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訃報の連絡を受けたけど、社内にどう知らせたらいいんだろう…
そう迷ったことはありませんか？
従業員から訃報の連絡が入ったとき、総務がまず動くのは「社内への周知」です。でも、いざその場面になると、
- 社内全員に知らせるべき？それとも関係者だけ？
- メールの文面はどう書けばいい？
- 家族葬の場合はどう対応する？
- どのタイミングで送るのが正解？
と、こんな疑問が次々と湧いてきますよね。
マニュアルがない中小企業ではとくに、「失礼があってはいけない」という緊張感の中で判断しなければならないシーンです。
私も最初の頃は、どこまで周知すればいいか、文面はどう書けばいいか、本当に悩みました。でも何度か経験するうちに「判断の軸」ができてきて、今は落ち着いて動けるようになりました。
この記事では、実際に中小企業の総務として訃報対応を経験してきた私が、社内への訃報通知に特化して、判断基準・メール文例・よくある迷いどころまでまとめてお伝えします。
- 急に社員の訃報連絡が来て、社内通知メールをどう書けばいいか迷っている方
- 家族葬・香典辞退など状況別の書き分けを知りたい方
- 何をどこまで社内に知らせるか判断に迷っている方
- 役員や取引先への訃報通知もあわせて確認したい方
- 忌引休暇の日数や証明書の扱いを決めたい方
- 弔慰金・弔電・供花をどう手配すれば公平になるか考えている方
訃報の社内通知｜周知範囲をどう決める？
訃報の社内通知でいちばん最初に迷うのが、「誰まで知らせるか」という範囲の問題です。
全社員に知らせるべきか、部署内だけでいいのか…。正解は一つではありませんが、私が実務で使っている判断基準はこちらです。
訃報の社内周知範囲の判断基準
| 故人との関係 | 周知範囲の目安 |
|---|---|
| 配偶者・子・両親 | 全社員（または管理職経由で全体周知） |
| 兄弟・祖父母 | 所属部署＋管理職まで |
| その他（義理の親族など） | 所属部署のみ、または上長のみ |
ただしこれはあくまで目安です。社員本人から「家族葬なので社内への周知は控えてほしい」という希望が出ることもあります。必ず本人の意向を確認してから動くことが大前提です。
私の会社では、まず管理職（箇所長）に通知して、その後は対象社員の部署のみ部署内で周知してもらうという流れにしています。全社に知らせるのは、配偶者・子・両親のときだけにしています。
社内訃報通知メール文例（コピペOK）
ここからは、すぐに使えるメール文例を6パターン紹介します。社内向けの通知なので、外部向けより少しくだけた表現でも問題ありません。ただし、故人の名前・続柄の取り扱いにはプライバシーへの配慮が必要です。
【文例①】社員のご家族が亡くなった場合
配偶者や両親など、比較的広い範囲に周知する場合のスタンダードな文例です。
件名：【訃報】〇〇さんご家族のご逝去について
各位
〇〇部の〇〇さんのご家族（続柄：〇〇様）が、〇月〇日にご逝去されました。
謹んでご冥福をお祈り申し上げます。
なお、〇〇さんは〇月〇日（〇）より忌引休暇を取得される予定です。業務のご対応につきましては、別途ご連絡いたします。
葬儀の詳細については、ご本人の意向により、ここではお伝えしておりません。弔意のご表明等については、〇〇さんのご復帰後にお願いいたします。
総務部
【文例②】家族葬・香典辞退の場合
近年増えている家族葬。社内への周知はするものの、香典や弔問を辞退するケースの文例です。
件名：【訃報】〇〇さんご家族のご逝去について（香典等ご辞退のご連絡）
各位
〇〇部の〇〇さんのご家族（続柄：〇〇様）が、〇月〇日にご逝去されました。
謹んでご冥福をお祈り申し上げます。
なお、ご本人のご意向により、葬儀は家族葬にて執り行われます。誠に恐れ入りますが、香典・弔電・供花・弔問はご辞退いただきますようお願い申し上げます。
総務部
【文例③】社員本人が亡くなった場合
もっとも対応が難しいのが、社員本人が亡くなったケースです。会社全体への周知が必要になり、文面にも特に気を使います。
件名：【訃報】〇〇部 〇〇さんのご逝去について
社員各位
謹んでお知らせいたします。
〇〇部に在籍しておりました〇〇さんが、〇月〇日に永眠されました。
〇〇さんには長年にわたりご尽力いただき、深く感謝申し上げます。心よりご冥福をお祈り申し上げます。
