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総務って嫌われるポジションなのかな…
仕事もきついし、正直しんどい！
そんなふうに感じて、「総務 嫌われる」「総務 嫌われる 理由」とスマホで検索していませんか？
結論から言うと、総務が嫌われるのはあなたのせいではありません。
実際に総務の現場では、
- ルールを守らせる役割
- 仕事が見えにくい
- 評価されにくい
といった構造的な問題があります。
私自身も総務業務に関わる中で、「なぜか嫌われる人」と「頼られる人」には明確な違いがあると感じてきました。
この記事では、総務が嫌われる理由や仕事がきついと感じる原因、そして明日から実践できる改善方法までを、初心者でもそのまま使える形でわかりやすく解説します。
- 総務として働いていて「嫌われているのでは…」と不安な人
- 総務が嫌われる理由について気になっている人
- 仕事がきつい・評価されないと感じている人
- これから総務として働く予定で不安がある人
総務が嫌われる理由とは？現場で実際に起きている3つの原因
総務が嫌われる理由は、決してその人の性格や能力の問題ではありません。
実は、総務が嫌われる理由は大きく3つあります。
多くの場合は、総務という立場や役割そのものが誤解されやすいことが原因です。
実際の現場では、
- 総務が何をしているのかわからない
- ルールばかりで融通がきかない
- 対応が遅い
といった印象を持たれがちですが、これらはすべて総務の業務特性から生まれています。
私自身も総務人事業務に関わる中で、同じ仕事をしていても「嫌われる人」と「頼られる人」がいると感じてきました。
その違いはスキルではなく、見せ方や伝え方の工夫です。
ここでは、総務が嫌われると言われる代表的な理由を、よくあるケースとあわせて解説します。
①何をしているか分からない（＝暇そうに見える）
総務の仕事は外から見えにくいのが特徴です。
- 契約書チェック
- 労務対応
- 社内ルール整備
これらは重要な業務ですが、他部署には伝わりません。
総務っていつも席にいるよね。外出もないから楽そうだわぁ〜
私も総務になる前の営業事務をしていた時は、総務は会社の中だけの仕事なので、暇そうだなと思っていました。
総務として仕事をするようになってからは、実際は細かい作業で忙しくても、多部署からすれば見えない＝仕事していないと誤解されがちになるんですよね。
②ルールを守らせる役割で嫌われる
総務は、会社のルールや規程を守らせる立場にあるため、どうしても【注意する側】になりやすい仕事です。
そのため、本人に悪気がなくても、他部署からは「融通がきかない」「厳しすぎる」といった印象を持たれてしまうことがあります。
実際の現場では、経費申請の不備を差し戻しただけで、
ちょっとの不備なんだからそこまで言わなくてもいいのに・・・
総務の人って厳しすぎるのよね。
と、受け取られてしまうケースも少なくありません。
本来は会社を守るために必要な対応ですが、伝え方によってはルールを押し付ける人というイメージになってしまうのが、総務が嫌われる理由のひとつです。
私自身も注意するのが本当に苦手ででした。
でも、期限にしても1人許してしまうと、ルールに甘い会社になってしまうので、「1人だけ優遇はできません」と心を鬼にしてました（涙）
③対応の遅れが不満につながる
総務は日々さまざまな業務を同時進行で抱えているため、すべての依頼にすぐ対応するのが難しいポジションです。
しかし、その事情は他部署には見えにくく、「依頼しているのに対応が遅い」と感じられてしまうことがあります。
例えば、備品の手配や経費処理が少し遅れただけでも、「まだ対応されていない」「後回しにされている」と不満につながるケースがあります。
実際には優先順位をつけて対応しているだけでも、説明がないと誤解されやすく、結果として不満や誤解につながってしまう原因になるのです。
これも、総務アルアルですよね・・・
私も「まだですか？」と言われるのが嫌だったので、依頼受けた時に「急ぎですか？」と必ず聞くようにしていました。
総務の仕事がきついと感じる原因
総務の仕事がきついと感じるのは、決して珍しいことではありません。
私もそうでしたが、実際に多くの総務担当者が同じような悩みを抱えています。
その理由は、単に仕事量が多いからではなく、総務特有の業務の進め方や評価のされ方にあります。
私自身も総務業務に関わる中で、「こんなにしんどいのかよく分からない」と感じたことが何度もありました(涙)
ですが、整理してみると、きつさ・しんどさの原因はある程度パターン化されています。
ここでは、総務の仕事がきついと感じる主な原因を、実際の業務イメージとあわせてわかりやすく解説します。
①仕事の幅が広すぎる（なんでも屋状態）
総務の仕事がきついと感じる大きな理由のひとつが、業務範囲の広さです。
総務は「会社の何でも屋」と言われることも多く、特定の業務だけでなく、さまざまな仕事を同時にこなす必要があります。
例えば1日の中でも、
- 勤怠チェック
- 電話・来客対応
- 備品の管理や発注
- 社内トラブルへの対応
といったように、内容の異なる業務が次々と発生します。
その結果、ひとつの仕事に集中しにくく、常に細かい作業に追われている状態になりがちです。
この積み重ねが、「なんとなくずっと忙しい」「常に余裕がない」という感覚につながり、きつさを感じる原因になります。
②突発対応で予定が崩れる
総務の仕事は、スケジュール通りに進まないことが多いのも特徴です。
なぜなら、社内で起きるさまざまなトラブル対応が、総務に集まりやすいからです。
例えば、
- コピー機や設備の故障
- 社員同士のトラブル
- 急な会議や来客対応
といった予想外の業務が突然発生します。
