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総務の仕事って、スキルがつかない気がしませんか？現場の社員は資格を持って働いているのに、自分は誰でもできる仕事ばかりで…。
総務の仕事をしていると、自分には専門性がないなぁと感じること、ありますよね。
現場の社員は溶接をしたり、電気工事の資格を持っていたりします。
総務の仕事は、素人の延長線でもできてしまうものばかり。
私も「このままで大丈夫かな」と思ったことが、何度もあります。
この記事では、総務でスキルがつかないと感じる理由と、ひとり総務を続けて実際に身についたことを書きました。
逆に身につかなかったことや、転職サイトのキャリアカウンセリングで言われた言葉まで…ぜひ参考にしてくださいね！
- 総務の仕事でスキルがつかないと不安になっている方
- 現場の社員と自分を比べてへこんでしまう方
- このまま総務を続けていいのか迷っている方
- 総務の経験が転職で評価されるのか知りたい方
総務はスキルがつかないと感じる3つの理由
私自身、総務を続けてきて「私って何ができるようになったんだろう」と思った場面があります。
思い返してみると、理由は3つありました。
①資格を持つ現場の社員と比べてしまうから
私の会社は製造業なのですが、現場の社員は溶接や電気工事の資格を持っています。
資格があると、辞めてもすぐに次の転職先が決まります。
採用する側から見ても、喉から手が出るほど欲しい人材です。
総務は事務なので、これといった武器がありません。
求人を出す側にまわると、余計にそう思います。資格が書いてある履歴書は、それだけで「会ってみたい」になるんです。総務の募集には、その一行にあたるものがありません。
②困ったらとりあえず総務に配置されるから
人が余ったときや、どこにも配属できない人が出たとき、とりあえず総務に置かれることがあります。
現場が合わなかった人、体調の都合で今までの仕事を続けられなくなった人・・・
行き先に困ると、まず名前が挙がるのが総務です。
事務ならとりあえずできるでしょう、という前提があるんだと思います。
でも実際に来てもらうと、覚えることは山ほどあります。
手続きには期限があるし、法改正も毎年のように入ってきます。
それでも「総務は誰でもできる」というイメージだけが残るんですよね。
配置に困ったら総務、という空気は前の会社でも感じていました。トラブルのあった人が最後に行き着く場所、みたいな見られ方です。
③成果が形に残らないから
総務の仕事は、終わったあとに何かが残るわけではありません。
営業なら売上の数字、現場なら作った製品が残ります。
総務に残るのは、何も起きなかったという事実だけです。
健康診断を全員に受けてもらっても、年末調整を期限内に終わらせても、誰からも何も言われません。
声がかかるのは、ミスやトラブルがあったときだけ。
できて当たり前と思われている仕事は、成果として数えてもらえないんですよね。
毎年同じことを繰り返しているだけのように思えて、自分が成長している実感がわかないんです。
ひとり総務を続けて身についた4つのこと
スキルがつかないと感じる一方で、続けているうちに自然と身についたこともあります。
①株主総会や取締役会を通じて覚えた会社法
株主総会や取締役会の準備は、総務の仕事です。
議案の資料をつくって、招集通知を出して、当日は議事録をとります。
役員が変わった年は、そのあとに登記の変更申請まで続きます。
資料づくりのほうは、前回のものを見れば「このときはこう書いたな」と思い出しながら進められます。
毎回ゼロからつくるわけではないので、そこまで身構えなくても大丈夫です。
大変なのは登記です。
どの役職の人が変わるのか、その年が改選にあたるのかどうかで、やることが変わってきます。
しかも期限は2週間しかないので、総会が終わってから慌てて調べ始めると、いつもバタバタしてしまうんですよね。
取締役の任期は2年、監査役は4年。この管理を間違えると過料の対象になるので、役員の任期はエクセルで追いかけています。