葬儀の詳細につきましては、ご遺族のご意向を確認のうえ、追ってご連絡いたします。弔意のご表明やお問い合わせは、総務部（内線：〇〇）までお願いいたします。
総務部
【文例④】役員・管理職が亡くなった場合
役員や管理職が亡くなった場合は、一般社員よりも周知範囲が広くなります。対外的な連絡（取引先・関係機関へのご挨拶状）が必要になることもあるため、まずは社内への迅速な周知を優先しましょう。
件名：【訃報】取締役〇〇 〇〇のご逝去について
社員各位
謹んでお知らせいたします。
弊社取締役〇〇部門担当 〇〇 〇〇が、〇月〇日に永眠いたしました。
〇〇は長年にわたり会社の発展にご尽力いただきました。心よりご冥福をお祈り申し上げます。
葬儀の詳細につきましては、ご遺族のご意向を確認のうえ、改めてご連絡いたします。弔意のご表明やお問い合わせは、総務部（内線：〇〇）までお願いいたします。
総務部
【文例⑤】葬儀の日程がまだ決まっていない場合（第一報）
実務でいちばん多いのが、実はこのパターンです。
訃報の連絡を受けた時点では、葬儀の日程がまだ決まっていないことがよくあります。日程が決まるのを待っていると通知が遅れて、忌引で休んでいる社員の業務対応が止まってしまいます。
そこで、先に第一報だけ流して、日程が決まってから続報を出すという2段階にします。
件名：【訃報】〇〇さんご家族のご逝去について（第一報）
各位
〇〇部の〇〇さんのご家族（続柄：〇〇様）が、〇月〇日にご逝去されました。
謹んでご冥福をお祈り申し上げます。
〇〇さんは〇月〇日（〇）より忌引休暇に入られます。業務のご対応につきましては、〇〇部内で調整をお願いいたします。
葬儀の詳細は現時点では決まっておりません。わかり次第、改めてご連絡いたします。
総務部
第一報では、日程がわからないことをはっきり書いておくのがポイントです。書いておかないと「葬儀はいつですか」という問い合わせが総務に集まってしまいます。
【文例⑥】葬儀の日程が決まってからの続報
第一報のあと、日程がわかったら続報を出します。
件名：【訃報】〇〇さんご家族の葬儀日程について（続報）
各位
先日お知らせいたしました〇〇部 〇〇さんのご家族の葬儀について、日程が決まりましたのでご連絡いたします。
通夜：〇月〇日（〇）〇時〜
葬儀・告別式：〇月〇日（〇）〇時〜
場所：〇〇斎場（住所：〇〇）
喪主：〇〇 〇〇様（〇〇さんの〇〇）
弔電・供花につきましては、総務部で取りまとめのうえ手配いたします。ご参列を希望される場合は、〇月〇日（〇）〇時までに総務部までご連絡ください。
総務部
続報には締切を書いておきます。参列の希望をいつまでに出してほしいかを書かないと、当日の朝に連絡が来ることになります。
第一報を出すのをためらって、日程が決まるまで待ってしまったことがあります。結果、忌引に入った社員の仕事を誰が引き取るかが決まらないまま1日過ぎてしまいました。日程がわからなくても、先に知らせたほうが社内は動けます。
訃報通知を送るタイミングはいつ？
「いつ送るか」も、意外と迷うポイントです。
結論から言うと、本人から連絡を受けた当日か翌朝が基本です。葬儀の日程が決まっている場合は早めに送ることで、社内で香典や供花の手配が必要かどうかも確認しやすくなります。
- 日中に連絡を受けた場合：当日中に送る（遅くとも夕方までに）
- 夜間・深夜に連絡を受けた場合：翌朝の始業前〜始業直後に送信予約
- 社員本人が亡くなった場合：まずご遺族の状況を確認してから（焦らない）
深夜に連絡が来たことがあったのですが、そのまま深夜に全社メールを送るのは避けました。翌朝始業直後に送信して対応しました。深夜に届いた通知でみんながびっくりしても申し訳ないので…。
社内への通知メールを送ったら、次は弔電・供花の手配も確認しましょう。急ぎでも当日配達対応のVERY CARDなら、訃報を受けたその日のうちに手配できます。メッセージ・送料込みで1,650円〜とリーズナブル。弔電も文面を一から考える必要はなく、文例から選ぶだけで送れます。
社内通知後に総務がやること4つ
社内にメールを送ると、ひと区切りついた気持ちになります。でも総務の仕事は、ここからのほうが長いです。
やることは大きく4つあります。順番に見ていきます。
①忌引休暇の日数を確認して勤怠に入れる
②忌引の証明書を出してもらう
③弔慰金・弔電・供花を手配する
④扶養家族が亡くなったら健康保険の手続きをする