こうした対応が入ると、本来やる予定だった業務は後回しになり、結果として仕事がどんどん積み重なっていきます。
忙しい時に限って、複合機が詰まって自力で直してもまたエラーになって、結局業者呼ぶことになったり・・・しかも、社員には早くしてってせっつかれるし…
トラブル対応で「自分の仕事が進まない」「気づいたら時間がない」など・・・この状態が続くことで、ストレスや負担の大きさを感じやすくなります。
③総務の業務は評価されにくい
総務の仕事がきついと感じる最大の理由は、頑張りが評価されにくい点にあります。
営業職のように売上などの明確な成果があるわけではなく、総務の仕事は「問題が起きないこと」が成果になります。
つまり、「ミスがないのが当たり前」「トラブルが起きないのが当たり前」と受け取られやすく、どれだけ裏で調整していても評価されにくいのです。
このように、努力が見えにくい構造になっていることが、「頑張っても報われない」という感覚につながり、仕事のきつさを強く感じる原因になります。
私自身も、トラブルを未然に防いだときほど何も言われず、「何も起きなかった＝何もしていない」と感じてしまった経験があります。
嫌われる総務から抜け出す具体的対処法
では実際に、どうすれば「嫌われる総務」から抜け出せるのでしょうか。
結論から言うと、必要なのはスキルを大きく変えることではなく、見せ方と伝え方を少し工夫することです。
私自身も、やり方を変えただけで 周囲の反応が大きく変わった経験があります。
ここでは、明日から実践できる具体的な対処法を紹介します。
①仕事の見える化で誤解や不満を防ぐ
総務が嫌われる原因のひとつに、「何をしているのかわからない」という問題があります。
実際には多くの業務をこなしていても、周囲に伝わっていなければ「暇そう」「対応が遅い」といった誤解につながってしまいます。
そのため大切なのが、自分の業務や周知事項などは簡潔に伝え、誤解や不満を防ぐことです。
ここで意識したいのは、「詳しく伝えること」ではなく、短く・わかりやすく伝えることです。
長すぎる説明や専門的な内容は読まれにくく、かえって逆効果になることがあります。
例えば、現在対応している業務や進行中の内容を一言添えるだけでも、「今対応中なんだな」と理解してもらいやすくなり、不満の予防につながります。
また、トラブル対応中なども「今〇〇を対応しています」と一言あるだけで、相手の安心感は大きく変わります。
私も最初は、社員へのお知らせなど、細かく書きすぎていましたが、長いと本当に読まれません…（笑）
今は【件名・内容・締切】の3つに絞って、簡潔に伝えるようにしています。
②言い方を変えるだけで嫌われなくなる
総務はルールを守らせる立場である以上、「できません」と伝える場面が避けられません。
そのため、内容そのものよりも「伝え方」が評価（印象）を左右することが多くなります。
同じ内容でも、言い方によって相手の受け取り方は大きく変わります。
一方的に断るのではなく、クッションとなる言葉を添えたり、別の方法を提案したりすることで、「丁寧に対応してくれている」という印象になります。
私の場合は、
- 申し訳ありませんが規程上難しいため、代わりに○○であれば対応可能です。
- 1人許してしまうと、示しがつかなくなってしまうので、気持ちはわかりますが、ここはごめんなさい！ルール上できないです！
といった形で伝えていました。
③優先順位は必ず説明する
総務は複数の業務を同時に抱えているため、すべてにすぐ対応するのは現実的に難しい仕事です。
しかし、その状況は周囲には見えにくく、「後回しにされている」と誤解されることがあります。
こうした不満を防ぐためには、対応の優先順位やタイミングをきちんと伝えることが重要です。
今どの業務を優先しているのか、いつ頃対応できるのかを一言添えるだけで、相手の納得感は大きく変わります。
説明があるかどうかで、同じ対応でも評価が変わるのが総務の仕事です。
④信頼関係を作ると仕事がスムーズになる
総務の評価は、業務の正確さだけでなく、日々の人間関係にも大きく左右されます。
そのため、社内で信頼関係を築くことがとても重要です。
例えば、よく関わる部署の人と軽く会話をしたり、困っている人に少し早めに対応したりすることで、「あの人なら安心できる」という信頼につながります。
このような関係性ができていると、多少対応が遅れたとしても理解してもらいやすくなり、結果として嫌われにくい状態を作ることができます。
私も最初の頃は、心の中で1人挨拶運動と称して、昼休みなどすれ違う社員には「お疲れ様で〜す」と挨拶をしたり、ちょっとしたことでも話すようにしていました！！
挨拶されて悪い気になる人なんていないし、「あ、この人いつも挨拶してくれる人だな」って覚えてもらえやすくなります。
まとめ
総務が嫌われる理由は、決して個人の性格や能力の問題ではなく、仕事の特性によって誤解されやすい立場にあることが大きな要因です。
また、業務範囲の広さや突発対応の多さ、評価されにくい構造などから、「総務の仕事は意外ときつい」と感じてしまうのも無理はありません。
しかし、
- 業務の見える化を意識すること
- 伝え方を少し工夫すること
- 優先順位をきちんと説明すること
と、これらのポイントを押さえるだけで、周囲の印象や評価は大きく変わります。
総務は目立つ仕事ではありませんが、会社を支える重要な役割です。
だからこそ、やり方次第で「嫌われる存在」ではなく、「頼られる存在」へと変わることができます。
「総務 嫌われる 理由」や「総務 仕事 きつい」と悩んでいる方は、まずは「見える化」と「伝え方の工夫」から、是非できることを一つずつ試してみてください。
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