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朝一番にかかってくる「従業員からの欠勤連絡」以外の電話…
正直、ドキッとしませんか？
特に「家族の不幸」の連絡は、何度経験しても心臓がキュッとなります。
「失礼があってはいけない」「でも急いで手配しなきゃ」と、頭の中がパニックになりがちですよね。
私も総務なりたての頃は、訃報関係のマニュアルもなかったし、スムーズに対応できませんでした・・・
失礼があったら大変なので、訃報対応は本当に気を張ります。。
今回は、中小企業の総務担当者の私が、実際に社員の忌引があった際に対応した流れ5つのステップを紹介します。
- 従業員から訃報の連絡が来て、何から手をつければいいか迷っている方
- 初動確認・社内周知・香典や弔電・忌引まで対応の流れを一通り知りたい方
- マニュアルがなく、ひとりで訃報対応している中小企業の総務担当の方
- 失礼のない対応をして従業員を安心させたい方
【ステップ1】訃報の連絡を受けたら、まず確認する4つのこと
連絡を受けた時、まず一番大事なのは「こちらの冷静さ」です。
相手の従業員は、電話口で動揺していることが多いので、こちらが落ち着いてリードしてあげる必要があります。
- 故人との関係性
祖父母、両親、兄弟、配偶者、子など、具体的な関係を把握 - 葬儀の日時・場所・喪主名
葬儀の準備が進んでいる中で確認するため、メールやショートメッセージでの連絡をおすすめします。 - 従業員が必要としているサポート
何日ほどお休みする予定か、業務の引き継ぎ有無などを確認 - その他の連絡事項
家族葬の場合の香典辞退や社内での訃報連絡についての希望確認
※両親、配偶者、子の場合であれば、弔電、供花をする会社が多いです。その場合は、必ず喪主を聞くようにしましょう。
訃報があった際は、葬儀の手配などでバタバタしていることが多いです。
電話だと聞き間違えなどがあるので・・・、特に故人や喪主の名前を間違えないよう、できればメールやショートメッセージなどでもらうと良いかもしれません。
【ステップ2】社内への周知とメール文例
訃報を受けた後、社内への周知も重要です。ただし、プライバシーには細心の注意を払いましょう。
私の場合、以下のように進めました。
- メールや社内掲示板（私の会社ではLINE WORKS）にて周知
周知の範囲ですが、私の会社では全社員ではなく、管理者（各箇所長）までとし、対象の社員の部署のみ箇所長からメンバーに周知してもらうというやり方を取っていました。
あらかじめ周知する範囲を決めておくと良いですよ♪
社内周知の際ですが、情報の伝え方に注意し、丁寧な表現を心がけ、案内文は次のように出していました。
件名：【訃報】営業部 A社員ご母堂ご逝去の報
本文：
営業部 A社員のご母堂【個人名】さま（⚫︎歳）におかれましては、病気療養中のところ薬石効なく、2025年⚫︎月⚫︎日のご逝去されました。ここに謹んでお知らせいたします。
記
1.通 夜 2025年⚫︎月⚫︎日 18時より
2.告別式 2025年⚫︎月⚫︎日 11時より
3.場 所 ⚫︎⚫︎⚫︎葬儀場 （住所＆電話番号）
4.喪 主 ⚫︎⚫︎⚫︎氏（故人との関係：(例)長男）
5.その他 家族葬につき、弔電、供花等につきましては、ご遺族のご意向によりご辞退申し上げます。
以上
周知の文例は、コピーして使用してもよいですよ♪メールでも掲示板でも使用できます！
周知は、周囲の理解を深め、サポートの輪を広げるための大切なステップです。
社内通知メールの文例をもっと詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください！
【ステップ3】香典・弔電・供花の手配
お悔やみの方法は多様ですが、企業文化や従業員の希望に応じた対応が求められます。
私の会社では、弔電と供花対応するのは、1等身までとして、次のように進めました。
香典の手配
私の会社では、配偶者：5万、両親・子：2万と慶弔規定で定めていました。
また、会社の代表者は社員の葬儀には弔問しないとしていたので、（対応できなかった場合に不公平感が出るので）、香典は後日出社した際に本人へ渡していました。
弔電・供花の手配
供花は一般的に葬儀場に問い合わせし、手配することが多いのですが、毎度大変なので、ネットで注文できる佐川ヒューモニーのVERY CARDを利用していました。
「連絡が遅くなって、今日中に届けなきゃヤバイ！」という時も、14時までの申し込みなら即日配達してくれるので、何度助けられたかわかりません…！
葬儀場によって指定がある場合、佐川ヒューモニーが代わって対応してくれるので、とても便利なサービスです。法人版であれば請求書対応も可能なので、経費処理もバッチリです。
お悔やみの気持ちをすぐに伝えたい場合は、当日配達対応の弔電サービスが便利です。急いでいても当日中に届けられるので、訃報を受けたその日のうちに手配できます。
会社としての弔電・供花の手配に迷ったときは、当日配達対応のVERY CARDをご活用ください。メッセージ・送料込みで1,650円〜、弔電も文例から選ぶだけなので、急なときでも安心です。
VERY CARDなら、当日の対応も可能です！
時間に間に合わない時は、自動的にNTT代行でやってくれます☆
VeryCardは、簡単にオンラインでお悔やみ電報を送ることができるサービスです。弔電とあわせて供花も届けられるので、ぜひ活用してみてください。
【ステップ4】忌引・有給休暇の処理と証明書
訃報でお休みされる際は、有給休暇にする場合もあると思いますが、独自で忌引を設定している会社もあると思いますので、自社の規程に基づいて処理しましょう。
私の会社の場合、忌引（有給）で処理していましたので、忌引の証明を提出いただいてました。
死亡診断書、埋葬許可証・火葬許可証、葬儀証明書、葬儀案内はがきなどが挙げられます。
「証明書を出して」とは言いづらいですが、私の会社では「葬儀の案内はがき（または画像）」をもらうことが多いですね。これが一番、社員さんにとっても負担が少ない気がします。
【ステップ5】社員が復職したらフォローを忘れずに
忌引が明けて社員が復職したとき、総務として一声かけることも大切な対応のひとつです。
「大変でしたね」「何かあればいつでも声をかけてください」というひとことが、社員の安心につながります。業務の引き継ぎに漏れがないか確認するのも、このタイミングです。
- 業務の引き継ぎに漏れはなかったか確認する
- 忌引証明書を受け取り、給与計算・勤怠処理を完了させる
- 社員本人の体調・気持ちに配慮した声かけをする
- 必要に応じて上長とも情報共有しておく
ちなみに、従業員の方から「家族が亡くなったとき、会社にはどう連絡すればいいの？」と相談されることもありますよね。そんなときは、社員向けにまとめたこちらの記事を案内してあげると、初動の連絡がぐっとスムーズになりますよ。よかったら、あわせて読んでみてくださいね♪
まとめ
訃報への対応は、総務担当者にとって重要な役割です。従業員への配慮を忘れず、適切なサポートを行うことで、信頼関係を築くことができます。
本記事を参考にぜひ慌てずに対応してください。心のこもった対応が、従業員の安心感につながりますよ♪
急な訃報で、電報や供花にすぐ対応できるのが、VERY CARDです！
私の会社でも慶弔関係はこちらのVERY CARDを利用しています。
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