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退職者が出るたびに「次は何から手をつければいいんだっけ？」と焦った経験、私もあります。この記事にそのまま使えるチェックリストをまとめたので、ぜひ保存しておいてください！
「また退職者が出た。
次は何をすればいいんだっけ？」と毎回バタバタしている総務担当さん、多いと思います。
私自身も7年間の総務人事経験の中で、退職者対応のたびに「あの手続き、期限内に出したっけ…」と焦ることがありました。
健康保険の喪失届を危うく期限アウトしそうになったことも。
退職者対応は入社手続きと違って「次がいつあるかわからない」から、ついやり方を忘れてしまいます。
この記事では、会社側がやるべき退職手続きを時系列のチェックリスト形式でまるごとまとめました。
- 社会保険・雇用保険の喪失手続き（期限・提出先）
- 退職者に渡す書類の一覧
- 退職後の社内対応（アクセス権削除・貸与品回収・住民税）
- 退職決定〜退職後1ヶ月の時系列チェックリスト
このチェックリストを手元に置いておけば、退職者が出るたびに「何からやるんだっけ」と焦らなくて済みますよ！
- 退職手続きの流れを一覧で押さえたい総務担当さん
- 社会保険・雇用保険の喪失手続きを期限内に終わらせたい方
- 退職者対応を初めて担当する方
- 手続きの「漏れ・遅れ」をなくしたい方
退職手続き 全体スケジュール
退職手続きは、退職が決まった時点から退職後1ヶ月以上にわたって続きます。
大きく「退職前」「退職当日」「退職後10日以内」「退職後1ヶ月以内」の4フェーズに分けて進めると漏れがありません。
| フェーズ | 主な手続き |
|---|---|
| 退職決定後〜退職日前 | 退職届受理・離職票の要否確認・住民税の処理方法確認・貸与品返却リスト共有 |
| 退職日当日 | 旧健康保険証の返却（保有者のみ。マイナ保険証利用者は不要）・貸与品・社員証回収、雇用保険被保険者証返却、アクセス権削除 |
| 退職後5〜10日以内 | 社会保険喪失届（5日）・雇用保険資格喪失届（10日）・資格喪失証明書送付 |
| 退職後1ヶ月以内 | 源泉徴収票発行・離職票郵送・住民税異動届・退職金支払い（該当者） |
退職後5日・10日という期限は思ったより短いです。退職日が決まったら、すぐにスケジュールに書き込んでおきましょう。
【チェックリスト①】社会保険の喪失手続き｜退職後5日以内に！
退職した翌日には社会保険の被保険者資格が自動的に喪失します。
ただし、それを年金事務所に届け出るのは会社の義務。退職日の翌日から5日以内に手続きをしてください。
なお、2024年12月2日に紙の健康保険証は廃止されたため、マイナ保険証（マイナンバーカード）で手続きしている退職者から健康保険証を返却してもらう必要はありません。
| 項目 | 内容 | 期限・提出先 |
|---|---|---|
| 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格喪失届 | 退職者・扶養家族分まとめて | 退職翌日から5日以内／年金事務所 or 健康保険組合 |
| 旧健康保険証の返却（保有者のみ） | 2024年12月2日以前発行の紙の保険証を持っている場合のみ返却。マイナ保険証（マイナンバーカード）利用者は返却不要 | 喪失届と同時 |
| 健康保険資格喪失証明書の発行 | 国民健康保険加入時に必要。マイナ保険証利用者も必要 | 手続き完了後、退職者に郵送 |
健康保険証は退職日当日に必ず回収を。「後で郵送します」という退職者もいますが、紛失リスクがあるので当日回収が鉄則です。電子申請（e-Gov）を使えば窓口不要で便利ですよ。
【チェックリスト②】雇用保険の手続き＆離職票｜ハローワークに10日以内
雇用保険の資格喪失届は退職日の翌日から10日以内にハローワークへ提出します。
退職者が失業給付を希望する場合は、資格喪失届と同時に離職証明書も提出して離職票を発行してもらいましょう。
なお、会社が電子申請で手続きした場合、退職者はマイナポータルで離職票を確認・ダウンロードできます（紙の郵送を待たずに受け取れるので便利です）。
| 項目 | 内容 | 備考 |
|---|---|---|
| 雇用保険被保険者資格喪失届 | 退職日・賃金等を記載 | 退職翌日から10日以内／ハローワーク（電子申請可） |
| 離職証明書（離職票発行の場合） | 退職者の署名が必要 | 退職日前後に署名をもらっておく |
