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お疲れ様です！今日も訪問してくださり、ありがとうございます＾＾
突然ですが、「総務って、一体何をやっている部署なの？」 「仕事ができない人の集まりでしょ？」 …
そんな心ない言葉に、悔しい思いをしたことはありませんか？
私も以前の会社では、トラブルあった人がどこにも配属できなくて、最終的に行き着く場所が総務という冷ややかな空気を感じていた時期がありました。
でも、現役総務として断言します。総務は会社を支えるプロフェッショナルです！
この記事では、なぜ総務が誤解されるのかという理由を整理し、周囲からの評価を180度変えるために私が実践している「4つの秘訣」をお伝えします！
先に結論を申し上げると・・・総務が「仕事できない」と思われがちなのは、その業務の特性による誤解が大きいんです。
- 総務が「仕事できない」と思われがちな理由
- 業務内容が多岐にわたり、専門性が見えづらい点
- 成果が直接的に売上や業績に結びつきにくい点
- 他部署からの依頼が多く、優先順位をつけにくい点
- 「総務はできない人の集まり」という誤解を払拭するために、現役総務担当者が実践していること
- 依頼された仕事への迅速な対応
- 問題が起こる前の先回りした対応
- 業務成果の数値化・可視化
- 他部署とのコミュニケーション強化
誤解されがちな理由もあるので・・・これを読んで、その誤解を払拭できればいいなぁと個人的には思っています★
総務が「仕事できない」と思われがちな理由
業務内容が多岐にわたり、専門性が見えづらい
総務は、オフィス管理、備品発注、福利厚生の整備、社内イベントの運営など、多くの役割を担っています。
「幅広い分野を少しずつ担当する」総務の業務は、未経験者でも１度教えてしまえばできる内容の業務も多いので、「専門性がない」と思われがちです。
そのため、誰でもできる仕事と見られがちのため、他部署で業務が合わなかった社員を受け入れる会社もあります。
実際、私の会社でも部署間でトラブった社員が、異動できる部署がなく、総務に配置された過去もあります。。。
私の場合、前任の方から「これは誰でもできる仕事なので、簡単ですよ」と言われて引き継ぎを受けました^^;
「誰でもできる」って言われるとモチベーションが下がるので、「誰かがやらなければならない仕事」って変換して、庶務業務を特に取り組んでいましたね。
成果が見えにくい
営業のように「売上」という数字が出ない総務は、どうしても成果が見えにくいものです。
そのため、「総務は売上に貢献していない」と見られがちです。
総務の成果が見えにくいのは致しかたない部分はありますが、もし総務がストップしたら、備品は尽き、社内インフラは壊れ、社員は安心して働けなくなります。
何もトラブルがなく、社員が当たり前に働けている状態こそが、私たち総務の最大の成果なんです。
これを「当たり前」で終わらせない伝え方が重要になります。
他部署からの依頼が多く、優先順位がつけにくい
総務は会社の各部署からの依頼や突発的な対応が多く求められます。
また、設備の対応などは、業者との調整など時間がかかることもあるため、社員の要望にすぐ応えれることができない場合もあるので、「総務の対応が遅い」とどうしても思われがちになります。
総務はできないの集まりと思われないように私が心がけていること
「総務はできない人の集まり」と言われないように、私が普段から意識していることをご紹介します。
頼まれた仕事は即対応！信頼の貯金を作るべし！
他部署からの依頼や突発的な対応が多い総務だからこそ、可能な限り依頼された仕事はすぐ取り掛かることを心がけています。
私が最も大切にしているのは、「圧倒的なレスポンスの速さ」で信頼の貯金を作ることです。
例えば、社員から頼まれる「就労証明書」。
これは子供を持つ社員にとって、お子さんの保育園入園や学童の申し込み等に関わる大事な書類です。
私はこれを「即日発行」するようにしています。
「うちの総務は仕事が早い！」という安心感が、そのまま「デキる総務」という評価に直結します。
