社内報ツールで大失敗しない！実体験から学ぶ導入前の4つのチェックリスト

※この記事はプロモーションを含みます

これは、実際に私が体験した「社内報ツール導入の失敗談」と、最終的にたどり着いた「シンプルだけど効果的な方法」を紹介する記事です。

総務や広報で社内報を担当されている方の参考になれば嬉しいです。

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社内報ツールを導入した理由

私の会社は100人ちょっとのいたって小さな中小企業なのですが、健康優良法人を取得しようと経営陣が言い始め・・・「健康経営」の一環として、社内の取り組みや制度をきちんと全社員に届けたいという思いで、社内報を作成することになりました。

社内報の内容としては、

　といった内容です。

そこで、「せっかくなら見やすく・誰でも読める形にしよう！」と社内報ツールの導入を提案し、ソースネクストのパーソナル編集長で社内誌を作成することになりました。

公式サイトはこちら ▶ソースネクスト公式サイト

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導入してわかった落とし穴

でも現実は・・・

＼ 全部、自分の仕事になりました ／

本来はみんなで作る社内報になるはずが、気づけば「ただの面倒くさい業務」に……。

ちなみに、ツール導入からわずか2〜3号で限界を感じました。各部署からは「原稿はWordで送るね」「画像はここに置いといたから、あとはよろしく！」という連絡が来るだけ。私はそのWordをレイアウトに落とし込み、画像を調整し、全体の統一感を整え…社内報1号あたり丸2日かかっていました。

一番しんどかったのは、「みんなで作る社内報」というコンセプトが、実質「私が全部やる社内報」になっていたこと。しかも誰も悪意があるわけじゃなく、「担当者（＝私）がいるから任せよう」という無意識の丸投げ構造ができあがっていたんですよね。

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パワポ＋共有フォルダに切り替えて解決

結局、みんなの原稿を集めて更新するのが、本当に大変だったので・・・パーソナル編集長で社内誌を作るのをやめて、やり方を変えることにしました。

そして切り替えたのが、アナログだけど最強の方法👇

結果的に、ツール導入よりも「仕組みづくりが大事」だと実感しました。

具体的なパワポ運用の中身はこんな感じです👇

• テンプレートは私が事前に作成：ページレイアウト・フォント・カラーはすべて統一。担当者は「文字を入れるだけ」の状態に。
• 共有フォルダに「担当ページ」を明記：「○○部ページ」「社長メッセージ」など、ページに担当者名を入れておき、自分の担当がひと目でわかるように。
• 締め切りはカレンダーで全社共有：発行日の2週間前を編集期限に設定。口頭での個別催促がほぼ不要になりました。
• 私の仕事は最終チェック＋PDF化だけ：編集作業から解放されて、本来の業務に集中できるように。

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失敗してわかった導入前に確認すべき4つのこと

社内報のソフト（専用ツール）には、あらかじめフォーマットがあるので、デザインから考える必要がないので、便利な面が確かにたくさんあります。

でも実際に導入してみると、

「え？　誰も書いてくれないじゃん…」
「思ったより工数がかかる…」
「ITが苦手な人にはハードルが高かった」

と、私のように、「ツール導入あるあるの壁」にぶつかるケースも。

社内報ツールは便利な面もありますが、導入前に以下のポイントを必ずチェックしてください。

「誰が実際に書くか」が明確？

▶ ポイント：書き手チームを事前に作るのが必須！

担当者全員が本当に使えるソフトか？

• □操作はシンプルか？
• □ITが苦手な人でも大丈夫か？
• □マニュアル不要で直感的に使えるか？

▶ ポイント：操作ハードルが高いと、協力してもらえません！

権限設定・アカウント制限は柔軟？

• □編集者を記事ごとに分けられる？
• □アカウント数に制限はある？
• □閲覧範囲の管理は簡単にできる？

▶ ポイント：「誰が・どこまでできるか」も重要な検討材料！

ツールに頼りすぎていない？

• □ツール導入が目的化してない？
• □書きやすさ・読みやすさの工夫はある？
• □現場の負担が減っているか？

▶ ポイント：本来の目的は情報発信と社員参加です！

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社内報を無理なく続けるための3つのポイント

失敗を通じて見えてきた、社内報を長続きさせるためのポイントを3つ紹介します。

①「読んでもらう工夫」より先に「書いてもらう仕組み」を整える

多くの担当者が「どんなデザインにしよう」「読みやすい構成は？」と凝りがちですが、まず大事なのは「書き手が楽に原稿を出せるか」です。フォーマット・テンプレート・締め切り管理の仕組みを先に整えることが、担当者が疲弊しない社内報の第一歩です。

②進捗の「見える化」で自然に動いてもらう

共有フォルダにパワポを置いたことで、他の担当者が「あ、自分のページまだ書いてない…」と自分で気づけるようになりました。進捗が見えると、担当者への個別声がけの回数がぐっと減ります。

③「全員参加」より「担当者を1名決める」

最初から「全員で書こう！」とすると責任が曖昧になって誰も動かなくなります。部署ごとに担当者を1名決め、「この人が書く」を明確にするだけで動きが全然変わりました。「うちの部は誰が担当？」という話し合いを、最初に一度やるだけでOKです。

まとめ｜社内報はツールより仕組みと役割分担が9割

社内報を始める時のツール導入は手段であって、目的ではありません。

どのツールを使うにしても、

• 体制（誰が、いつ、どれくらいの頻度で）
• 分担（文章・画像・編集・投稿）
• 運用ルール（フォーマット・投稿ルール・期限）

を決めておかないと、結局ひとりに負担が集中して終わります。

ツールの比較や導入検討とあわせて、「この仕組みでみんな本当に動く？」という視点も忘れずに持つことが、失敗を防ぐコツです。

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