| 雇用保険被保険者証の返却 | 退職者本人に手渡し | 退職日当日に返却 |
| 離職票（1・2）の受け取り | 希望者のみ。59歳以上は必須 | 電子申請の場合：退職者がマイナポータルで確認可能。紙申請の場合：ハローワークから会社に届き次第、退職者に郵送 |
離職証明書には退職者の署名が必要なので、退職日当日か前日までにもらっておくのがスムーズです。退職後は連絡が取りにくくなることもあるので要注意！
【チェックリスト③】退職者に渡す書類｜渡し忘れ厳禁
退職者に渡さなければならない書類があります。
特に源泉徴収票は年末調整や確定申告で必ず必要になるので、退職後1ヶ月以内に発行・郵送してください。
| 書類 | タイミング | 備考 |
|---|---|---|
| 雇用保険被保険者証 | 退職日当日 | 手元にない場合はハローワークで再交付申請 |
| 離職票（1・2） | ハローワークから届き次第 | 希望者のみ。59歳以上は必須 |
| 源泉徴収票 | 退職日から1ヶ月以内 | 年内退職の場合は年末調整前に必ず発行 |
| 健康保険資格喪失証明書 | 喪失手続き完了後 | 国民健康保険・国保組合の加入時に必要 |
「源泉徴収票をください」という連絡は年末になってから来ることが多いです。退職者リストを作って年内に一斉発送するのがオススメ！
【チェックリスト④】退職後の社内対応｜アクセス権・貸与品・住民税
社外への手続きと並行して、社内でもやることがあります。
特にシステムのアクセス権削除はセキュリティ上、退職当日〜翌日中に必ず対応してください。
| 対応項目 | タイミング | 備考 |
|---|---|---|
| 旧健康保険証の返却（保有者のみ）・社員証・入退室カードの回収 | 退職日当日 | マイナ保険証利用者は健康保険証の返却不要。扶養家族分の旧保険証も確認 |
| PC・スマホ・制服など貸与品の回収 | 退職日当日 | 返却リストを事前に共有しておく |
| メール・社内システムのアカウント削除 | 退職日当日〜翌日 | Google Workspace・勤怠・経費システムなど |
| 住民税の処理（1〜5月退職） | 最終給与または退職金から一括徴収 | 本人の同意が必要。市区町村に連絡 |
| 住民税の処理（6〜12月退職） | 翌月以降は普通徴収に切り替え | 異動届を市区町村に提出 |
| 退職金の支払い（該当者） | 就業規則の定める期日 | 退職者口座に振込 |
総務省｜個人住民税の特別徴収制度（給与天引き・退職時の一括徴収）
住民税の一括徴収を忘れて後から退職者に「払ってください」と連絡するのは本当に気まずいです…。退職前に必ず確認しておきましょう。
まとめ：退職手続きチェックリスト 全体まとめ
| 時期 | チェック項目 |
|---|---|
| 退職決定後〜退職日前 | 退職届の受理・保管／離職票の要否確認／住民税の処理方法確認／貸与品返却リスト共有／離職証明書への署名取得／最終給与の計算（有給残・社保精算） |
| 退職日当日 | 旧健康保険証の返却（保有者のみ。マイナ保険証利用者は不要）／雇用保険被保険者証の返却／貸与品・社員証全回収／アクセス権の削除 |
| 退職後5日以内 | 健康保険・厚生年金 資格喪失届を年金事務所へ提出 |
| 退職後10日以内 | 雇用保険資格喪失届・離職証明書をハローワークへ提出／健康保険資格喪失証明書を退職者に送付 |
| 退職後1ヶ月以内 | 源泉徴収票の発行・郵送／離職票が届いたら退職者に転送／住民税の異動届を市区町村へ提出（普通徴収切替の場合）／退職金の支払い（該当者） |
退職手続きで一番困るのは「やること自体は知っているのに、期限を過ぎてしまった」というパターンです。
このチェックリストを退職者が出るたびに活用して、漏れ・遅れゼロを目指してください。
入社手続きとセットで覚えておくと、採用〜退職まで全部カバーできます。入社手続きのチェックリストも合わせてどうぞ！
入社手続きのチェックリストはこちら
→ 【保存版】入社手続きチェックリスト！中小企業の一人総務が使える完全まとめ
退職手続きをもっとラクにするツール
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一人総務・少人数チームで回している方はぜひ検討してみてください。
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