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複合機のリースがもうすぐ満了するみたいなんです。今の業者にそのまま更新をお願いしていいのか、見直したほうがいいのか、何から始めればいいのかもわからなくて…。
複合機（コピー機）のリース更新って、何年かに一度しか回ってこないので、毎回やり方を忘れてしまいますよね。
しかもお金の話なので、社内でもきちんと説明しなければいけません。
結果として、私の会社は業者を変えて、複合機にかかる費用が年30万円ほど下がりました。
この記事では、リース満了のときにできることと、更新の進め方を順番にまとめています。
あわせて、コロナ禍の会議で突っ込まれた質問や、お金以外に変わったことまで…ぜひ参考にしてくださいね！
- 複合機（コピー機）のリース満了が近づいている方
- 今の業者のまま更新していいのか迷っている方
- 見積もりを取っても社内での説明に自信がない方
- 経費削減できるところを探している方
【結論】複合機のリース満了は業者を見直すタイミング
複合機のリース満了は、業者を見直せる数少ないタイミングです。
リース期間の途中では、基本的に解約ができないからです。
業者を変えるなら、満了に合わせて動くしかありません。
- リース満了時の選択：再リース・返却・新しい機械に入れ替え
- 満了の前にやること：契約書の確認・使い方の洗い出し・3社ほどの相見積もり
- 社内での説明：変更する目的・変更後の料金比較・スペックと仕様の変更有無
私の会社は、昔からの付き合いでずっと同じ業者でした。比べてみて初めて、こんなに差があるんだと知ったんです。
複合機のリース満了でできる3つのこと
複合機のリース期間が終わると、リース契約はいったん終わります。
そこから選べるのは、次の3つです。
①同じ機械を再リースする
再リースは、今の複合機をそのまま使い続ける方法です。
期間は1年ごとが多く、リース料もそれまでより大きく下がります。
ただし機械は古いまま。
故障が増えてきたり、新しい機能がほしかったりする場合は向いていません。
②リース会社に返却する
複合機を使わなくなるなら、リース会社に返します。
リース会社が指定する場所まで返す費用は、使っていた会社側の負担になります。
③新しい機械に入れ替える
新しい複合機で、あらためてリース契約を結ぶ方法です。
業者を変えられるのは、このタイミングだけ。
私の会社も、別の業者と新しくリース契約を結びました。
リース期間の途中で「やっぱり業者を変えたい」と思っても、残りのリース料を払うことになります。だからこそ、満了日を知っておくのが大事なんです。
複合機のリース料金の相場
複合機のリース料金は、月1万〜2万円くらいが多いです。
安い機種なら、月5,000円ほどからあります。
同じ機種でも、リース期間が長いほど月々の金額は下がります。
複合機のリース料金は、本体の価格にリース料率をかけて決まります。
5年契約なら、リース料率は2％前後。
本体が100万円の複合機なら、月2万円ほどです。
リース料金のもとになる本体の価格は、販売店がどれだけ値引きするかで変わります。
同じメーカーの同じ機種でも、業者によって見積もりの金額が違うのはこのためです。
複合機のリース料金は、相場より安くなることもあります。
親会社や関連会社が大きい会社だと、グループ向けに特別な割引をしているリース会社があるからです。
親会社や関連会社で使っているリース会社を聞いて、割引の交渉をしてみるのもひとつの手です。
以前働いていた会社では、リース会社に「親会社の◯◯さんの紹介で」と伝えたら、特別割引にしてもらえました。聞いてみるだけならお金はかからないので、グループ会社がある場合は一度確かめてみてください。
複合機のカウンター料金の相場
複合機には、リース料金とは別にカウンター料金がかかります。
カウンター料金は、1枚印刷するごとにかかる保守の料金のことです。
相場は、白黒が1枚あたり1〜3円、カラーが1枚あたり10〜20円くらい。
業者のサイトによって金額にはかなり幅があります。
カラーをよく使う会社ほど、カウンター料金の差が月の支払いに響きます。
私の会社では、白黒とカラーがそれぞれ1枚いくらかかるのかを、テプラで複合機に貼っています。
印刷するたびに目に入るので、社員にもコストを意識してもらえます。
私の会社の今の複合機は、特別割引でリース料がほとんどかかっていません。カウンター料金と合わせても月1万5千円弱です。業者を変える前と比べると、年30万円ほど下がりました。
複合機のリース更新の進め方5ステップ
複合機のリース更新は、実際にやった順番で並べると次の5つです。
①契約書でリースの満了日を確かめる
複合機のリース満了に気づいたのは、ちょうどコロナ禍のころでした。
世の中の動きが止まっていて、経費削減できるところはないかと契約書を見直していたんです。
そこで、複合機のリースがその年度末で切れることに気づきました。
リース会社からの通知は、満了の2〜3か月前に来ることが多いです。
ただ、相見積もりや社内の説明まで考えると、通知を待ってからでは慌ただしくなります。
契約書で満了日を確かめて、カレンダーに入れておくと安心です。
②今の複合機の使い方を書き出す
見積もりを頼む前に、今の複合機をどう使っているかを書き出します。
私の会社でよく使うのは、カラー印刷・FAX・PDFへのスキャンの3つ。
それからホチキス止めやZ折りなどの仕上げの機能です。
ここがはっきりしていないと、業者ごとに違う機械で見積もりが出てきて比べられません。
③3社ほどから見積もりをとる
私の会社では、3社ほどから見積もりをとりました。
当時の会社は経費にとてもシビア。
1社だけの見積もりを持っていくと「他に安いところはないのか？」と必ず突っ込まれるんです。
見積もりを比べるときは、月々のリース料だけを見ないようにします。
