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総務に配属されたけれど、何をすればいいのかよくわからない…
そんな悩みを持つ人はとても多いですよね。
中小企業の総務は、会社の“なんでも屋”のような存在で、人事・労務・庶務など幅広い業務を担当し、会社全体を支える役割を担っています。
しかし、初めて総務の仕事を担当すると、
- 具体的にどんな仕事があるのか
- どこまでが総務の担当なのか
わからず戸惑うことも多いのが現実です。
そこでこの記事では、中小企業の総務の仕事内容を初心者向けにわかりやすく解説します。
- 総務に配属されたばかりで何から始めればいいかわからない人
- 仕事の全体像を早く把握したい人
- 先輩に聞けず不安を感じている人
この記事を読めば、「総務で最初に何をすべきか」が具体的にわかり、迷わず仕事を進められるようになります。
【結論】総務初心者が最初にやるべき仕事3つ
結論からお伝えすると、総務初心者が最初にやるべき仕事は次の3つです。
- 郵便・書類管理（毎日発生）
- 社内ルール・申請対応（判断の基礎）
- 備品管理（コスト意識を身につける）
この3つはすべての業務の土台になります。
まずここを押さえることで、総務の仕事の流れや全体像が自然と理解できるようになります。
総務の仕事内容とは？初心者でも迷わない全体像を解説
総務は、会社がスムーズに運営できるように職場環境を整える仕事です。
営業のように売上を直接作る部署ではありませんが、会社にとって欠かせない存在です。
主な役割は次のようなものです。
- 社内ルールの管理
- 備品や設備の管理
- 社内イベントの準備
- 契約書や文書の管理
- 社員が働きやすい環境づくり
例えば、こんな仕事があります。
- コピー機が壊れた → 業者に連絡
- 社員が入社する → PCや名刺を準備
- 来客がある → 会議室を準備、紙コップなどの消耗品調達
こんな細かいことも総務の仕事なんですか？
そうなんです。会社の困りごとは、まず総務に相談されることが多いです。
このように、一言でいうと「会社全体をサポートするのが総務の役割」です。
中小企業の総務は仕事の幅が広い
中小企業の総務は、大企業よりも担当範囲が広いのが特徴です。
会社によっては総務・人事・労務・法務・庶務などを兼任することもあります。
私の場合、100名ほどの会社ですが、総務・人事・労務を兼任しています。
代表的な業務は次のとおりです。
総務（社内環境・管理業務）
社員が快適に働ける環境を整え、会社全体の運営を支えるのが総務の役割です。
日々の備品管理から設備・保険・防災まで、会社の基盤を支える幅広い業務を担当します。
- 備品管理
- 契約書管理
- 社内ルール整備
- 社用車の管理
- 災害備蓄品の管理
- 火災保険など保険契約の管理
- 社内イベントの運営
- オフィス環境整備
例えば、社用車の車検手続き、オフィス移転の準備、防災用品の期限チェックなども総務の仕事になります。
人事・労務
社員の入社から退職までの手続きや、働き方に関する管理を行うのが人事・労務の役割です。
勤怠や社会保険、就業ルールなど、安心して働ける環境を制度面から支える業務を担当します。
- 入退社手続き
- 社会保険手続き
- 勤怠管理
- 有給管理
- 就業規則管理
- 労働時間管理
最近では、健康経営の取り組み、社員満足度向上の施策なども総務・人事が担当するケースが増えています。
安全衛生
社員が安全かつ健康に働ける環境を整えるのが安全衛生の役割です。
健康管理や労働災害の防止など、社員の安心・安全を守るための業務を担当します。
- 健康診断の手配
- 産業医対応
- 衛生委員会の運営
- 労働災害対応
- 安全衛生教育
例えば
- 健康診断の予約
- 再検査対象者のフォロー
- ストレスチェック実施
などを行います。
経営会議・取締役会・株主総会
経営会議をはじめ、取締役会や株主総会など、会社の重要な意思決定を支えるのが総務の役割です。
会議の準備や議事録作成など、経営を円滑に進めるための事務業務を担当します。
- 出席者調整
- 取締役会の準備
