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電子契約にしたいのに、取引先から「すみません、うちは紙で」と言われてしまう…。
総務の仕事をしていると、これに一度はぶつかる気がします。
私も電子契約を使いはじめたころ、これで契約のやり取りがラクになると意気込んで取引先にお願いしたら、あっさり「紙でお願いします」と返ってきて、正直ちょっとしょんぼりしました。
でも何件かやり取りするうちに、紙の取引先がいても電子契約はちゃんと役に立つし、断られたときの対応にもコツがあると分かってきました。
この記事は、電子契約を取引先に断られて、どう対応すればいいか困っている総務担当者に向けた記事です。
紙を希望される理由から、断られたあとの再提案の仕方、そのまま使えるメール例文まで、実体験ベースでまとめましたので、ぜひチェックしてください！
せっかく電子契約を導入したのに、取引先に紙でと言われると、なんだか自分のやり方が間違っていた気がして焦っちゃうんです…。
- 電子契約を取引先に断られて、どう対応すればいいか困っている総務担当者さん
- 「紙でお願いします」と言われて、無理に電子化すべきか迷っている方
- 一度断られた取引先に、もう一度お願いしていいのか知りたい方
- 取引先への案内メールの文面に悩んでいる方
【結論】取引先に紙でと言われても無理に電子化しなくてOK
先に結論からお伝えします。
取引先が「紙でお願いします」と言ってきても、無理に電子契約へ切り替える必要はありません。
電子契約は「全取引先を一斉に変える」ものではなく、相手に合わせて紙と電子を使い分ければ十分だからです。
具体的には、相手の反応でこの3つに振り分けるだけです。
| 取引先の反応 | どうする？ |
|---|---|
| 電子契約に応じてくれる | そのまま電子で進める |
| 紙を希望する | 無理せず紙で進める |
| 迷っている・よく分からない | 電子契約のメリットを伝えてから判断してもらう |
この振り分けさえ決めておけば、紙の相手が出てきても慌てずに済みます。
「全部を電子にしなきゃ」と気負っていたときはしんどかったのですが、「相手に合わせて振り分けるだけ」と考えたら、ぐっとラクになりました。
取引先が紙でと言う理由
ひとくちに「紙でお願いします」と言われても、その理由はさまざまです。
私が実際にやり取りして感じたのは、大きく「相手の会社の事情」と「ちょっとした誤解や不安」の2タイプに分かれる、ということでした。
そして、この2つは対応の仕方がまったく違います。
相手の会社の事情（こちらでは変えにくい）
まずは、相手の会社のルールや方針で紙と決まっているパターンです。
- 社内規定で、契約書は紙とハンコと決まっている
- 法務・コンプライアンスの方針で、書面での契約と決まっている
- セキュリティ上の懸念から、電子データでのやり取りを避けている
- そもそも会社として電子契約を導入していない
こうした理由では、相手の担当者レベルではどうにもできないことがほとんどです。
無理に説得しても関係がぎくしゃくするだけなので、ここは潔く紙で対応します。
ちょっとした誤解や不安（説明で解けることが多い）
もう一方は、正しく伝えれば解けるパターンです。
- 電子契約サービスに登録が必要だと思い込んでいる
- やり方が分からず不安
- 電子契約サービスそのものを、まだ信用しきれていない
- 担当者が、新しいやり方に消極的
こうした理由では、手続きの簡単さや安全性を具体的に伝えると、応じてもらえることがあります。
次の章で、その伝え方をくわしく紹介します。
電子契約を断られたときの対応方法
ここからが本題の、断られたあとの動き方です。
ポイントは、いきなり食い下がらずに「まず理由を聞く」ことです。
まず断られた理由を確認する
紙でと言われたら、軽く理由を聞いてみます。
理由によって、引くべきか・もう一押しできるかが変わるからです。
私は、相手の答えでこんなふうに対応を分けています。
| 相手の答え | どうする？ |
|---|---|
| 社内ルールで紙が必須 | 相手の事情なので無理に勧めない |
| よく分からない・不安 | 署名の手順を具体的に伝える |
| 登録が面倒そう | 受け取り側の登録が不要かなど、自社サービスの条件を伝える |
| 今回は紙で | 深追いせず、次回以降にまた提案する |
