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半期面談の自己評価コメント、何を書けばいいのかわからない…
そんな悩みを感じていませんか？
総務は成果が見えにくい仕事のため、自己評価の書き方ひとつで評価が大きく変わる職種です。
実際、同じ仕事をしていても「書き方がうまい人」だけ評価が上がることも珍しくありません。
そこでこの記事では、中小企業の総務の自己評価コメントを初心者向けにわかりやすく解説します。
- 総務に配属されたばかりで何を書けばいいかわからない人
- 初年度で実績がなく書けないと感じている人
- 評価を上げたい・具体例をそのまま使いたい人
この記事を読めば、自分の状況に合った自己評価コメントが具体的に書けるようになります。
総務の評価で見られているポイント（評価者目線）
評価の際、まずは評価者の上司はどんな目線で評価しているのか、ポイントを押さえましょう。
- 正確性：ミスなく業務をこなせているか
- 主体性：自分から動けているか
- 改善力：より良くする工夫があるか
初年度は正確性と姿勢、2年目以降は改善が見られることが多いです。
- 忙しい中でも安定して業務をこなせているか
- 再現性があるか（誰がやっても同じ品質でできる仕組みになっているか）
- 周囲に良い影響を与えているか（他部署との連携や社員の業務を円滑にしているか）
私も最初は、上司との面談で頑張ってるんだから良い評価してよ〜と思ってたけど、やったことではなく、「どう価値を出したか」が評価されるポイントだってことに気づきました！
評価される自己評価コメントの型
最強テンプレ（コピペOK）
「〇〇業務において、△△という課題に対し、□□を実施しました。その結果、◇◇となり、業務の正確性向上・効率化に貢献しました。」
- 〇〇業務：自分が担当した業務
（例：郵便対応、備品管理） - △△（課題）：実際に困っていたこと・意識したこと
（例：誤配が起きやすい、ミスが多い） - □□（行動）：自分がやった工夫や対策
（例：チェックリスト作成、確認回数を増やす） - ◇◇（結果）：その結果どうなったか
（例：ミス削減、業務効率化）
自己評価で一番多い失敗は、「やったことだけ書いて終わる」ことです。
例えば、郵便業務を担当しましたとだけでは、上司は評価できません。
そのため、郵便業務において誤配が発生していたため、確認方法を見直しました。その結果、ミス削減につながりましたというように、【課題→行動→結果】があると、評価者は日々の業務での価値を判断することができます。
初心者の方は「すごい成果がないと書けない」と思いがちですが、その必要はありません。日々の小さな工夫を具体的に言語化すればOKです！
- 課題は小さくてOK
【例】業務の流れが覚えきれない／電話対応で慌ててしまう
→「自分が困っていたこと・気になっていたこと」をそのまま書けばOK - 行動は“実際にやったこと”を書く
【例】メモを取るようにした／ダブルチェックを習慣化した／上司に確認するタイミングを決めた
→ポイントは具体的な行動にすること - 結果は小さくてOK
【例】ミスが減った／業務をスムーズに進められるようになった／自分で対応できる範囲が増えた
→数値や大きな成果でなくても、「変化」が書ければ十分評価される。でも、数値があればなお良い◎
【コピペOK】評価される完成例文
ここでは、そのままコピペして提出しても問題ないレベルの完成例文を紹介します。
「どう書けばいいかわからない」「考える時間がない」という方は、まずは自分の業務に近いものを選び、必要に応じて少しだけ言い換えるだけでOKです。
まずはそのまま使い、慣れてきたら自分用に変更するのがおすすめです◎
例文①（基本形）
総務業務全般において、業務が重なる場面でもミスを防ぐためチェックリストを作成し、確認作業を徹底しました。その結果、郵便物の誤配や備品発注漏れを防止し、業務の安定化に貢献しました。
例文②（総務初心者・初年度向け）
日々の業務において正確性を意識し、郵便物の仕分けや電話対応では必ず内容を確認することを徹底しました。不明点は都度確認することで理解を深め、業務を安定して行えるよう努めました。
例文③（備品管理の改善）
備品管理において在庫切れが発生していた課題に対し、発注タイミングを明確化し管理表を作成しました。その結果、発注漏れがなくなり、業務の効率化と安定化に貢献しました。
例文④（ミス防止）
業務が重なる場面でも正確性を維持することを意識し、確認作業を徹底しました。その結果、ミスを防ぎながら効率的に業務を進めることができました。
例文⑤（周囲への影響）
社内からの問い合わせに対して迅速かつ丁寧に対応することを心がけ、社員が業務を円滑に進められる環境づくりに貢献しました。
例文⑥（電話対応強化）
電話対応において、相手の要件を正確に把握するため復唱とメモを徹底しました。また、対応履歴を簡単に記録することで引き継ぎ漏れを防止しました。その結果、担当者への共有がスムーズになり、対応ミスの削減につながりました。
例文⑦（来客対応）
来客対応において、受付後すぐに担当者へ連絡することを徹底し、待ち時間を短縮する工夫を行いました。また、来客が重なる時間帯は事前にスケジュールを確認することでスムーズな案内を実現しました。その結果、来客対応の円滑化に貢献しました。
例文⑧（郵便仕分け業務）
郵便物の仕分け業務において誤配が発生していたため、部署ごとの仕分けルールを整理し、確認手順を明確化しました。また、不明な宛先は必ず確認する運用としました。その結果、誤配の発生を防ぎ、業務の正確性向上につながりました。
例文⑨（タスク管理）
複数業務が同時に発生する中で、緊急度と重要度を基準に優先順位を整理し、対応順を明確化しました。また、タスクを書き出して管理することで抜け漏れ防止に努めました。その結果、業務遅延を防ぎ、安定した業務遂行につながりました。
