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取引先から届いた電子契約、念のため印刷して保存してるんですが…そもそも印刷して保存していいの？収入印紙もいるんでしょうか？
取引先から電子契約が届くようになって、ふと気になるのがこれですよね。
私の会社は、まだ電子契約を導入していません。
でも、取引先から電子契約を求められて「受ける」ことは増えてきました。
そのときは念のため印刷して、ほかの契約書と一緒にファイルしています。
この記事は、電子契約を「受け取る側」の総務担当者に向けて、印刷した控えに収入印紙はいるのか、そもそも印刷して保存していいのかを、私の会社の実際の保管方法まで含めて正直にまとめました。
- 取引先から届いた電子契約を印刷して保存していいのか知りたい方
- 印刷した控えに収入印紙がいるのか気になっている総務担当者さん
- 自社はまだ電子契約を導入していないけれど受けることはある方
- ほかの会社がどう保管しているのか知りたい方
【結論】電子契約に収入印紙は不要！
先に結論からお伝えします。
電子契約（電子データでやり取りする契約）には、収入印紙はいりません。
そして、受け取った電子契約を念のため印刷してファイルした場合も、その印刷した控えに印紙を貼る必要はありません。
ただし、印刷したものに署名・押印して「正式な契約書（正本）」として作り直す場合だけは、印紙が必要になることがあります（あとでくわしく説明します）。
なぜ電子契約は収入印紙がいらないの？
収入印紙（印紙税）は、そもそも「紙の文書」にかかる税金です。
電子契約は電子データでやり取りするので、この「紙の文書」に当たりません。
国税庁も、電子データ（PDFなど）は課税対象の「文書」に含まれないため、印紙税はかからないという見解を示しています。
印刷した控えに収入印紙はいる？
では、印刷した控えはどうでしょうか。
結論から言うと、印刷しただけの控え（写し）には、収入印紙はいりません。
印紙税がかかるのは「課税文書を作成したとき」で、単なるコピー（写し）は”作成”に当たらないからです。
私も、取引先から受けた電子契約は念のため印刷して保存していますが、これはあくまで保管用の控えなので、印紙は貼っていません。
ただし、1つだけ注意点があります。
印刷したものに改めて署名・押印して、「これが正式な契約書（正本）です」という扱いにすると、その紙が課税文書になり、印紙が必要になることがあります。
ポイントは、「紙の正本を新しく作らない」こと。
ファイル用の控えとして印刷するだけなら、印紙は不要です。
印刷してファイルしてるだけなら大丈夫なんですね。ずっと気になっていたので、ホッとしました。
そもそも電子契約を印刷して保存するのはアリ？
印紙の次に気になるのが、ここだと思います。
結論から言うと、印刷して手元に置いておくこと自体は問題ありません。
ただし、1つだけ知っておきたいことがあります。
それは、電子で受け取った契約書は、電子データのままでも保存しておく必要があるということです。
電子帳簿保存法というルールで、電子で受け取った取引書類は電子データで保存することが決められています。
つまり「印刷したから元データは消してOK」ではなく、元のPDFなどはきちんと残しておく必要があります。
紙の印刷は、あくまで見やすさや社内確認のための”おまけ”と考えると分かりやすいです。
紙と電子が混ざっている会社の保管方法
ここからは、私の会社が実際にどうしているかをそのままお伝えします。
正直に言うと、うちはまだ全部を電子契約に移行できていません。
紙の契約書と、取引先から受け取った電子契約が混ざっている状態です。
紙はキングファイルに綴じる
受け取った電子契約は印刷して、契約書ファイル（キングファイル）に綴じています。
紙の契約書と同じファイルに、一緒に入れています。
電子だから別管理、とはしていません。
探すときに「これは紙、これは電子」と考えなくていいので、この方が楽なんです。
元のPDFは共有フォルダに保存
印刷したら終わりではなく、元のPDFは共有フォルダに保存しています。
