まったことを事務として処理するところです。
それなのに、文句は人事に来ます。
「なんでこんな評価やねん」「この給料はおかしいやろ」って言われるんですけど、私が決めたわけじゃないんです…。
②社員から見える「窓口」が人事だから
評価や給与の文句が人事のところに来るのは、社員から見えている顔が人事だからです。
評価シートを配って回収するのも、締切を催促するのも、給与にかかわる書類をやりとりするのも人事です。制度そのものを決めている人は社員の前に出てきません。だから「この仕組みを作っているのは人事だ」と思われます。
しかも人事は、評価の中身について社員に説明できません。評価は本人と上長のあいだの話なので、人事が横から理由を語ることはできないんです。何も言えないまま聞くことになります。
八つ当たりだとわかっていても、その場では黙って聞くしかありません。「担当ではないので」と返すと、余計に「人事は冷たい」になってしまうので。
③人事は自分の給与の話ができない
地味にこたえるのが、自分の給与について何も言えないことです。
人事は仕事の性質上、社員の給与にかかわる情報を扱います。だからこそ、自分の給与について社内で愚痴を言うことはできません。守秘義務があるので、そもそも給与の話題そのものを避けることになります。
給料が低いと文句を言われたとき、当時は心の中で「私の手取りも20万いってないんですけど」と言いそうになりました（笑）。もちろん言えないんですけど。
「無能」と言われる場面のほとんどは、その人が本当に仕事をしていないからではありません。決めていないことまで引き受ける位置にいるから、そう見えるだけです。
ただ、このあとの4つはまだ会社の見方が変わる余地がある場合の話です。役員まで「総務は雑用係」で固まっている職場だと、こちらがどれだけ工夫しても評価は動きません。
もう十分やったと感じているなら、これ以上工夫を増やさなくても大丈夫です。総務・人事の経験が他の会社でどう見られるのかだけ先に知っておくと、それだけでも気持ちが軽くなります。
「無能の集まり」と言われないために心がけている4つのこと
「総務はできない人の集まり」と言われないように、私が普段から意識していることをご紹介します。
①頼まれた仕事は即対応で信頼の貯金を作る
他部署からの依頼や突発的な対応が多い総務だからこそ、可能な限り依頼された仕事はすぐ取り掛かることを心がけています。
私が最も大切にしているのは、「圧倒的なレスポンスの速さ」で信頼の貯金を作ることです。
例えば、社員から頼まれる「就労証明書」。
これは子供を持つ社員にとって、お子さんの保育園入園や学童の申し込み等に関わる大事な書類です。
私はこれを「即日発行」するようにしています。
「うちの総務は仕事が早い！」という安心感が、そのまま「デキる総務」という評価に直結します。
依頼内容は、特に優先順位をつけつつ、対応スピードを落とさないことで「対応力がある総務」という印象を持ってもらえるよう努めています。
誠実に対応をしていくと、「困ったらまず総務に相談しよう」と思ってくれる社員が増え、総務の仕事を理解してくれる社員も増えます。
優先度にもよりますが、私も社員みんなのお困りごとに対しては、できる限り、先に対応するようにしています。
すぐに着手できない重い案件でも、「〇日までに一次回答します」と伝えるようにしています♪
②問題が起こる前に先回りして動く
総務の真価が問われるのは、実は「何も起きていない時」の動き方です。
他部署から「困った！」と相談が来る前に動く、「先回り対応」を意識してみましょう。
以前、 大事な会議の前に「複合機のトナーが切れた！」と社員が慌てて総務に駆け込んできたことがありました。
その時は在庫があったので事なきを得ましたが、もし在庫がなかったらと思ったら、とても焦りました・・・
それ以来、年間スケジュールを確認して、会議や説明会などが多い月は事前に多めに発注するようにしました！
このように先回りして「トラブルを未然に防ぐ」習慣がつくと、不思議と「総務への突発的なクレーム」が減っていくことに気づきました。
正直なところ、総務が先回りして完璧に準備していても、誰からも気づかれないことの方が多いです（笑）。
「何も起きずに、みんなが淡々と仕事をしている」その静かな日常こそが、先回り対応が成功している証拠です！
派手に褒められることはなくても、「総務に任せておけば、トラブルが起きないから安心だ」という、言葉にならない静かな信頼が積み重なっていきます。
私の場合、衛生管理者まわりは総務の担当なのに、総務には資格を持っている人がいませんでした。
これも先回りのひとつだと思って、自分から申し出て資格を取りました。
③業務の成果を数値化・可視化する
「総務って、結局何をやっているの？」と言われないために、私は「業務の見える化」を徹底しています。
実は以前、一生懸命働いているのに「総務は楽そうだね」といわれ、とても悔しい思いをしたことがありました。
そこで意識するようになったのが、「やったことを数字に落とし込む」ことです。
具体的には、このような数字を月次報告に盛り込むようにしました。
- 消耗品の削減
仕入れ先の見直しで、備品コストを月1万円カット - 対応スピードの可視化
1ヶ月に受けた相談30件のうち、9割を即日解決 - ペーパーレス化
申請書類のデジタル化で、年間約20時間の事務作業を削減
こうして数字で示すようになってから、評価面談でも上司にも「コスト削減に貢献してくれてありがとう」と、ポジティブな言葉をかけられることが増えたんです！
「頑張っています」という言葉よりも、「○件対応しました（月○円削減しました）」という数字の方が、周囲には何倍も説得力を持って伝わりますよ。
④他部署のニーズを聞きコミュニケーションを強化する