複合機には、カウンター料金という保守の料金もかかるからです。
カウンター料金は、1枚印刷するごとにかかる料金のこと。
白黒とカラーで単価が違うので、今の印刷枚数をもとに月いくらになるかで並べます。
今の印刷枚数（カウンター）は、複合機の設定画面や毎月の請求書でも確認できますよ！
④社内で説明する資料をつくる
見積もりがそろったら、社内で説明する資料をつくります。
説明資料には、変更する目的・変更後の料金比較・スペックと仕様の変更有無の3つを入れておきます。
⑤入れ替えの日を決めて社員に知らせる
契約が決まったら、入れ替えの日を業者と決めます。
入れ替えの日は、複合機が使えない時間ができます。
私の会社では、社員が出社しない休みの土曜日に入れ替えてもらいました。
その日は上司と私が出社して立ち会い、前もって決めておいた別の日を振替休日にしました。
平日に入れ替えるなら、会議資料の印刷やFAXの受信が多い日は避けて、前もって社員に知らせておくと混乱しません。
私の会社の場合、新しい複合機はICカードをかざして印刷する方式に変わりました。
そこで、ICカードでの印刷の仕方を事前に社員へ共有。
複合機の近くの壁にも、手順をわかりやすくまとめた紙を貼っておきました。
複合機の業者を変えるときに社内で聞かれた3つの質問
複合機の業者を変える話を会議でしたとき、聞かれたのは3つです。
突っ込まれないように準備するのが、いちばん大変でした。
①なぜ今の業者から変えるのか
業者を変える理由は、はっきり一言で言えるようにしておきます。
私の場合は「年30万円ほど下がるから」でした。
昔からの付き合いの業者だったので、なおさら理由をはっきりさせておく必要がありました。
②本当に安くなるのか
本当に安くなるのかは、数字で見せます。
今の契約と3社の見積もりを、リース料とカウンター料金に分けて表にしておくと比べやすくなります。
月額だけでなく、年額の差も書いておきます。
月に数千円の差でも、年額にすると大きな金額になるのでより説得力が増します。
③社員の仕事に影響はないか
複合機が変わると、社員の使い方も変わります。
印刷のやり方が変わるなら、その説明も必要です。
新しい機械で便利になる点と、使い方が変わる点の両方を説明できるようにしておきます。
不便になる点がないかは、見積もりの段階で業者に確認しておくと安心です。
当時はコロナで経費にうるさい時期だったので、リース契約の変更ですら会議で報告することに。色々突っ込まれるので、しっかり見て準備するのが本当に大変でした。
複合機の業者を変えてよかったこと
複合機の業者を変えてよかったことは、お金だけではありませんでした。
①複合機の費用が年30万円ほど下がった
複合機にかかる費用は、リース料とカウンター料金を合わせて年30万円ほど下がりました。
カラー印刷・FAX・PDFへのスキャンなど、よく使う機能はそのまま使えています。
別の事業所のリースが満了したら、そちらも同じように変える予定。
2か所を合わせると、年60万円ほどになる見込みです。
②印刷物の置きっぱなしがなくなった
前の複合機は、パソコンから印刷するとすぐに紙が出てくる仕組みでした。
取りに行くのが遅れると、印刷物が置きっぱなし。
機密の書類を印刷したときは、急いで取りに行かないと誰かに見られてしまう心配もありました。
今の複合機は、印刷したあと、複合機に自分のICカードをかざして初めて紙が出てきます。
間違えて印刷したものは、出す前に消せるんです。
紙のむだづかいも減りました。
③ホチキス止めを手作業でしなくてよくなった
新しい複合機は、ホチキス止めやZ折りの種類がいくつも選べます。
会議資料やイベントの配布物のホチキス止めを、手作業でしなくてよくなりました。
部数が多いときほど助かります。
ちなみに、用紙のサイズが違うデータ（A4とA3）がまざった資料も、問題なくホチキス止めできています。めちゃくちゃ便利です！
複合機の見積もりを集めるなら一括見積もりが早い
複合機の相見積もりで手間がかかるのは、業者を探して1社ずつ連絡するところです。
同じ説明を何回もするのは、正直しんどいですよね。
一括.jpは、複合機の業者をまとめて紹介してもらえるサービスです。
問い合わせは2分ほどで終わり、早ければその日のうちに複数の業者から見積もりが届きます。
利用料はかかりません。
複合機に詳しいスタッフが、使い方や予算を聞いたうえで業者を探してくれます。
カウンター料金やリース期間のことがよくわからなくても、そのまま相談できます。
今の複合機の使い方（カラー・FAX・スキャンなど）をメモしておくと、話が早く進みます。
2008年から続いているサービスで、これまでの相談は11万件以上。
社内で「他に安いところはないのか？」と聞かれる前に、比べる材料をそろえておけます。
リース満了まで時間があるうちに、今の契約がどのくらいの水準なのかを知っておくだけでも十分です。
経費削減できるところは、複合機のほかにもあります。
電気代や通信費など、毎月決まって出ていくお金ほど、一度見直すと効果が続きます。
まとめ
複合機のリース満了は、業者を見直せるタイミングです。
リース期間の途中では解約ができないので、満了日を知っておくことがいちばん大事。
- 契約書でリースの満了日を確かめる
- カラー・FAX・スキャン・仕上げの機能など今の使い方を書き出す
- 3社ほどから見積もりをとる
- リース料とカウンター料金に分けて比べる
- 変更する目的・変更後の料金比較・スペックと仕様の変更有無を資料にまとめる
- 入れ替えの日を決めて社員に知らせる
私の会社は、昔からの付き合いで変えずにいた業者を見直して特別割引も受けられたことで、複合機にかかる費用が年30万円ほど下がりました。
印刷物の置きっぱなしがなくなり、ホチキス止めの手間も減っています。
ぜひ、参考にしてみてください！
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