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社用携帯がまだガラケーのままで、現場から「スマホにしてほしい」と言われても、何から手をつければいいのか迷いますよね。
私の会社では、2023年に社用携帯30台をガラケーからスマホに切り替えました。
進め方は、料金とカメラの画質で比べて複数の携帯会社に見積もりを取り、管理職や社員の意見を聞いてから経営会議にかける、という流れです。
相見積もりを見せたことで、同じ携帯会社のまま機種代を値下げしてもらえました。
この記事では、総務が実際にやった5つの手順と、切り替えと一緒に決めた社用携帯のルールを紹介します。
まず見積もりだけ取っておきたい方は、複数の携帯会社にまとめて問い合わせできるこちらが便利です。
- 社用携帯をガラケーからスマホに切り替えたい総務担当の方
- 現場から「スマホにしてほしい」と言われている方
- 法人携帯の見積もりの取り方がわからない方
- 社用携帯のルールを決めておきたい方
社用携帯をスマホに切り替えたきっかけは社員からの要望
社用携帯をスマホに切り替えることになったのは、社員からの要望がきっかけでした。
以前から「いい加減スマホに変えてほしい」という声が、社員からたくさん出ていました。
中でも大きかったのが、現場で故障などのトラブルがあったときの写真です。
当時は、トラブルの確認作業で写真を撮るときにデジカメを使い、パソコンにつないで転送していました。
飲み会の席で「わざわざデジカメを使っているから、スマホに変えてほしいな〜」という愚痴を聞いたんです。
スマホなら、撮った写真をその場で送るだけで済みます。
そこで「じゃあ、一緒にどれがいいか考えましょう！」と、現場の方を巻き込んで進めることにしました。
うちの社用携帯もガラケーのまま…。でも切り替えるとなると、何から始めればいいのか分からないです。
社用携帯のスマホ切り替えで総務がやった5つの手順
社用携帯の切り替えは、次の5つの順番で進めました。
①スマホを持たせる人と台数を決める
台数が決まると、見積もりの金額を比べられるようになります。
②料金とカメラの画質で比べる
比べる項目は2つにしぼり、見本を借りて使いやすさも確かめます。
③複数の携帯会社に見積もりを頼む
他社の見積もりが、機種代を値下げしてもらう材料になります。
④経営会議の前に管理職と社員の意見を聞く
反対の声も賛成の声も、先に集めておくと安心です。
⑤スマホが苦手な人にはシンプルモードを設定する
全員を同じ設定にそろえなくても大丈夫です。
①スマホを持たせる人と台数を決める
社用携帯を誰に持たせるかを最初に決めると、見積もりを頼む台数が決まります。
私の会社では、内勤の社員と各現場の班長に持たせることにしました。
合計で30台です。
台数が決まらないと見積もりの金額も比べられないので、ここは最初に固めておくのがおすすめです。
②料金とカメラの画質で比べる
社用携帯のスマホを比べるときに見たのは、月々の料金とカメラの画質の2つです。
元々の目的のひとつに「デジカメとパソコン転送の手間をなくすこと」があったので、故障の様子が分かる写真をきれいに撮れるかは外せませんでした。
一方で、30台分となると、月々の料金の差も大きくなります。
比べる項目を最初に2つにしぼっておくと、機種やプランの多さに迷いにくくなります。
また、携帯会社の担当の方が何機種か見本を貸してくれたので、社員に実際に触ってもらい、どれが使いやすいか意見を聞きました。
カタログだけでは分からない使いやすさも比べられるので、見本を借りられるか聞いてみるのがおすすめです。
③複数の携帯会社に見積もりを頼む
社用携帯の見積もりは、自分から複数の携帯会社に問い合わせました。
結果的には、今までと同じ携帯会社のまま、機種だけ変えることになりました。
決め手は、他社の見積もりを見せたら機種代を値下げしてくれたことです。
同じ会社なので、機種の入れ替えの手続きが楽だったのも大きかったです。
同じ会社に決めるとしても、相見積もりを取る意味はちゃんとありました。比べる材料があると、値下げの話がしやすくなります。
ただ、1社ずつ問い合わせて同じ説明をくり返すのは、正直手間がかかります。
今から見積もりを取るなら、一度の入力で複数の法人携帯の会社に問い合わせできるサービスを使うと楽です。
私は1社ずつ問い合わせましたが、一括.jpなら利用料0円で、法人携帯の会社にまとめて見積もりを依頼できます。