相手の誤解や不安には「自社の事実」で答える
「登録が必要だと思い込んでいる」「やり方が分からず不安」といった誤解や不安が理由のときは、正しい情報を伝えれば解けることが多いです。
ただ、伝え方には注意が必要です。
「電子契約は登録不要」「費用がかからない」と一般化して言い切るのは避けたほうがいいです。
サービスによって条件が違うので、自分の会社が使っているサービスの条件で伝えるほうが安全で、実体験としても書けます。
たとえば、こんな伝え方です。
・弊社が使っている電子契約では、受け取る側のアカウント登録は不要です
・弊社からお送りする手続きでは、相手側に費用はかかりません
・電子契約では、紙の契約書にかかる印紙税が課税されないケースがあります（※印紙税の取扱いは契約の種類などによって異なります）
「一般的に〜」ではなく「弊社の場合は〜」と言い切れると、相手も安心しやすいです。
それでも紙がいい相手は無理に変えない
社内ルールなど、相手側の事情で紙が決まっている場合は、何度もお願いすると関係がぎくしゃくします。
一度お願いして渋られたら、その相手は紙のままにしておきます。
目的は「全部を電子化すること」ではなく「自社の手間とストレスを減らすこと」なので、応じてくれる相手が電子になればそれで十分プラスです。
「全部やらなくていい」と思うだけで、すごく気がラクになりました。応じてくれる相手からで大丈夫ですよ。
紙と電子を併用するときの契約書の管理方法
紙と電子を使い分けていくと、次に地味に困るのが「契約書の管理」です。
紙とデータが混在すると、「あの契約書どこだっけ」と探し回ったり、更新の時期を見落としたりしがちだからです。
手作業で管理するなら、最低この3つは決めておくと迷子になりません。
①契約書の保管場所を一本化する
紙は紙、データはデータでバラバラにせず、「契約書はここを見れば全部ある」という状態を作ります。
紙の契約書はスキャンしてデータでも残しておくと、探すときにラクです。
②ファイル名のルールを決める
「締結日_取引先名_契約書名」のように、命名ルールを決めておきます。
ルールがあるだけで、あとから検索するときの時間がぐっと減ります。
③更新期限を一覧で管理する
契約ごとの終了日・更新日を一覧にしておき、更新もれを防ぎます。
自動更新の契約は、見直しのタイミングを逃すと1年延びてしまうので要注意です。
とはいえ、これを全部手作業でやるのは、ひとり総務にはなかなか大変です。
契約書の作成から締結、保管、更新管理までをまとめて1か所でできるのが、電子契約サービスです。
なかでも候補になるのが「KANBEI SIGN」という電子契約サービスです。
いま挙げた3つの手間を、そのまま肩代わりしてくれます。
☑️ たまった契約書をクラウドで探せる
契約書をクラウド上で保管でき、フォルダ管理や絞り込み検索で、見たい契約書をすぐ見つけられます。タイムスタンプで「いつ・誰が編集したか」も残るので、あとから確認するときも安心です。
☑️ ひな形登録で契約書がすぐ作れる
よく使う契約書をひな形（テンプレート）として登録でき、法務経験がなくても契約書を作成できます。自社の印影での押印にも対応しています。
☑️ 契約終了日アラートで更新もれを防げる
契約ごとに終了日を登録しておくと、アラートで知らせてくれるので、更新もれを防げます。未署名の相手にはリマインドメールも送れます。
ほかにも、メンバーごとの権限設定やマイナンバーカードでの本人確認など、セキュリティ面の機能もそろっています。
しかもフリープラン（月額0円）から始められて、初期費用もかかりません。
中小企業向けのサービスなので、ひとり総務でも「まずは無料で試してみる」ができるのがうれしいところです。
紙と電子が混ざると「管理」のほうが地味に大変になるので、探す・作る・更新もれ防止をまとめてやってくれるサービスは、ひとりで回している身としては心強い存在ですよね。
契約書の作成から保管まで一気にラクにしたいなら、一度チェックしてみてください。
一度断られた取引先に再提案する方法
「一度紙で断られた相手に、もう一度お願いしてもいいの？」というのは、よくある悩みだと思います。
結論、タイミングを選べば再提案してOKです。
おすすめは、契約の更新時や、次の新しい契約が発生したときです。
「前回はすみません」と蒸し返すのではなく、「今回のこの契約から、もしよければ」と軽く切り出すのがコツです。