- 株主総会の運営
- 会議資料作成
- 招集通知の作成
- 議事録作成→押印→保管
- 登記関係の手続き（2週間以内）
株主総会や取締役会では、招集通知作成・会場準備・当日の運営などを担当するケースもあります。
総務ってこんなに仕事あるんですか？
思ったより多くてビックリです・・・
会社によって違いますが、会社の管理業務は総務にギュッと集まることが多いです。
私の会社の場合、小さい会社ではありましたが、親会社の方が社外取締役がいたため、その方と出席の調整などもしていました。
つまり中小企業の総務は、会社を支える管理部門の中心的存在と言えます。
総務初心者が最初に覚えるべき仕事
総務の仕事は幅広いため、やみくもに覚えるのではなく
優先度の高い業務から順番に理解していくことが重要です。
また、総務の仕事は次のようなステップで理解していくとスムーズです。
- 作業をやる（郵便・備品）
- ルールを知る（申請対応）
- 管理を覚える（在庫・調整）
- 重要業務に関わる（入退社）
- 全体を見る（年間スケジュール）
この流れを意識すると、「何から覚えればいいのか」が明確になります。
ここからは、優先度の高い順に具体的な業務を解説します。
①郵便物・書類管理（毎日発生）
- 郵便物・宅配便の受取と仕分け
- 社内への配布
- 請求書・契約書の管理
例えば、契約書はすぐ担当者へ、請求書は支払期限前に経理へ渡すなど・・・
特に請求書の配布対応が遅れると、信用やお金に関わる問題につながるため最優先の業務です。
郵便物の仕分けや配布をすると、部署ごとの役割や誰がどの会社とやり取りしているか理解することができます。
②社内ルール・申請対応（判断業務の入り口）
- 経費申請の確認
- 備品購入のルール対応
- 社内からの問い合わせ対応
例えば『この経費は会社で負担できますか？』という質問に対して、【社内規程を確認】【判断または上長へ相談】といった対応を行います。
実際に私も、総務になりたての時は社員からの質問を受けてすぐに答えられないことが沢山ありました。
でも、逆にその都度しっかりとルールを覚えていくことで、社員が何に困って質問しているんだなと言うのがわかり、先回って対策（例えば掲示やミーティングでの再周知など）することができるようになりました。
③備品管理（管理の基礎を身につける）
- 消耗品の在庫管理
- 発注タイミングの判断
- 価格比較・コスト管理
単なる補充ではなく
- 在庫を持ちすぎていないか
- 無駄なコストがないか
を考えることが重要です。
余談になりますが、仕事で目標設定をする際、総務だとどのように目標設定するかわからないと相談を受けます。総務初心者の方は、備品管理などの経費削減などを目標設定にすると取り組みやすいですよー！！
総務の目標設定に悩む方は、こちらの記事で具体例をまとめています♪
④入退社対応（重要業務に関わる）
- PC・アカウント準備
- 名刺・備品手配
- 書類準備
入社時は新入社員が初日から業務ができる状態を作ることが求められます。
最初は先輩のサポートから関わり、抜け漏れのない進め方を覚えていきます。
⑤年間スケジュールの把握（全体を理解）
- 年末調整
- 健康診断
- 消防訓練
これらはすべて「時期が決まっている業務」です。
もし、年間スケジュールがない場合でも、自分用に年間スケジュールを作成しておくと先の業務も慌てずに計画して進めることができますよ。
これらを順番に覚えていくことで
- 業務の抜け漏れが減る
- 優先順位を判断できる
- 総務としての視点が身につく
ようになります。
私の総務としての経歴は、派遣社員がスタートでしたが、郵便や書類の管理などから始めたところ、誰がどんな会社とやりとりしているのか覚えることができて、後々業務がやりやすくなりました。
最初はすべて完璧にやろうとせず、まずは①→②の業務をしっかり理解することから始めましょう。
中小企業の総務は仕事の幅が広い【実務一覧】
中小企業の総務は、大企業と比べて担当する業務の幅が広いのが特徴です。
私の会社のように、小さい規模の会社だと、総務だけでなく人事・労務・法務・庶務などを兼任することもあり、「会社の管理業務をまとめて担う存在」といえます。