④経営会議の前に管理職と社員の意見を聞く
社用携帯の切り替えは、最終的に経営会議にかけて決めました。
ただ、私の会社にはアナログな管理職の方もいたので、会議の前に管理職だけでなく、社用携帯を貸与している社員にも幅広く意見を聞いておきました。
「便利だけど、料金が上がるのはなぁ」という声がある一方で、「ガラケーのままだと使いづらい」「営業先で『まだガラケーなんですか？』と言われた」という意見も出ました。
こうした声があったので、スマホ代は必要経費という考え方でまとまり、切り替えの後押しになりました。
会議でいきなり提案するより、先に管理職や社員の声を集めておくほうが安心です。反対の声だけでなく、賛成の声も見つかりますよ。
⑤スマホが苦手な人にはシンプルモードを設定する
社用携帯をスマホに切り替えるときに困ったのは、スマホが極端に苦手な人がいたことです。
そこで、その人のスマホだけ、画面や操作がシンプルになる「シンプルモード（かんたんモード）」に設定しました。
全員を同じ設定にそろえなくてもいいので、苦手な人には個別に合わせるのがおすすめです。
社用携帯のルールはスマホ切り替えと一緒に決める
社用携帯のルールは、スマホへの切り替えに合わせて決めました。
私の会社で決めたのは、次の6つです。
- 私用での利用は禁止
- 位置情報の設定は必ずオンにする
- 街中のフリーWi-Fiにはつながない
- 業務に使うアプリ以外はインストールできないようにする
- なくしたらすぐ総務に連絡する
- 退職するときは会社に返却する
社用携帯の位置情報は紛失したときだけ確認する
社用携帯の位置情報をオンにすることにしたのは、ガラケーの頃に出張先で紛失した人がいたからです。
1年間で、未遂も含めて紛失が3件ありました。
社員にはこの件数を伝えたうえで、総務が位置情報を見るのは紛失したときだけと説明しています。
実際に、紛失のとき以外は見ていません。
位置情報を見る画面は二段階認証などもあって手間がかかるので、正直、用がなければ見に行くのも面倒なくらいです（笑）。
位置情報って、社員から「見張られてる」と思われないか心配です…。
私は、紛失が実際に3件あったことと、見るのは紛失のときだけということをセットで伝えました。理由と使い道が分かると、受け止め方も変わると思います。
社用携帯をフリーWi-Fiにつながないのは情報を守るため
社用携帯を街中のフリーWi-Fiにつながないようにしているのは、会社の情報を守るためです。
無料のWi-Fiの中には通信が暗号化されていないものもあり、やり取りの中身をのぞき見られるおそれがあります。
仕事の連絡や写真を扱う社用携帯なので、つながないと決めておくほうが安心です。
ただ、ルールを決めるだけだと、実際にはつないでしまう社員もいるかもしれません。
そこで、携帯会社の担当の方に相談して、Wi-Fiそのものにつなげない設定にしてもらいました。
ルールと設定の両方で防いでおくと安心です。
社用携帯のアプリは業務に使うものだけにする
社用携帯のアプリは、業務に使うものだけインストールできるように制限しています。
たとえばInstagramやXは会社の広報で使っているので、担当の社員のスマホにだけ入れています。
それ以外の社員のスマホには、インストールもできない設定にしています。
一方で、「このアプリがあったら業務に便利」という意見が出たときは、上司や他部署の管理職にも意見を聞いたうえで、できるだけ対応するようにしています。
制限するだけでなく相談できる窓口も開けておくと、社員の不満もたまりにくいと思います。
社用携帯のルールの文例
社用携帯のルールを文書にするときは、次の文例をそのまま使えます。
私の会社のルールを、そのまま文例にしています。
①私用での利用は禁止
会社が貸与する携帯電話（以下「社用携帯」）は業務の目的にのみ使用し、私用での通話・通信・アプリの利用は禁止します。
②位置情報は常にオン
紛失に備えて、社用携帯の位置情報の設定は常にオンにしてください。総務部が位置情報を確認するのは、紛失・盗難のときに限ります。
③無料Wi-Fiにつながない
社用携帯は、駅や店舗などの無料Wi-Fiに接続しないでください。
④アプリは会社が認めたものだけ
社用携帯で使えるアプリは、会社が認めたものに限ります。社員が自分でアプリをインストールすることはできない設定になっています。業務に必要なアプリがあるときは総務部に相談してください。その都度、導入するかを判断します。