①忌引休暇の日数を確認して勤怠に入れる
忌引休暇には、法律の決まりがありません。
労働基準法に出てくる休暇は年次有給休暇や産前産後休業などで、忌引休暇はそこに入っていません。会社が就業規則で自由に決められる休暇です。だから日数も、有給か無給かも、会社ごとにバラバラです。
多くの会社は、故人との関係で日数を分けています。参考までに、私の会社の日数はこうなっています。
| 続柄 | 血族（自分の家族） | 姻族（配偶者の家族） |
|---|---|---|
| 配偶者 | 5日 | ― |
| 父母 | 5日 | 3日 |
| 子 | 5日 | ― |
| 祖父母 | 3日 | 1日 |
| 兄弟姉妹 | 3日 | 1日 |
血族と姻族で日数が違うのは、多くの会社で見かける分け方です。自分の親か、配偶者の親かで日数が変わります。
そして私の会社は忌引を有給扱いにしています。年次有給休暇とは別枠で、忌引の日数分の給与が出ます。
ここは会社によって本当に分かれるところで、無給の会社もあれば、年次有給休暇を充ててもらう会社もあります。就業規則を確認して、社員に伝えるところまでが総務の仕事です。
忌引の日数は、社員から真っ先に聞かれます。「何日休めますか」と聞かれてから就業規則を開いていると待たせてしまうので、私は続柄別の日数を手元にメモで置いています。
②忌引の証明書を出してもらう
忌引を申請してもらうとき、証明書を出してもらうかどうかは会社の判断です。
私の会社は必ず出してもらっています。会葬礼状や、葬儀社が出す葬儀施行証明書などです。
疑っているわけではありません。忌引は有給扱いなので給与が発生します。あとから「あの人のときは確認して、この人のときはしていない」となると、それこそ不公平になります。全員一律で出してもらうと決めておくほうが、お互いに気持ちが楽です。
ただ、訃報を受けた直後に証明書の話はしません。通知メールを送る段階では言わずに、忌引が明けて出社してきたタイミングで、申請書と一緒にお願いしています。
最近は家族葬が増えて、会葬礼状がないケースもあります。その場合は葬儀社に葬儀施行証明書を出してもらえることが多いので、「葬儀社さんに聞いてみてください」とお伝えしています。
③弔慰金・弔電・供花を手配する
お金と物の手配です。会社によって仕組みが違うので、まず自分の会社がどうなっているかを確認してください。
- 弔慰金（香典）はいくら出すか、誰が持っていくか
- 弔電を出すかどうか、誰が判断するか
- 供花を出すかどうか、誰が判断するか
私の会社は慶弔のお金をすべて互助会（共済会）から出しています。金額も、渡し方も、供花の扱いも互助会の決まりに沿って動きます。ここは説明が長くなるので、次の見出しでまとめて書きます。
④扶養家族が亡くなったら健康保険の手続きをする
見落としやすいのがこれです。
亡くなったのが社員の扶養に入っていた家族だった場合、健康保険の被扶養者から外す手続きが必要になります。保険証を返すところまでがセットです。
私の会社はSmartHRを使っているので、社員本人に被扶養者削除の申請をしてもらう流れにしています。社労士さんにもSmartHRのアカウントに入ってもらっていて、社員が申請した時点で社労士さんに伝わる仕組みにしています。総務が間に入って転送する手間がありません。
ただ、葬儀や手続きでばたばたしていて、申請をそのまま忘れてしまう社員もいます。
その場合は総務人事の担当者が代理で申請しています。代理申請でも本人に申請の通知が届くので、「勝手にやられた」にならず、手続きが済んだことが本人にも共有されます。
代理申請ができる状態にしておくと、忘れられていても手続きが止まりません。忌引明けの本人に何度も催促するのは、こちらもつらいので…。
慶弔のお金を互助会にまとめている話
ここからは、私の会社のやり方の話です。世間で言われているマナーとは違うところがあるので、「こうすべき」という話ではなく「私の会社はこうしている」として読んでください。
①慶弔見舞金規程から互助会に移りました
私の会社には昔、慶弔見舞金規程がありました。会社の規程として、結婚したらいくら、亡くなったらいくら、と決まっていた形です。
それが、互助会（共済会）をつくれたタイミングで、慶弔のお金は全部そちらに移りました。今は会社の規程としての慶弔見舞金はありません。
互助会というのは、社員がお金を出し合ってつくる組織です。私の会社の場合は、