例文⑩（成長アピール）
入社当初は業務の流れを把握するのに時間がかかっていましたが、業務ごとに手順をメモし見返せる形に整理しました。また、同じミスを防ぐためチェックポイントを自分なりにまとめました。その結果、現在では基本業務を一人で対応できるようになりました。
【初年度向け】総務の自己評価文の作り方
初年度は「成果がないから書けない」と感じがちですが、評価されるのは成果ではなく取り組み方（プロセス）と“成長です。
以下の手順で、文章を作っていきましょう！
ステップ① 担当業務を書き出す（事実）
まずは事実を並べます。
- 郵便物の仕分け
- 電話応対・来客対応
- 備品管理・発注
- 社内問い合わせ対応
- 経費精算
- 勤怠チェック
など、なんでもOK！
ここは、箇条書きでOK。業務を棚卸しすることが目的です。
ステップ② 困ったこと・意識したことを書く（課題）
次に業務をしてい、「難しかったこと」「気をつけたこと」を1つ選びます。
- 宛先の判断に迷うことがあった
- 電話で聞き漏れが出やすかった
- 備品の在庫切れが不安だった
自分が気になっていたことで十分です！
私は初年度は電話応対が苦手で、何回も聞き返してもお名前を聞き取れなくて困っていました。
ステップ③ 自分がやった工夫を書く（行動）
“意識しました”で終わらせず、具体的な行動にします。
- 宛名を必ず二度確認した
- 電話は復唱＋メモを徹底した
- 在庫を週1回チェックするようにした
- 不明点はその場で先輩に確認するルールにした
私は、電話対応でお名前を聞き取れなかった人について、社内の担当者からお名前を伺ってリストにしてました！
取次の際に何度もお名前を聞いてしまう・・と言うことのないようにとにかく覚えました！
ステップ④ 変化を書く（結果）
最後に「どう変わったか」を一言で。
- ミスが減った
- スムーズに対応できるようになった
- 自分で判断できる範囲が増えた
数値はなくても大丈夫ですが、例えば月何件ぐらいにミスが減ったなどあればベストです。
初年度総務担当者の自己評価例文
郵便物の仕分け業務において宛先判断に迷う場面があったため、宛名のダブルチェックと不明点の即時確認を徹底しました。その結果、誤配を防ぎ、安定して業務を行えるようになりました。
電話対応において聞き漏れが発生することがあったため、復唱とメモを徹底しました。その結果、伝達ミスが減少し、担当者への引き継ぎをスムーズに行えるようになりました。
備品管理において在庫状況の把握が不十分で発注のタイミングに迷うことがあったため、在庫確認の頻度を増やし、管理表を作成しました。その結果、発注漏れを防ぎ、安定した備品管理につながりました。
【2年目以降】総務の自己評価を上げる書き方
2年目以降は「やっただけ」では評価されません。改善しているか、周囲に影響を出しているかが見られます。
そのため、自己評価の構成は、【課題 → 改善（行動） → 結果】の順で書くことがポイントになります！
総務2年目以降の自己評価文の作り方・例文３つ
- 課題：在庫切れが発生していた
- 改善：発注ルールを見直し、管理表を作成
- 結果：発注漏れがなくなった
↓
備品管理において在庫切れが発生していたため、発注ルールを見直し管理表を作成しました。その結果、発注漏れがなくなり、業務の安定化に貢献しました。
- 課題：同じ問い合わせが何度も発生していた
- 改善：よくある質問をまとめて共有
- 結果：問い合わせ件数が減少
↓
社内からの問い合わせ対応において同様の質問が繰り返されていたため、よくある質問を整理し共有しました。その結果、問い合わせ件数が減少し、業務の効率化に貢献しました。
- 課題：書類の保管場所が分かりづらく検索に時間がかかっていた
- 改善：ファイルの分類ルールを見直し整理
- 結果：検索時間が短縮
↓
書類管理において必要な書類の検索に時間がかかっていたため、ファイルの分類ルールを見直し整理しました。その結果、書類の検索時間が短縮され、業務の効率化につながりました。
- 課題：準備に時間がかかり負担が大きかった
- 改善：スケジュールと役割分担を事前に整理
- 結果：スムーズに運営できた
↓
社内イベントの準備において業務負担が大きいという課題に対し、事前にスケジュールと各部ごとに担当者を選出してもらい役割分担を整理しました。その結果、準備を効率的に進めることができ、円滑な運営につながりました。
数字を入れたり、仕組み化を具体的に書く（ルール化・一覧化）と更に良くなりますよ♪
【番外編】低評価の人向けの自己評価の書き方
でも、僕の場合、日々の業務で必死すぎて特に書けることないんですけど・・・
自己評価が低い場合でも、反省＋改善計画で書けば大丈夫です。
一番書いていけないのは、「特にありません」「頑張りました」と言うだけの内容です。
評価するための材料が一切ないため、上司は判断できません。 「何もしていない人」という印象になる可能性があります。
業務の優先順位付けに課題があり、対応が遅れる場面がありました。今後はタスクの可視化と優先順位の明確化を行い、効率的に業務を進められるよう改善していきます。
何を書いたらいいか本当にわからない！と言う人については、現状の課題とこれからの業務でどうなっていきたいかをPRしましょう！
まとめ
総務の自己評価の作成に悩んでいる人は、型に当てはめて具体化するだけで質が大きく上がります。
初年度は、
- 成果よりプロセス（課題→行動→結果）
- 「最初→今」の成長を書く
- 確認・再発防止を具体化する
2年目以降については、
- 改善（課題→対策→結果）を必ず入れる
- 仕組み化・周囲への影響を書く
これを意識して作成してみましょう！
悩んでしまうという方は、本記事の例文を1つ選び、あなたの業務に当てはめて作成して是非みてください♪
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