総務の仕事って、デスクで淡々と仕事をこなすだけじゃありません。
私は、「他部署のリアルな声」を聞くことを何より大切にしています。
例えば、更衣室前ですれ違った時に「最近、寒いですね。作業服の中に何枚着込んでいますか？」と世間話をしたり、備品を取りに来た社員に「使い勝手どうですか？」と聞いてみたり……。
実は、こうした何気ない雑談の中に「実はあそこの備品、使いにくいんだよね」「あの手続き、もっと簡単にならないかな」といった本音が隠れていることが多いんです。
直接「何か要望はありますか？」と聞いてもなかなか出てきませんが、日頃から「話しやすい人」でいることで、トラブルになる前の「小さな不満」を教えてもらえるようになります。
「総務に言えば、なんとかしてくれるかも」と思ってもらえる距離感が、結果としてスムーズな仕事に繋がっている気がします。
「総務は勝ち組」と言われることもあります
「無能の集まり」と検索すると、まったく逆の言葉も一緒に出てきます。「総務は勝ち組」「総務は楽そう」です。
同じ仕事が、片方では見下され、片方ではうらやましがられています。どちらが本当なのか、現役として正直に書きます。
①「残業が少ない」は半分だけ本当
総務・人事に、営業のように数字を追いかけて夜まで走り回る仕事はありません。落ち着いている月は、たしかに落ち着いています。
ただ、総務・人事の忙しさは会社の行事で決まります。
私の会社だと、5月と6月の残業が多いです。株主総会があり、それに合わせて6月に人事異動があるからです。この2か月は、通常の仕事に加えて総会の準備と異動の準備が同時に走ります。
つまり「残業が少ない仕事」ではなく、「忙しい時期が決まっている仕事」です。しかもその時期を自分で選べません。会社のカレンダーが決めます。
落ち着いている月に「総務って楽そうだね」と言われるのは、まあわかります。5月と6月に同じことを言われると、ちょっと待ってとなります。
②いちばん大変なのは部署間の調整
正直なところ、いちばん大変なのは部署と部署のあいだに立つことです。
総務・人事の仕事は、部署と部署のあいだを調整することそのものだと言ってもいいくらいです。
- こちらを立てるとあちらが困る
- どちらの言い分もわかるが、決めないと前に進まない
- 決めたら決めたで、片方から文句が来る
この調整には、正解がありません。だから終わりもありません。
ぶっちゃけ、言われた仕事だけをやっているほうがずっと楽です。調整は、うまくいって当たり前ですし、うまくいかなかったときだけ名前が出ます。
そして調整は、どれだけやっても成果として残りません。「あのとき間に入ってまとめた」という仕事は、記録にも数字にも出てこないんです。
「総務は何をやっているかわからない」と言われる理由の大きな部分は、ここにあると思っています。仕事の中身がそもそも人に見せにくいんです。
③勝ち組かどうかは調整が苦にならないかで決まる
総務が勝ち組かどうかは、部署間の調整が苦にならないかどうかで決まると思っています。
安定していて、数字のノルマに追われないのは事実です。その意味では、たしかに恵まれている部分があります。
ただし「言われた仕事だけを黙々とやりたい人」には向きません。総務・人事の仕事は、言われる前に動くことと、誰かと誰かのあいだに立つことでできています。ここが苦にならないかどうかで、同じ仕事が「勝ち組」にも「やめとけ」にもなります。
向いていないと感じることは、能力の問題ではありません。合う合わないの話です。
頑張っても評価されないまま消耗してしまったら
評価を変えるための工夫をしても、それがまったく効かない職場はあります。
ただ、正直に言います。
どれだけ即対応しても、数値化しても、総務の働きを評価する文化がそもそも無い会社も存在します。
「総務は雑用係」という空気が役員レベルで固まっている職場だと、個人の努力だけで評価を変えるのには限界があります。
もし「もう十分頑張ったのに、ずっと『できない人』扱いのまま」という状態が続いているなら、それは能力の問題ではなく、環境の問題かもしれません。
私自身、派遣から総務人事の正社員に転職した経験がありますが、環境が変わるだけで同じ働き方への評価が全く変わることは本当にあります。
総務・人事などバックオフィス専門の転職支援サービスなら、今の経験が他の会社でどう評価されるのかを無料で聞くことができます。
すぐに転職する気がなくても、話を聞いてもらうだけで自分の市場価値がわかって気持ちが軽くなるので、消耗しきる前の「避難先」として知っておいて損はないです。
どこに相談すればいいかわからないときは、総務・人事の求人を扱うエージェントを比べた記事もあります。
まとめ
「総務は無能の集まり」という言葉は、単なる誤解に過ぎません。
やっていることが人に見えにくいだけです。季節の仕事の上に予定表のない仕事が乗っていて、部署のあいだに立つ調整は記録にも数字にも残りません。だから「今日は何をしていたのか」が説明しにくくなります。
まずは「頼まれたことに1分以内にレスポンスする」ことから始めてみませんか？
小さな積み重ねが、「会社に欠かせない存在」への一番の近道です。
ただ、どれだけ工夫しても評価が動かない会社もあります。そういうときは、頑張り方を変えるより、場所を変えるほうが早いこともあります。
どちらが正しいという話ではありません。自分がどこまでやれたと思えるか、それだけの違いです。
ぜひ、参考にしてみてください！
同じ仕事量なのに給料が動かないときは、評価面談で伝える中身を変えるだけで査定が動くこともあります。
「誰でもできる仕事」と言われて悩むときは、総務を続けて実際に何が身についたのかも見ておくと、反論できる材料になります。
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