- 社員が毎月500円の会費を出す
- 会社も福利厚生として一部を負担する
この2つで運営しています。正社員もパートも関係なく入れて、加入は任意です。入っていれば、雇用形態にかかわらず同じように給付を受けられます。
慶弔だけでなく、旅行などに使えるカフェテリア制度もここに入っています。
②弔慰金の金額
私の会社の互助会の弔慰金はこうなっています。
| 対象 | 金額 |
|---|---|
| 配偶者 | 5万円 |
| 父母・子 | 2万円 |
| 本人が亡くなった場合（業務外） | 10万円 |
| 本人が亡くなった場合（業務上） | 20万円 |
社員本人が亡くなった場合は、業務中かどうかで金額が変わります。
③弔慰金は葬儀場に持っていきません
ここがいちばん、世間のマナーと違うところだと思います。
私の会社は弔慰金を葬儀場に持参しません。社員が申請書に書いた口座に振り込みます。ほとんどの社員が給与の振込口座を書いてくるので、実際には給与口座に入ることが多いです。
マナーの本やサイトには「上司が持参する」と書いてあります。それが丁寧なのはわかっています。それでも私の会社が振込にしているのは、「あの人のときは行った」「この人のときは行っていない」が必ず起きるからです。
誰かが亡くなるタイミングは選べません。上司が出張中のこともあれば、繁忙期のこともあります。そのとき行けたか行けなかったかで差がつくと、あとから残るのは「うちの部署のときは来てくれなかった」という気持ちのほうです。
持参できるときだけ持参する、という形にすると必ず差が出ます。全員振込と決めてしまったほうが、結果的に誰も嫌な思いをしないと感じています。
④家族葬で供花がいらない人には供花の分を上乗せしています
供花についても書いておきます。
私の会社では、亡くなったのが親・子・配偶者の場合、供花を出すかどうかを社員本人から申し出てもらう形にしています。会社が勝手に手配することはしません。申し出があれば手配します。
ただ、最近は家族葬が本当に増えました。「家族葬なので供花はいりません」と言われることのほうが多いくらいです。
そういう社員には、供花の分として2万円ほどを、弔慰金と合わせて振り込んでいます。これも互助会から出ています。
供花を出した人と出さなかった人で、受け取るものに差が出ないようにするためです。家族葬を選んだからといって、会社からのものが減る形にはしたくないので。
家族葬が増えたことで、これまでの慶弔のやり方が合わなくなってきているのは感じます。私の会社のやり方が正解かはわかりませんが、少なくとも社員から不満は出ていません。
⑤弔慰金に税金はかかる？
金額を見て気になった方もいると思います。
葬祭料や香典、弔慰金は、金額が社会通念上ふさわしいと認められるものであれば、税金はかかりません。国税庁も次のように示しています。
「法人又は個人からの弔慰金で社会通念上相当と認められるものは、所得税及び贈与税が課されないこととされています」
「社会通念上相当」という言い方なので、いくらまでという金額がはっきり決まっているわけではありません。
私の会社のように互助会から出している場合と、会社の慶弔見舞金規程から出している場合とでも、考え方が変わってきます。金額を決めるときや、これまでのやり方を変えるときは、顧問の社労士さんや税理士さんに一度確認しておくと安心です。
訃報通知でよくある迷いポイントQ&A
Q. 故人の名前は書いてもいい？
故人との関係性によって判断が変わります。
配偶者・子・両親で弔電や供花を手配する場合、喪主名・故人名が必要になるため、フルネームを確認・記載するのが現実的です。実際、弔電の送り先は「喪主〇〇様方 〇〇様（故人名）ご逝去」という形で記載が必要になります。
一方、兄弟・祖父母など弔電を送らないケースでは、続柄のみの記載（「〇〇さんのお祖母様がご逝去」）でも問題ありません。
【故人の名前の扱いまとめ】
- 配偶者・子・両親：フルネームを確認・記載（弔電・供花の手配に必要）
- 兄弟・祖父母・その他：続柄のみでも可
なお、故人の情報は社内通知の範囲を超えて広まらないよう、プライバシーへの配慮は忘れないようにしてくださいね。
Q. LINEやチャットで通知してもいい？
社内ツールがLINE WORKSやSlackなどの場合、メールと同様の文面で送っても問題ありません。ただし、スクリーンショットが拡散しやすいチャットツールでは、プライバシーに関わる情報はなるべく最小限にするのが安全です。