総務の仕事は、日々の対応だけでなく月次・年次・不定期で発生する業務があります。
まずは全体像を表で確認してみましょう。
中小企業の総務の主な業務一覧
| 頻度 | 業務カテゴリ | 業務内容 | 具体的な仕事内容 |
|---|---|---|---|
| 毎日 | 庶務 | 郵便物・宅配対応 | 仕分け、社内配布、重要書類確認 |
| 毎日 | 庶務 | 社内問い合わせ対応 | 経費・備品・ルールの質問対応 |
| 毎日 | 管理 | 備品管理 | 在庫確認、発注、コスト管理 |
| 毎月 | 労務 | 勤怠管理 | 打刻漏れ、残業時間チェック |
| 毎月 | 経理補助 | 経費精算 | 申請チェック、不備確認 |
| 毎月 | 経理補助 | 請求書管理 | 支払期限管理、経理連携 |
| 毎月 | 安全衛生 | 衛生委員会 | 会議運営、議事録作成 |
| 年1回 | 労務 | 健康診断 | 予約、案内、受診管理、労基報告 |
| 年1回 | 労務 | 年末調整 | 書類回収、不備チェック |
| 年1回 | 安全衛生 | 防災管理 | 備蓄品の在庫・期限確認 |
| 年1回 | 安全衛生 | 消防訓練 | 訓練の企画、日程調整、実施 |
| 年1回 | 安全衛生 | ストレスチェック | 日程調整、実施、労基報告 |
| 年1回 | 総務 | 保険管理 | 火災保険などの更新手続き |
| 年1回 | 経営サポート | 株主総会 | 招集通知、会場準備、運営 |
| 年7回 | 経営サポート | 取締役会対応 | 資料準備、会議設定、議事録作成 |
| 不定期 | 人事 | 入退社対応 | PC準備、アカウント設定 |
| 不定期 | 総務 | 社用車管理 | 車検、保険、利用状況管理 |
| 不定期 | 総務 | オフィス管理 | レイアウト変更、設備対応 |
総務ってこんなに仕事あるんですか？
思ったより多くてビックリです・・・
最初は沢山あって難しく感じますが、毎年同じ流れなので覚えていくと、とてもやりがいのある仕事です♪
日々の業務をこなしながら、少しずつできることを増やしていけば、自然と全体像が見えてきます。
総務の1日の仕事スケジュール例
総務の仕事は、ルーティン業務＋突発対応が特徴です。
私の1日の流れをお伝えしますね。
- 8:30 始業開始・メールチェック・スケジュール確認
社内外からのメール確認、当日の予定整理
急ぎの対応がないかを最初に把握する
- 9:00 社内問い合わせ対応（一次対応）
「経費申請これで合ってる？」「備品どこ？」などの対応
→ 午前中は問い合わせが集中しやすいです(><)
- 9:30 請求書チェック・経理連携
請求書の内容確認（宛名・金額・支払期限など）
不備があれば差し戻し、問題なければ経理へ回す
- 10:30 備品在庫確認・発注対応
コピー用紙・文具・消耗品の在庫チェック
不足があれば発注、価格比較もここで実施
- 11:30 勤怠チェック（一次確認）
打刻漏れ・遅刻・早退の確認
不備があれば本人や上長へ連絡
- 12:00 昼休憩
- 13:00 郵便物・宅配便の受取・仕分け
郵便・宅配の受取
部署ごとに仕分け、重要書類は優先対応
→ 請求書・契約書は即対応が鉄則
- 13:10 社内配布・書類整理
郵便物の配布
契約書・請求書などのファイリング・管理
- 14:00 入退社対応・各種手続き
PC準備、アカウント設定、備品手配
社会保険書類の準備など
- 15:00 会議準備・資料対応
会議室予約、資料印刷
来客対応の準備など
- 15:30 社内問い合わせ対応（午後分）
午前に対応しきれなかった問い合わせ対応
突発的なトラブル対応もここで発生しがち
- 16:30 残務処理・翌日の準備
未処理業務の対応
翌日のタスク整理・優先順位付け
- 17:30 退社
同時並行で業務が進むことが多いので、この限りではないですが、常に業務を同時に進めているので、マルチタスクが求められます。
総務の仕事をうまく進めるコツ
総務の仕事は幅広く、日々の業務に加えて突発的な対応も発生します。
