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総務担当者の中には、社内でのコミュニケーションや社員の健康促進を目指して、社内イベントを企画している人も多いのではないでしょうか？
社内イベントは部署の垣根を超えた交流の場として、会社への愛着につながったり、社員のモチベーションアップにもつながります。
しかし、社内イベントを運営する側からすれば「全員が楽しめるようにするにはどうすればよいのか」「予算を抑えつつ効果的なイベントを実施したい」という課題も少なくありません。
そこで今回は、無理なく予算を抑えて進められる社内イベントの内容や運営方法の実体験をご紹介します。
【目的】社内イベントは「健康経営の一環」で始めたらスムーズに！
社員イベントをなんとなくやっている・・・という企業さんいませんか？
主催者がなんとなく社内イベントをやってしまうと、社内イベントの意義を見失ってしまいます。
私の会社で行っている社内イベントの目的は、大きく分けて2つあります。
- 部署を越えたコミュニケーション促進
普段はあまり接点のない社員同士が交流することで、会社全体の一体感を高め、協力的な環境を築きやすくする目的もあります。特に、コロナが流行してからはマスク姿で勤務している人も増えているので、顔を合わせる機会が減っているからこそ、イベントで一度に交流できる場は貴重です。 - 社員の健康維持・促進
社員が心身ともに健康であることは、業務の生産性にも直結します。リフレッシュできる場を提供し、心の余裕やコミュニケーションの活性化を図っています。
こうした目的から、私の会社の社内イベントは「全員参加」を基本方針としています。
中には「このご時世、全員参加は難しくない？」と苦言をする管理職の方もいましたが、幸い「健康経営」にも取り組んでいましたので、「健康経営の一環として取組みます」と伝えると納得してくれました。
しかし、プライベートを優先にしたい社員もいるため、当然ながら参加に抵抗がある方や業務優先の方もいます！！！
そのため、イベントの時間設定に工夫を施し、誰でも気軽に参加できるようにしています。
【時間】は全社員参加型なら開催時間を工夫！
私の会社の社内イベントの場合、業務時間が終わる「定時の2時間前」にスタートし、定時には終了する形で運営しています。
例えば、通常の業務終了時間が18時であれば、16時から18時までの2時間がイベントの時間です。
この時間設定のメリットは次の通りです。
- 心理的なハードルを下げる
業務時間内での開催であれば、参加しやすいと感じる社員が多いです。特に、「業務外の時間に会社でイベント」となると参加が負担になることもありますが、業務中の設定なら無理なく参加しやすいでしょう。 - 業務への影響を抑える
イベントを定時の後に設定すると、次の日への疲れや予定の影響が心配です。しかし業務時間内の設定であれば、その後の業務時間やプライベート時間に支障をきたすこともなく、社員もスケジュールを組みやすくなります。
イベントの時間を業務内に設定することで、負担を感じにくい形で参加しやすい環境を作ることができます。
【イベント内容】は社内クイズで一体感を作る
私の会社の社内イベントのコンテンツのひとつが「社内クイズ」です。
イベントでの社内クイズの特徴は、会社や社員についての知識を楽しく深める内容です。
クイズの具体例として、以下のような問題を用意しています：
- 誰の小さい頃の写真でしょう？
社内の雰囲気が和やかになり、社員の個性を知るきっかけになります。予想以上の盛り上がりを見せることも多く、チーム全体の一体感が生まれます。 - 若手社員に関するクイズ
「今年入社した○○さんがやっていた部活動は？」など、新人社員に関する問題で、周囲に馴染むきっかけを作ります。 - 「次年度の目標売上はいくら？」
会社の経営方針やビジョンに関するクイズを出題します。たとえば「経営理念のこの部分に当てはまる言葉は？」や「次年度の目標売上はいくら？」といった質問を通じて、トップの考え方を社員に浸透させることができます。
クイズ内容は多岐にわたり、参加者同士の会話が自然と生まれるため、コミュニケーションのきっかけにもなります。
このように、ただのゲームではなく、社員同士が知識を共有し、会社について再確認する場となる点も社内クイズの魅力です。
実際に出した問題は「会社の創業年はいつ？」「今期の売上高目標はいくら？」など。「え、知らなかった！」という声が多くて盛り上がりました（笑）。数字や歴史を絡めると、クイズをきっかけに社員が会社のことをもっと知るきっかけにもなります。
【飲食】で和やかな雰囲気を演出
社内イベントをする際には、ちょっとし軽食もあると社員は喜びます。
前述しましたが、私の会社の場合、「健康経営の一環」としての社内イベントだったので、飲み物はノンアルコールに限定し、低カロリーのお菓子や軽食を用意しています。