自分で登記をやってみた話は、こちらにまとめています。
②社長のアポ調整で身についた秘書のような動き
秘書でもなんでもないのに、社員から社長の予定を聞かれます。
「社長っていつ空いてますか」「打ち合わせの時間を取ってもらえませんか」と、総務だからという理由で頼まれるんです。
最初は、なんで私が、と思っていました。
それでも続けていると、だんだん考えて動くようになります。
相手と社長の関係性を見て、どの順番で会ってもらうかを決める。
社長は職場から遠いところに住んでいるので、直行や直帰ができる時間帯に寄せる。
気づいたら、秘書のような動きが身についていました。
資格はまだ取っていませんが、秘書検定の本を読んだだけでも言葉づかいや来客対応の迷いが減りました。
③仕事を減らす段取り力
ひとり総務は、自分で仕事のやり方を決められます。
議事録を文字起こしに任せたり、頭を使う仕事を午前中に寄せたり。
やり方を組み替えて、残業を月15時間から0時間にできました。
④衛生管理者の資格と安全衛生の知識
総務は職場の安全衛生も担当します。
私は衛生管理者の資格を取って、職場巡視や健康診断の手配をするようになりました。
健康経営優良法人の認定も、準備を担当して無事に取れています。
正直に言うと身につかなかったこと
身についたことばかり書きましたが、身についていないこともあります。
私の会社は顧問社労士と契約していて、給与計算や年末調整の主な作業は社労士さんの担当です。
そのため、計算の細かいところまでは分かっていません。
作業の流れが見えないと、年末調整の全体スケジュールもいまいちつかめないんですよね。
人事労務システムのSmartHRを導入したときも、社会保険の手続きなどの具体的な作業が分からなくて少し困りました。
何がどこまで自分の担当なのかは、会社によってかなり違います。
総務のスキルは外の会社で通用するのか
総務の仕事は、業種を問わずどの会社にもあります。
社員がいる限り、入退社の手続きも備品の管理も安全衛生も必要になるからです。
ただ、自分の経験がどのくらい評価されるのかは、社内にいると分かりません。
同じ仕事をしている人が社内にいないので、比べようがないんです。
私も一度、転職サイトに登録してみました。
キャリアカウンセリングで言われたのは、この言葉です。
総務人事として携わってきた仕事はどの業種でも使えるものだから、自信を持って良いんですよ。
誰でもできる仕事だと思っていたことが、外から見れば「どの業種でも使えるもの」でした。
転職先が決まったわけではありませんが、それでも少し自信がつきました。
総務や人事のようなバックオフィスの仕事に絞って相談できる転職サービスなら、今の経験がどんな求人につながるのかを教えてもらえます。
総務でも武器になる資格を取ってみる
事務の仕事でも、資格があれば「これができます」と言える武器になります。
総務の仕事に近いところだと、衛生管理者や簿記、秘書検定あたりです。
私は衛生管理者を取ってから、職場巡視や健康診断の手配をまとめて任せてもらえるようになりました。
秘書検定のほうは本を読んだだけですが、それでも来客対応の迷いは減っています。
受験のしやすさも難易度も資格によってかなり違うので、どれから取るか迷ったらこちらも見てみてください。
とはいえ、まとまった勉強の時間はなかなか取れませんよね。
スマホで少しずつ進められる講座なら、子どもを寝かしつけたあとの15分でも続けられます。
オンスク.JPは月額1,078円で、秘書検定や簿記、衛生管理者などの講座が受け放題です。
まとめ
総務でスキルがつかないと感じるのは、これといった資格がなく、成果も形に残らないからだと思います。
それでも続けていれば、会社法の知識や段取り力、安全衛生の知識は積み上がっていきます。
一方で、社労士に任せている給与計算のように、身につかない部分があるのも正直なところです。
誰でもできる仕事だと思っていたことが、外から見ると違って見えることもあります。
ぜひ、参考にしてみてください！
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