⑤なくしたらすぐ総務部へ連絡
社用携帯を紛失したときは、すぐに総務部へ連絡してください。
⑥退職するときは返却
退職するときは、社用携帯を会社へ返却してください。
社用携帯の貸し出しと回収は、入社と退職の手続きと一緒に進めると漏れにくくなります。
入社の日までに準備するものは、こちらのチェックリストで確認できます。
退職の日に回収するものは、こちらに一覧にしています。
社用携帯をスマホにしてよかったこと
社用携帯をスマホに切り替えてよかったのは、次の3つです。
①現場の写真をその場で送れるようになった
社用携帯をスマホにして一番楽になったのは、トラブルの確認で撮る写真の送り方です。
デジカメで撮ってパソコンにつないで転送していた手間がなくなり、撮ったらそのまま送れるようになりました。
②ガラケーより操作が楽になった
社用携帯をスマホにしてみると、「ガラケーより操作が楽」という声が多く聞かれました。
特に多かったのは、「画面が大きくて見やすい」「フリック入力や音声入力ができるので、文字を打つのが楽になった」という声です。
③LINE WORKSや楽楽精算をスマホで使えるようになった
社内の連絡に使っているLINE WORKSを、社用携帯で使えるようになったのも好評でした。
「スマホでできるようになって良かった」という意見が多かったです。
経費精算に使っている楽楽精算も、社用携帯からできるようになりました。
出張先でもらった領収書などを、忘れないうちにその場でアップできるので、こちらも好評です。
料金が上がる心配の声もありましたが、切り替えた後は「良かった」という意見のほうが多かったです。
社用携帯の切り替えでよくある質問
Q. 社用携帯がガラケーのままだと使えなくなりますか？
社用携帯が昔ながらのガラケー（3G回線の携帯）なら、すでに使えなくなっています。
3Gのサービスは、auが2022年3月31日、ソフトバンクが2024年4月15日、ドコモが2026年3月31日に終了しました。
今も使えている折りたたみの携帯は、4G回線を使う「ガラホ」と呼ばれるタイプです。
ただ、4Gの機種でもVoLTE（4Gで通話する仕組み）に対応していないものは通話できなくなっているので、古い機種を使っている場合は携帯会社に確認しておくと安心です。
ガラホならまだ使えますが、写真を送ったりLINE WORKSなどのアプリを使ったりするなら、スマホのほうが便利だと感じています。
Q. 同じ携帯会社に決めるなら相見積もりは必要ですか？
同じ携帯会社に決めるつもりでも、相見積もりは取っておくのがおすすめです。
私の会社では、他社の見積もりを見せたことで機種代を値下げしてもらえました。
社内で稟議を通すときにも、比べた結果として見せられるので役に立ちます。
相見積もりは3社くらい取っておくのがおすすめです。
Q. 社用携帯の位置情報をオンにすると社員の監視になりませんか？
社用携帯の位置情報は、確認するときのルールを決めて社員に伝えておけば、監視とは受け取られにくいと思います。
私の会社では「紛失したときだけ確認する」と決めていて、実際にそれ以外では見ていません。
どんなときに確認するかは、社用携帯のルールに書いておくと安心です。
Q. スマホが苦手な社員にはどうすればいいですか？
スマホが苦手な社員には、その人のスマホだけシンプルモードに設定する方法があります。
私の会社でも、特定の人だけシンプルモードにして対応しました。
社用携帯の切り替えはまず見積もりから始めよう
社用携帯をガラケーからスマホに切り替えるときは、次の順番で進めるとスムーズです。
①スマホを持たせる人と台数を決める
台数が決まると、見積もりの金額を比べられるようになります。
②料金とカメラの画質で比べる
比べる項目は2つにしぼり、見本を借りて使いやすさも確かめます。
③複数の携帯会社に見積もりを頼む
他社の見積もりが、機種代を値下げしてもらう材料になります。
④経営会議の前に管理職と社員の意見を聞く
反対の声も賛成の声も、先に集めておくと安心です。
⑤スマホが苦手な人にはシンプルモードを設定する
全員を同じ設定にそろえなくても大丈夫です。
私の会社では、相見積もりをきっかけに機種代を値下げしてもらえました。
まずは見積もりを取って、今の料金と比べるところから始めてみてください。
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