軽食があった方が社員同士の話のきっかけにもなるので、なるべく手軽なものを用意するにようにしています。
私の会社では、ケータリングサービスを利用して飲食を手配しています。前日や当日に準備する手間がなく、見栄えのよい料理をテーブルに並べてもらえるので、総務の負担も大幅に減りました。120名規模で飲食費は全体で約15万円（1人あたり約1,250円）。コスト感的には許容範囲内でありながら、雰囲気を一気に盛り上げてくれます。
ケータリングはお弁当を個別配布するより会話が生まれやすくておすすめです。「これ何の料理？」「おいしい！」って会話から自然と交流が始まります。健康経営の一環なのでノンアルコール・低カロリー中心にしていますが、品数が多いと満足度も高いです。
【景品】でモチベーションアップ
どんなイベントでも、参加者の意欲を高めるためには「ちょっとした楽しみ」が欠かせません。
私の会社の場合、イベントではちょっとした景品を用意するようにしています。
景品を提供してくれるのは、管理職や社長などの役員陣です。
例えば、社長からのちょっとしたサプライズギフトや、珍しいアイテムがあると、社員たちも参加する意欲が増します。
具体的な景品の例としては以下のようなものがあります：
- 某有名コーヒーチェーンのギフトカード
- おしゃれな文房具や生活雑貨
- オフィスグッズのプレゼント
景品を通して普段はあまり交流のない役員陣との距離感が縮まることもあり、特に社員にとっては楽しいサプライズになります。
【費用】予算を抑えつつ、最大限に楽しめる工夫を！
最後に、社内イベントを予算内で充実させるポイントをいくつかご紹介します。
- 社内の備品や既存設備を活用
特別な予算をかけずに、会議室を利用したり、社内共有スペースで開催するだけでも十分です。
プロジェクターやホワイトボードを使えば、クイズの発表や景品の展示なども演出できます。
私の会社では、食堂を利用しています。 - ゲームやアクティビティを活用
特別な道具が不要なゲーム、たとえばチーム対抗のイントロクイズや「ジェスチャーゲーム」なども簡単なのでおすすめです。
社員同士のコミュケーションを促進するには、簡単なレクリエーションは必須です。 - デジタルツールを活用
クイズの出題にスライドを作成したり、オンライン投票で回答を集めたり、ツールを活用することで運営の手間を省けます。無料のツールも多く存在するため、低コストでの運営が可能です。
実際にやってみた社内イベントの数字まとめ
参考までに、私の会社で実際に開催した社内イベントの実績数字を共有します。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 参加人数 | 約120名 |
| 1人あたり予算 | 3,000円以内 |
| 総予算目安 | 36万円以内 |
| 飲食 | ケータリング（全体約15万円・1人約1,250円） |
| 景品 | 映画ペアチケット・テーマパークチケット・マッサージ機など |
| 参加形式 | 業務時間内：全員参加／定時後：任意参加 |
景品は映画のペアチケットやテーマパークのチケット、マッサージ機など「当たったら嬉しい！」と思えるものを意識して選んでいます。飲食はケータリングにすることで準備の手間を省きつつ、見栄えも◎。1人3,000円以内に収めていますが、工夫次分で十分盛り上がれます！
「参加率を上げたい」という場合は、業務時間内での開催が効果的です。定時後の任意参加だとどうしても参加しにくい社員が出てくるため、重要なイベントは業務時間内に組み込むのがポイントです。
やってみてわかった！次回改善したいこと
実際にやってみると「これはやっておけばよかった！」という反省点も出てきます。同じ失敗をしないために共有します。
一番の反省は席順を最初に決めなかったこと。いつものメンバーで固まってしまって、普段あまり交流のない人同士の交流が生まれにくかったんです。次回は最初にくじ引きで席順を決めるようにしようと思っています！
社内イベントの目的が「社員間の交流促進」であれば、席をランダムに決めるひと工夫が大切です。「いつもの仲間とだけ話して終わった…」にならないよう、運営側で意図的に席をシャッフルするのがおすすめです。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
社員同士のコミュニケーションを促進する社内イベントは、会社全体の活性化や健康経営に大きく貢献します。
限られた予算内でも、クイズや時間設定、景品といった工夫で、多くの社員が楽しく参加できる場が提供できます。
「お金をかけずに、楽しい社内イベントを作る方法はないか？」と悩んでいる総務担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください♪
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