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有給の5日取得義務って、実際に総務人事は何をチェックすればいいんですか？基準日もバラバラで、正直ちゃんと管理できているか自信がなくて…。
有給休暇の消化状況を社員ごとに把握するのって、地味に手間がかかりますよね。
私の会社は勤怠システム（タッチオンタイム）を使っていて、消化が危ない社員が出るとアラートで気づける仕組みになっています。
ただ、基準日の決め方や管理簿の話までは、システムまかせにできない部分もあります。
この記事では、有給5日取得義務の対象・罰則から、総務人事が実際にどうチェックしているか、基準日を統一する運用の実例までまとめています。
管理簿の作成義務や、按分計算が必要になるケースまで…ぜひ参考にしてくださいね！
- 有給5日取得義務の対象・罰則を確認したい方
- 勤怠システムでのチェック方法を知りたい方
- 基準日を統一する運用（斉一的取扱い）を検討している方
- 年次有給休暇管理簿の作成・保存義務を確認したい方
【結論】有給5日義務は基準日から1年以内に5日取得させること
有給5日義務でよく聞かれるのは、この5つです。
| よくある疑問 | 答え |
|---|---|
| 対象になるのは？ | 年10日以上の有給休暇が付与される労働者 |
| 何をすればいい？ | 基準日から1年以内に5日、会社が時季を指定して取得させる |
| 守らないとどうなる？ | 労働基準法120条により会社が対象者1人につき30万円以下の罰金 |
| 基準日は統一できる？ | 前倒し付与が条件で、統一する運用（斉一的取扱い）も認められている |
| 管理簿は必要？ | 作成必須。時季・日数・基準日を記録し3年間保存 |
有給5日取得義務とは
有給5日取得義務の対象になるのは、年10日以上の有給休暇が付与される労働者です。
会社は、その人の基準日から1年以内に5日について、時季を指定して取得させる必要があります。
基準日とは、その人に年10日以上の有給休暇を付与した日のことです。
「使用者は、第一項から第三項までの規定による有給休暇（中略）の日数のうち五日については、基準日（中略）から一年以内の期間に、労働者ごとにその時季を定めることにより与えなければならない。」
本人が自分で5日以上取得している場合や、計画的付与で5日に達している場合は、会社が時季指定する必要はありません。
守らなかった場合は、労働基準法120条により、会社が対象者1人につき30万円以下の罰金の対象になります。
総務人事がやること！勤怠システムのチェックと声かけ
総務人事がやることは、大きく2つです。
①勤怠システムのアラートで消化状況を確認する
私の会社はタッチオンタイムを使っていて、消化できなさそうな社員がいると画面左側にアラートが出ます。
これを、管理者である私がチェックしています。
基準日から半年が経ったタイミングでは、まず朝礼などで全員に向けてアナウンスしています。
「今年度入ってから有給休暇を取得していない人が○人います。計画的に年5日取得するようにしてください。」
②消化できなさそうな人には課長経由で伝える
残り3ヶ月になっても取得が0〜3回程度にとどまっている人がいたら、朝のミーティングなどで各課長に伝えています。
そこから、課長本人に直接伝えてもらう流れにしています。
総務人事から社員に直接言うより、現場の上司から伝えてもらうほうが、本人も動きやすいと感じています。
有給休暇の基準日をどう決めるか
有給休暇の基準日には、大きく2つの決め方があります。
| 決め方 | 特徴 |
|---|---|
| 入社日基準（個別） | 社員ごとに基準日が違うので、毎月誰かの基準日が来る |
| 統一基準日（斉一的取扱い） | 全社員の基準日をそろえる。前倒し付与が条件 |
私の会社は、毎年4月に一斉付与する統一基準日を採用しています。
入社から半年後に初回付与があり、その後は毎年4月に付与されます。
中途採用で半年目が2月に来た人も、次は2ヶ月後の4月に2回目の付与を受けます。
統一基準日にしてから、基準日を毎月チェックする必要がなくなったので、正直かなり楽になりました。中途採用の人の初回付与だけは個別に見ていますが、それ以外は4月にまとめて確認するだけで済みます。
統一基準日にすると、前の基準日から次の基準日までの期間が1年より短くなる人が出てきます。
たとえば私の会社では、中途採用で入社半年後が2月に来た人は、次の基準日（4月の一斉付与）までがたった2ヶ月しかありません。