依頼内容は、特に優先順位をつけつつ、対応スピードを落とさないことで「対応力がある総務」という印象を持ってもらえるよう努めています。
誠実に対応をしていくと、「困ったらまず総務に相談しよう」と思ってくれる社員が増え、総務の仕事を理解してくれる社員も増えます。
優先度にもよりますが、私も社員みんなのお困りごとに対しては、できる限り、先に対応するようにしています。
すぐに着手できない重い案件でも、「〇日までに一次回答します」と伝えるようにしています♪
問題が発生する前に先回りして対応
総務の真価が問われるのは、実は「何も起きていない時」の動き方です。
他部署から「困った！」と相談が来る前に動く、「先回り対応」を意識してみましょう。
以前、 大事な会議の前に「複合機のトナーが切れた！」と社員が慌てて総務に駆け込んできたことがありました。
その時は在庫があったので事なきを得ましたが、もし在庫がなかったらと思ったら、とても焦りました・・・
それ以来、年間スケジュールを確認して、会議や説明会などが多い月は事前に多めに発注するようにしました！
このように先回りして「トラブルを未然に防ぐ」習慣がつくと、不思議と「総務への突発的なクレーム」が減っていくことに気づきました。
正直なところ、総務が先回りして完璧に準備していても、誰からも気づかれないことの方が多いです（笑）。
「何も起きずに、みんなが淡々と仕事をしている」その静かな日常こそが、先回り対応が成功している証拠です！
派手に褒められることはなくても、「総務に任せておけば、トラブルが起きないから安心だ」という、言葉にならない静かな信頼が積み重なっていきます。
業務の成果を数値化・可視化する
「総務って、結局何をやっているの？」と言われないために、私は「業務の見える化」を徹底しています。
実は以前、一生懸命働いているのに「総務は楽そうだね」といわれ、とても悔しい思いをしたことがありました。
そこで意識するようになったのが、「やったことを数字に落とし込む」ことです。
具体的には、このような数字を月次報告に盛り込むようにしました。
- 消耗品の削減
仕入れ先の見直しで、備品コストを月1万円カット - 対応スピードの可視化
1ヶ月に受けた相談30件のうち、9割を即日解決 - ペーパーレス化
申請書類のデジタル化で、年間約20時間の事務作業を削減
こうして数字で示すようになってから、評価面談でも上司にも「コスト削減に貢献してくれてありがとう」と、ポジティブな言葉をかけられることが増えたんです！
「頑張っています」という言葉よりも、「○件対応しました（月○円削減しました）」という数字の方が、周囲には何倍も説得力を持って伝わりますよ。
他部署のニーズを知り、コミュニケーションを強化する
総務の仕事って、デスクで淡々と仕事をこなすだけじゃありません。
私は、「他部署のリアルな声」を聞くことを何より大切にしています。
例えば、更衣室前ですれ違った時に「最近、寒いですね。作業服の中に何枚着込んでいますか？」と世間話をしたり、備品を取りに来た社員に「使い勝手どうですか？」と聞いてみたり……。
実は、こうした何気ない雑談の中に「実はあそこの備品、使いにくいんだよね」「あの手続き、もっと簡単にならないかな」といった本音が隠れていることが多いんです。
直接「何か要望はありますか？」と聞いてもなかなか出てきませんが、日頃から「話しやすい人」でいることで、トラブルになる前の「小さな不満」を教えてもらえるようになります。
「総務に言えば、なんとかしてくれるかも」と思ってもらえる距離感が、結果としてスムーズな仕事に繋がっている気がします。
まとめ
「総務はできない人の集まり」という言葉は、単なる誤解に過ぎません。
大切なのは、その誤解を嘆くことではなく、自らの動きで専門性を示していくことです。
まずは「頼まれたことに1分以内にレスポンスする」ことから始めてみませんか？
小さな積み重ねが、あなたを「会社に欠かせない存在」に変えてくれます。
ぜひ一緒に頑張りましょう！
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