Q. 社員が「社内への通知は不要」と言ったら？
本人の意向を最優先にしましょう。「静かに忌引を取りたい」という気持ちは尊重すべきです。ただし、業務の引き継ぎが必要な場合は上長のみへの連絡は必要になります。その点は本人と合意を取っておくとスムーズです。
Q. 訃報メールで使ってはいけない言葉（忌み言葉）はありますか？
訃報メールでは「忌み言葉」と呼ばれる不吉な表現を避けましょう。代表的なNGワードと言い換えをまとめました。
| NG表現 | 言い換え例 |
|---|---|
| 死亡・死去 | ご逝去・永眠 |
| 生きていた頃・存命中 | ご在職中・ご存命の頃 |
| 重ね重ね・くれぐれも（重ね言葉） | 改めて・どうか |
| たびたび・しばしば（重ね言葉） | このたび・時折 |
件名・本文ともに「ご逝去」「永眠」などの丁寧な表現を使うよう心がけると、受け取った側も安心です。
Q. パート・アルバイトの社員にも弔慰金を出しますか？
会社の決まり次第ですが、雇用形態で分けないほうがトラブルになりません。
私の会社は慶弔のお金を互助会から出しているので、互助会に入っていれば正社員でもパートでも同じ金額です。加入は任意で、会費は月500円です。
雇用形態で金額を変えている会社もありますが、社員同士は意外とお互いの状況を知っています。差をつけるなら、その理由を説明できる形にしておいたほうが安全です。
Q. 忌引休暇の日数は会社が自由に決めていいのですか？
はい、決められます。
労働基準法に忌引休暇の決まりはありません。年次有給休暇のように法律で日数が決まっている休暇ではなく、会社が就業規則で自由に設定する休暇です。
そのため、日数も、有給か無給かも、会社によって変わります。就業規則に書かれている内容がそのまま自社のルールになるので、まずはそこを確認してください。
取引先から訃報を受けた場合の社内連絡はどうする？
社員の訃報だけでなく、取引先の担当者が亡くなった場合も、社内の関係部署への連絡が必要になります。特に担当者が変わる可能性がある場合は、営業・業務担当へ早めに周知することが大切です。
社内連絡の前に確認すること
- 故人の氏名・会社名・役職（担当案件名）
- 葬儀の日時・場所（弔電・供花の手配要否）
- 後任担当者・窓口の変更有無
- 進行中案件への影響確認
社内連絡メール文例（取引先担当者が亡くなった場合）
件名：【訃報】〇〇株式会社 〇〇様ご逝去のご連絡
〇〇部 各位
お疲れ様です。総務部よりご連絡いたします。
〇〇株式会社 〇〇部門ご担当の〇〇様が、〇月〇日にご逝去されたとのご連絡を受けました。謹んでご冥福をお祈り申し上げます。
弔電・供花の対応については、上長と確認のうえ改めてご連絡いたします。後任担当者の情報が入り次第、共有いたします。
進行中の案件については、引き続き先方と連絡を取りながら対応をお願いいたします。
総務部
ちなみに、従業員の方から「家族が亡くなったとき、会社にはどう連絡すればいいの？」と相談されることもありますよね。そんなときは、社員向けにまとめたこちらの記事を案内してあげると、初動の連絡がぐっとスムーズになりますよ。よかったら、あわせて読んでみてくださいね♪
まとめ：訃報の社内通知は「本人確認→範囲決め→文例→そのあとの手続き」の流れで
社内への訃報通知で迷ったときは、この4ステップで動くと落ち着いて対応できます。
- 本人の意向を確認する（周知の可否・香典辞退の有無・家族葬かどうか）
- 周知範囲を決める（故人との関係性と本人の希望で判断）
- 文例を活用してメールを送る（シンプル・丁寧・プライバシー配慮）
- 通知のあとの手続きまで進める（忌引の処理・弔慰金・健康保険）
慌てやすい場面だからこそ、手順を決めておくことで「失礼のない対応」ができます。
弔電の手配が必要な場合は、当日配達対応のVERY CARDをご活用ください。会社として弔電を送るシーンでも、文例から選ぶだけなので、忙しい中でも素早く・きちんと対応できます。
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社内への通知は、総務の対応の入口です。そのあとに続く忌引の処理や、弔慰金・健康保険の手続きまで見通しが立っていると、慌てずに動けます。
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