先ほどの電子帳簿保存法のこともあるので、元データは必ず残します。
結果として、紙と電子データの両方が残る形になっています。
紙に印刷しているのは上司からの要望
そもそもなぜ印刷しているのか、という話です。
うちの場合は、上司から「紙でも閲覧できるようにしておいてほしい」という要望がありました。
全部が電子契約に移行しているわけではないので、紙で確認したい人がまだいるんです。
法律で決まっているから印刷しているわけではなく、社内の事情で印刷している、というのが正直なところです。
「紙をなくすのが正解」と言われがちですが、社内に紙で見たい人がいるうちは、無理になくさなくていいと思っています。
置き場所を社内で周知しておくと担当者がいなくても大丈夫
紙で置いておくことには、地味なメリットもあります。
「契約書はこの場所にある」というのを社内で周知しているので、担当者である私がいなくても、ほかの人が契約書を確認できます。
総務は1人担当になりがちなので、これは実はけっこう大事です。
急に休んだときに「あの契約書どこ？」と困らせずに済みます。
ちなみに契約書そのものは、社内で回覧はしていません。
必要な人が、必要なときにファイルを見に来る形にしています。
紙で作る契約は今まで通り印紙が必要
ここまで「電子契約に印紙はいらない」という話をしてきました。
ただし、印紙が不要なのは、あくまで電子データでやり取りした契約だけです。
うちのように紙と電子が混ざっている会社では、紙で作った契約書には今まで通り収入印紙が必要になります。
「紙で作った契約書だけ印紙を貼る」と覚えておけば、混ざっていても迷いません。
なお、紙の契約書に必要な印紙を貼り忘れると、本来の印紙税額に加えてペナルティ（過怠税）がかかります。
あわせて本来の3倍を払うことになるので、紙の分だけは気をつけたいところです。
紙で作る場合の印紙額は、国税庁の一覧で確認できます。
相手が「紙で」と言ってきたときは、無理に電子にしなくて大丈夫です。その紙にだけ印紙を貼れば問題ありません。
取引先に「紙で」と言われたときの対応は、こちらの記事でくわしくまとめています。
いずれは移行したいけれど管理職の説得が残っています
最後に、うちの正直な現在地も書いておきます。
調べれば調べるほど、印紙代がかからないことも、保管が楽になることも分かってきました。
いずれは電子契約に移行したいと考えています。
ただ、そこには「現状維持が好きな管理職をどう説得するか」という、まったく別のハードルがあります。
これが、実はいちばん大変なところだったりします。
制度やサービスより、社内の合意をとる方が時間がかかる。総務あるあるだと思っています。
なので今は、受け取った電子契約をきちんと保存しながら、少しずつ情報を集めている段階です。
同じように「うちもまだなんです」という会社は、たぶん少なくないと思います。
まとめ
電子契約と収入印紙の関係を、まとめます。
①電子契約（電子データ）には収入印紙はいらない
②印刷した控え（写し）にも収入印紙はいらない
③ただし印刷して”正本”を作り直すと、課税されることがある
④印刷して保存するのはOK（ただし元の電子データも残す）
⑤紙で作る契約は、今まで通り印紙が必要
受け取る側は、印紙のことをそれほど気にしなくて大丈夫です。
それより、元のデータをきちんと残すことと、社内の人が確認できる場所に置いておくことの方が、実務では大事だと感じています。
うちのように「受けるだけ」の会社でも、それで十分まわっています。
いつか自社でも導入したいなと思ったときのために、選び方や進め方はこちらの記事でまとめています。
これから電子契約を始めるなら、候補になるのが「KANBEI SIGN」という電子契約サービスです。
契約書の作成から締結・保管までを一元管理でき、フリープラン（月額0円）から始められて初期費用もかかりません。
電子契約にすれば、契約書の印紙代がまるごと0円になるので、地味なコスト削減にもつながります。
この記事が、電子契約を受け取る側の総務担当の方のヒントになればうれしいです。
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