そのため、場当たり的にこなすのではなく、あらかじめ考え方や進め方を押さえておくことが大切です。
ここでは、初心者がまず意識したいポイントを具体的に解説します。
①年間スケジュールを最初に把握する
総務の仕事は、年間を通して発生する業務が多いのが特徴です。
あらかじめスケジュールを把握しておくことで、余裕を持って準備できるようになります。
たとえば、新入社員対応、株主総会、健康診断、年末調整などは、毎年ほぼ同じ時期に行われます。
これらを事前にカレンダーに落とし込んでおくだけでも、仕事の進めやすさは大きく変わります。
仕事に慣れてきたら、スケジュールを見て前もって準備できるようになります☆
まずは先輩や上司に確認し、自社の年間スケジュールを整理することから始めてみましょう。
②締切と優先順位で仕事を整理する
総務は複数の業務が同時に進むため、すべてを同じ優先度で扱うと手が回らなくなります。
私も総務初心者の頃、複数の業務＋社員からの問い合わせが重なり、大パニックになったことがあります（笑）
重要なのは「締切」と「影響度」で整理することです。
たとえば、支払期限がある請求書や締切当日の経費精算は優先度が高くなる一方で、備品の補充などは多少後ろ倒しにしても問題ない場合が多いです。
日々の業務はToDoリストなどで可視化し、「今日中に対応すべきもの」と「締め切りまでに余裕があるもの」を分ける習慣をつけると、効率よく進められます。
③ミスを防ぐためにチェックリストを作る
総務の業務は、ひとつのミスが会社全体に影響することもあります。
そのため、作業の正確性を保つ工夫が欠かせません。
特に入退社手続きや年末調整、株主総会の準備などは、手順が多く抜け漏れが起こりやすい業務です。
こうした業務はチェックリストを作成し、毎回確認しながら進めることでミスを防げます。
私の場合、株主総会後の登記で書類に不備があり、法務局から差し戻し（修正依頼）がありました。その対応で丸2日潰れたことがあります。今となってはいい思い出ですが、当時は超焦りました^^;
一度作ったチェックリストは使い回すことができるため、結果的に作業の効率化にもつながります。
④社内の人とコミュニケーションを大切にする
総務は社内のさまざまな部署と関わる仕事です。
そのため、日頃からのコミュニケーションが業務の進めやすさに直結します。
情報共有が不十分だと、「聞いていない」「知らなかった」といったトラブルにつながることもあります。
小さなことでも確認を怠らず、不明点は早めに相談する姿勢が重要です。
総務にとっては、調整力や連携力も大きな強みになります。
本当に色んな部署の社員から問い合わせがあったりするので、話しかけやすいように、いつも挨拶だけはしっかりしようと心掛けていました。
⑤自分だけのマニュアルを作る
総務の仕事は一度きりではなく、毎年・毎月繰り返し発生するものが多くあります。
そのため、経験をそのままにせず、記録として残しておくことが大切です。
特に、1年に1回しかない業務は、なんとなくは覚えているけど、しっかりは覚えていないので、前年の資料があると凄い助かりましたー！
業務の手順や注意点をメモとしてまとめておけば、次回の作業がスムーズになります。
また、自分だけでなく、後任者への引き継ぎにも役立ちます。
日々の業務の中で気づいたことを少しずつ整理し、マニュアルとして蓄積していくことが、長期的に見て大きな差になります。
- 先を読む（年間スケジュール）
↓ - 整理する（優先順位）
↓ - 防ぐ（チェックリスト）
↓ - つながる（コミュニケーション）
↓ - 残す（マニュアル化）
まとめ
総務の仕事をうまく進めるためには、特別なスキルよりも進め方の工夫が重要です。
年間スケジュールを把握し、優先順位を意識して業務を整理すること。
さらに、チェックリストやマニュアルを活用しながら、ミスを防ぎつつ効率化していくことがポイントになります。
一つひとつはシンプルですが、継続することで確実に仕事がしやすくなります。
まずはできるところから取り入れてみてはいかがでしょうか？
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