この場合、「1年で5日」のルールをそのまま2ヶ月に当てはめると厳しすぎるので、期間の長さに応じて必要な日数を減らせる決まりになっています。
「履行期間（中略）の月数を十二で除した数に五を乗じた日数について、当該履行期間中に、その時季を定めることにより与えることができる。」
計算式は「重複期間の月数÷12×5」なので、2ヶ月なら2÷12×5＝0.83日となり、実務上は1日取得させれば足ります。
前倒しの幅が大きいほど必要な日数も増え、厚労省の例では重複期間が18ヶ月なら7.5日以上になるケースも紹介されています。
また、一度前倒しして基準日を統一したら、翌年以降も同じかそれ以上前倒しし続ける必要があり、途中で通常の間隔に戻すことはできません。
たとえば中途採用で2月に半年目が来た人を、今年は前倒しして4月の統一基準日に乗せたのに、来年は「やっぱり本来の基準日（入社から1年6ヶ月後）に戻します」とやるのはNG、ということです。
「次年度以降の年次有給休暇の付与日についても、初年度の付与日を法定の基準日から繰り上げた期間と同じ又はそれ以上の期間、法定の基準日より繰り上げること。」
私の会社のように毎年4月に一斉付与を続けている限りは、この条件を自然に満たしていることになります。
勤怠管理システムで有給休暇取得チェックの手間を減らす
有給の消化状況を毎月手作業で確認するのは、想像以上に手間がかかります。
勤怠管理システムを導入すると、消化できていない社員をアラートで自動的に教えてくれるので、確認の手間がぐっと減ります。
まだ紙やExcelで管理している場合は、クラウド勤怠管理システムの導入を検討してみるのも一つの方法です。
私の会社が使っているタッチオンタイムは、勤怠管理に特化したシステムで、年末調整やマイナンバー管理には使えません。
勤怠管理システムを選ぶときは、給与計算までまとめて管理したいかどうかで、向いているサービスが変わってきます。
①勤怠管理と給与計算をひとつにまとめたい
②年末調整やマイナンバー管理も一元化したい
③給与計算ソフトの変更もあわせて検討している
こうした希望があるなら、候補になるのがスマレジ・タイムカードです。
タッチオンタイムのような勤怠管理専門のシステムとは違い、年末調整やマイナンバー管理までまとめて効率化したい会社に向いています。
0円から導入でき、30日間はすべての機能を無料で試せます。
記録方法も自由に選べて、登録事業所数182,000以上で導入されているので、幅広い業種で使いやすいのも特徴です。
年次有給休暇管理簿の作成・保存義務
有給休暇を取得させたら、年次有給休暇管理簿を作成する必要があります。
- 取得した日付
- 取得した日数
- 基準日（有給休暇を付与した日）
紙で管理していたころは、これらを「基準日」という項目名で分けて記録していたわけではありませんでした。
たとえば「4月1日時点で10日付与」のように基準日時点の付与日数を書いておき、そこから有給を取得するたびに日数を差し引いていく残日数管理の形でした。
今はタッチオンタイムを使っているので、こうした情報はシステム上で一目でわかるようになっています。
この管理簿の作成・保存は、労働基準法とは別に、労働基準法施行規則24条の7で定められています。
「使用者は（中略）時季、日数及び基準日（中略）を労働者ごとに明らかにした書類（（中略）「年次有給休暇管理簿」という。）を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後五年間保存しなければならない。」
この5年間も、施行規則の附則により、当分のあいだ3年間に短縮されています。
労働者名簿や賃金台帳とあわせて作成してもよく、システム上で管理してもかまいません。
まとめ
有給5日義務の管理について、ポイントでまとめます。
①対象は年10日以上の有給が付与される人
②基準日から1年以内に5日、会社が時季指定して取得させる
③守らないと会社が対象者1人につき30万円以下の罰金
④基準日は入社日基準か統一基準日かを選べる。統一するなら前倒し付与が条件
⑤年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存する
基準日の決め方ひとつで、毎月のチェックの手間はけっこう変わります。
自社に合う管理方法を見つけて、無理なく続けられる形にしていただければと思います。
ぜひ、参考にしてみてください！
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