相手の状況も変わっていることがあるので、一度断られた＝ずっと紙、と決めつけないほうが得です。
取引先へのメール例文3選【コピペOK】
実際に私が使っている案内メールの例文を、3パターン置いておきます。
会社名や担当者名の部分だけ書き換えれば、そのまま使えます。
「〇〇（電子契約サービス名）」の部分には、自社が使っている電子契約サービスの名前を入れてください。
例文①：初めて電子契約をお願いするとき
〇〇株式会社
△△様
いつもお世話になっております。
このたびの契約につきまして、弊社では「〇〇（電子契約サービス名）」という電子契約サービスを利用しております。
電子署名法にもとづく法的に有効な電子署名で、印刷や郵送をせずに契約を締結できるものです。
もしよろしければ、今回は電子契約で締結させていただけますと幸いです。
お手続きは、弊社からお送りするメールのURLをクリックして署名いただくだけです。
アカウントの登録や費用は一切かかりません。
もし紙の契約書をご希望でしたら、これまで通り書面でお送りしますので、遠慮なくお申し付けください。
例文②：紙を希望されたときの返信
〇〇株式会社
△△様
ご連絡ありがとうございます。
承知いたしました。
それでは、これまで通り書面にて契約書をお送りいたします。
製本のうえ2部お送りしますので、ご署名・ご捺印後、1部をご返送いただけますでしょうか。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
例文③：一度断られた相手に再提案するとき
〇〇株式会社
△△様
いつもお世話になっております。
以前は書面でご対応いただき、ありがとうございました。
弊社では現在、契約のお手続きを電子化しております。
次回の契約更新の際には、もし差し支えなければ電子契約でのお手続きもご検討いただけますでしょうか。
もちろん、これまで通り書面でのご対応も可能ですので、ご都合に合わせてお知らせください。
どの例文も、最後に「紙でも大丈夫」を必ず添えておくと、再提案でも押しつけになりません。
紙と電子を併用してみて感じたこと
最後に、紙と電子を併用してきて感じたことを、正直に書いておきます。
導入した年は、電子と紙がだいたい半々くらいでした。
無理に相手を説得せず、応じてくれる会社から少しずつ電子にしていっただけです。
それでも1年たつ頃には、気づけば電子のほうが多くなっていました。
何より変わったのは、契約対応のときのそわそわ感が減ったことです。
「郵送したけど届いたかな」「押印して返してもらえたかな」と気を揉む回数が、ぐっと減りました。
紙の相手が残っていても、まったく問題ありません。
ちなみに、最後まで紙のまま残ったのは、受発注をいまだにFAXでやり取りしている小さな会社さんでした。
いい意味で昭和のやり方が残っている会社で、電子契約どころか、注文書もFAXでのやり取りが当たり前という感じでした。
ところが、今度はうちの会社のほうがFAXを廃止することになり、その会社との受発注も少しずつメールに切り替わっていきました。
そうしているうちに、その会社にも契約書の電子化について少しずつ理解していただき、今では電子契約もできるようになりました。
紙にこだわっていた相手でも、何かのきっかけで意外と変わっていくものだなと感じています。
焦らず併用しているうちに、自然と電子が増えていく感じでした。最初から100点を目指さなくて大丈夫です。
まとめ
電子契約を取引先に断られたときの対応を、まとめます。
①取引先が紙を希望しても、無理に電子化しなくてOK
②相手の反応で「電子OK→電子・紙希望→紙・迷い→メリット説明」に振り分ける
③断られたら、まず理由を確認する
④誤解や不安が理由なら、自社が使うサービスの条件で伝える（一般化しない）
⑤紙と電子の併用は、保管・命名・更新期限の管理を決めておく
⑥一度断られても、更新や次の契約のタイミングで再提案してOK
大事なのは「全取引先を変えること」ではなく「自社の手間を減らすこと」です。
電子契約サービスの選び方や比較から知りたい方は、こちらの記事で詳しくまとめています。
この記事が、電子契約を断られて悩んでいる総務担当の方のヒントになればうれしいです。
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