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総務・人事のお仕事をされている皆さん、今日もお疲れ様です！ワーママのichiです。
期末や年度初めになると、どこからともなくやってくる「目標設定シート」。あの真っ白な欄を前に、正直ため息が出ますよね。
そもそも生活のために働いているだけで、目標とか言われてもピンとこない…
営業みたいに売上があるわけじゃないし、事務の仕事なんて数字にできないよ…
わかります。私も毎年そう思っています。
でも、私自身いろいろな書き方を試してきて気づいたことがあります。目標設定は、無理に成長しようとしなくても、今やっている仕事をちょっと言い換えるだけで、ちゃんと形になるんです。新しいプロジェクトを始めたり、アンケートを取ったり…そういう大変なことは、一切いりません。
この記事では、「頑張らずに・そつなく」目標シートを埋めるための考え方と、そのままコピペで使える例文をまとめました。
- 「目標設定」と言われても正直ピンとこない方
- 事務の仕事は数字にできないと悩んでいる方
- 成長より、今の仕事を回すので精一杯な方
- 評価を下げられない程度に、無難にサッと書きたい方
「目標設定がピンとこない」のは自分のせいじゃない
まず言いたいのは、目標設定にピンとこないのは、決してやる気がないからでも、意識が低いからでもないということです。
事務職の仕事は、営業のように「売上◯円」と結果が数字で出るものではありません。備品を発注し、電話を取り、給与計算をし、社員から頼まれた雑務をこなす。会社が止まらないように、毎日淡々と回している縁の下の仕事です。
こういう仕事は、そもそも数字で成果を測るようにできていません。だから「目標を数字で書け」と言われても手が止まって当然なんです。
では、なぜ会社は目標設定をやらせるのでしょうか。実は「社員に成長してほしい」というより、給料や賞与を決めるときの「評価の材料」が必要だから、という理由が大きいんです。目標がないと、上司も何を基準に評価すればいいかわからず困ってしまう。だから人事制度として、全員に書いてもらっている…というのが実際のところです。
つまり目標シートは、会社にとって「評価の根拠を残すための書類」。立派な内容を書くことよりも、期日までに提出して評価の材料をそろえることに意味があります。そう考えると、少し気がラクになりますよね。
私も総務歴7年ですが、いまだに目標シートは苦手です。だから「うまく書こう」より「ラクに片付けよう」でいきましょう♪
目標設定は今の仕事を言い換えるだけでOK｜新しいことは始めなくていい
目標設定でつまずく一番の原因は、「何か新しいことを始めなきゃいけない」と思い込んでしまうことです。
でも、その必要はありません。目標は、今すでにやっている仕事を「目標の言い方」に変換するだけで完成します。
たとえば、いつもやっている「備品の発注」。これを目標っぽく言い換えると、こうなります。
- ふだんの仕事：「備品が切れたら発注している」
- 目標の言い方：「備品の在庫を定期的に確認し、切らさないように管理する」
やっていることは、まったく同じです。ただ言い方を変えただけ。これで立派な目標になります。
実は私も、1年目は「社内マニュアルをゼロから整備する」なんて気合いの入った目標を書いたことがあります。結果は…日々の業務に追われてほぼ手つかず。期末の面談で、とても気まずい思いをしました。
翌年、開き直って「今やっている仕事」をそのまま目標欄に言い換えて書いたら、あっさり通ったんです。それどころか「日々の業務を安定して回してくれて助かる」と言ってもらえて。目標って、これでいいんだ…と肩の力が抜けたのを今でも覚えています。
満足度アンケートを実施したり、新しい仕組みを導入したり…そういう大がかりなことは、やりたい人だけがやればいい話です。まずは「今の仕事の言い換え」で1年分を埋めてしまいましょう。
【そのままコピペOK】頑張らなくても書ける事務職の目標例文集
ひとくちに事務職といっても、総務・人事・経理・一般事務など、いろいろな職種がありますよね。ただ、「今の仕事を言い換えて目標にする」という考え方は、どの職種でも同じです。
ここでは総務・人事・経理・一般事務の4つに分けて例文をまとめました。今の自分の仕事に近いものを選んで、会社の言葉に少し直すだけでOKです。
総務の目標例文
- 備品や消耗品の在庫を定期的に確認し、切らさないように管理する
- 郵便物や電話の対応をその日のうちに処理し、社内への取り次ぎを遅らせない
- 社内からの問い合わせに、わからないことはその都度調べて正確に答える
- 契約書や書類を決められた場所に整理し、必要なときにすぐ取り出せるようにする
- 忘年会や健康診断などの年間行事を、前年の反省をふまえて段取りよく手配する
人事の目標例文
- 入退社の手続きを漏れなく期日どおりに進める
- 勤怠の締めをスケジュールどおりに行い、給与計算を遅らせない
- 年末調整や社会保険の手続きを、抜けがないように確認しながら進める
- 社員から相談を受けたときに、まず話を聞いて必要な部署につなぐ
- 求人や面接の日程調整を、応募者を待たせないように対応する
経理の目標例文
- 請求書の発行や支払い処理を、期日どおりミスなく行う
- 月次の締め作業をスケジュールどおりに進め、遅れを出さない
- 経費精算のチェックを丁寧に行い、差し戻しのやりとりを減らす
- 帳簿や領収書などの書類を整理し、税理士や監査の対応時にすぐ出せるようにする
- 日々の入出金の記帳をためこまず、その週のうちに処理する
一般事務の目標例文
- 電話や来客の対応を丁寧に行い、取り次ぎを正確にする
- 依頼されたデータ入力を正確に行い、入力ミスを減らす
- 書類のファイリングを決められたルールどおりに行い、探す時間を減らす
- 頼まれた仕事の期限を確認し、遅れそうなときは早めに報告する
- 共有フォルダや備品置き場を整理し、みんなが使いやすい状態を保つ
どれも「特別なことを頑張る」目標ではなく、「今の仕事をきちんと続ける」目標です。事務職の評価は、派手な成果よりも「安定して回してくれること」で見られています。だから、これで十分なんです。
数字を入れたいときは今ある数字を使うだけ
「一応、数字も入れておいたほうが評価によさそう…」という場合もありますよね。
そんなときも、新しく集計する必要はありません。すでに手元にある数字を使えばいいんです。
たとえば、こんな数字ならもう持っているはずです。
- 残業時間 → 「月◯時間だった残業を、段取りを見直して◯時間に減らす」
- 備品や消耗品の費用 → 「まとめ買いや在庫管理で、年間の消耗品費を◯％抑える」
- 手続きの件数 → 「入退社手続き◯件を、期日どおりミスなく処理する」
わざわざ調査をしなくても、日々の仕事の中にある数字を拾ってくるだけで、「数値目標っぽいもの」は作れます。無理に数字にできないものは、無理をしなくて大丈夫です。
ちなみに私がよく使うのは残業時間です。勤怠データはもう手元にあるので、「繁忙期の残業を前年より◯時間減らす」と書くだけ。新しい集計はゼロなのに、面談では「ちゃんと数字で管理できているね」と言ってもらえるので、ちょっと得した気分になります。
目標例をもっと見たい方は、こちらの記事に具体例を6つまとめています。あわせて読んでみてください。
目標設定でやりがちなNG例
ラクに書くのが正解とはいえ、これだけは避けたほうがいい、というものもあります。評価を下げないために、次の3つには気をつけましょう。
①できない約束を書く
「残業ゼロにする」「ミスを完全になくす」など、できなかったときに困る高すぎる目標は避けます。達成できないと、かえって評価が下がってしまいます。
②他人まかせの目標を書く
「社員全員が◯◯してくれるようにする」など、自分の努力ではどうにもならない目標もNGです。目標は「自分がやること」で書くのが基本です。
③盛りすぎて自分の首をしめる
よく見せようとして目標を盛りすぎると、翌年その高い基準で評価されてしまいます。
これも私の失敗談ですが、2年目によく見せたくて目標を盛った結果、翌年の期首面談で「今年は当然これ以上だよね」と言われて青ざめたことがあります…。等身大でいきましょう。
「ちょっと物足りないかな？」くらいが、実はちょうどいいんです。無理のない目標が一番続きます♪
目標が書けたら、期末には自己評価のコメントも必要になりますよね。そのまま使えるテンプレをこちらにまとめています。
それでも毎年しんどいと感じるとき
ここまで「ラクに書きましょう」とお伝えしてきましたが、それでも毎回、目標設定のたびに気が重くて仕方ない…ということもあると思います。
もし、目標設定だけでなく日々の仕事そのものがずっとしんどいと感じているなら、それは頑張りが足りないのではなく、今の職場や働き方が少し合っていないサインかもしれません。
無理に前向きになる必要はありませんが、「こういう考え方もあるんだ」と知っておくだけでも、気持ちが少し軽くなることがあります。よかったらこちらもどうぞ。
まとめ
事務職の目標設定は、数字にしづらくて難しいものです。でも、無理に成長しようとしたり、新しいことを始めたりする必要はありません。
- 目標がピンとこないのは、事務の仕事がそういうものだから
- 今の仕事を「言い換える」だけで目標は作れる
- 数字は、すでに手元にあるものを使えばいい
- できない約束や盛りすぎだけは避ける
目標設定は、気合いを入れて立ち向かうものではなく、「そつなくこなすもの」でいいんです。この記事の例文を使って、今年の目標シート、サクッと片付けてしまいましょう。
今日もお疲れ様でした！
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