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新入社員が入ってくるんだけど、入社手続きって何からやればいいの？書類とか手続きとか、抜けがあったらどうしよう…
「入社手続きの流れがわからない」「書類や保険の手続き、漏れがないか不安」と検索していませんか？
結論から言うと、入社手続きは「書類収集」→「社会保険」→「雇用保険」→「税務」→「社内手続き」の5ステップで進めると漏れがありません。
一人総務だと「あの手続き忘れてた！」となりがちですが、チェックリストさえあれば大丈夫。この記事では現場で実際に使っているチェックリストをそのままお伝えします。
- 入社手続きの全体的な流れがわからない
- 書類・保険・税務など、何から手をつければいいか迷っている
- 一人総務で確認してくれる人がいなくて不安
- 抜けや漏れがないかチェックしたい
私も最初は入社手続きのたびにドキドキしていました。でもチェックリストを作ってからは「これを見れば大丈夫」と思えるように。この記事ではそのリストをそのままシェアします！
- 中小企業の総務・人事担当者（特に一人総務の方）
- 入社手続きの担当になったばかりの方
- 手続きの抜け漏れが不安な方
- 手続きの全体像を一度整理したい方
入社手続きの全体スケジュール
入社手続きは、入社前・入社当日・入社後1か月以内の3つのフェーズに分かれています。
| フェーズ | タイミング | 主な手続き |
|---|---|---|
| ①入社前 | 内定〜入社1週間前 | 入社書類の準備・送付、マイナンバーの収集依頼 |
| ②入社当日 | 入社日 | 書類の受け取り・確認、社内案内・説明 |
| ③入社後 | 入社翌日〜1か月以内 | 社会保険・雇用保険の加入手続き、税務手続き |
社会保険の届出には期限があります！資格取得日（入社日）から5日以内が原則なので、入社日が決まったら早めに動き始めましょう。
【チェックリスト①】入社前に準備してもらう書類
入社が決まったら、入社予定者に以下の書類を準備・提出してもらいます。提出期限を明記した案内文と一緒に送ると漏れが減ります。
| 書類名 | 備考 | 確認 |
|---|---|---|
| 履歴書・職務経歴書 | 採用時に提出済みであれば不要 | □ |
| マイナンバーカードのコピー（または通知カード＋本人確認書類） | 従業員本人のマイナンバー収集のため。扶養家族がいる場合は家族全員分のマイナンバーも必要 | □ |
| 年金手帳（または基礎年金番号通知書） | 2022年以降は発行廃止。番号確認のみでもOK | □ |
| 雇用保険被保険者証 | 前職がある場合。紛失時はハローワークで再発行可 | □ |
| 源泉徴収票（前職分） | 入社年に前職がある場合。年末調整で必要 | □ |
| 給与振込先口座の通帳コピー（またはキャッシュカードコピー） | 銀行名・支店名・口座番号が確認できるもの | □ |
| 扶養控除等(異動)申告書 | 入社時に記入・提出してもらう（会社が用紙を準備） | □ |
| 健康保険被扶養者（異動）届 | 扶養家族がいる場合のみ | □ |
| 通勤経路・交通費申請書 | 会社所定の様式 | □ |
| 誓約書・秘密保持契約書 | 会社が準備する場合 | □ |
📎 出典・参考リンク
- 個人情報保護委員会｜特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）（マイナンバー収集ルールの根拠）
マイナンバーの収集は法律で義務づけられています。扶養家族がいる方は、配偶者・子どもなど家族全員のマイナンバーも必要なので、入社前の案内に必ず明記しましょう。紙の場合は鍵のかかる場所に保管が基本です。
【チェックリスト②】社会保険（健康保険・厚生年金）の手続き
社会保険の手続きは資格取得日（入社日）から5日以内に年金事務所またはe-Govで行います。
| 手続き | 提出先 | 必要書類 | 期限 | 確認 |
|---|---|---|---|---|
| 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届 | 年金事務所（またはe-Gov） | 資格取得届、マイナンバー確認書類 | 入社日から5日以内 | □ |
| 健康保険被扶養者（異動）届 | 年金事務所（またはe-Gov） | 異動届、被扶養者のマイナンバー・収入証明等 | 入社後速やかに | □ |
| マイナ保険証の利用確認・案内 | 従業員への案内 | — | 届出後に案内 | □ |
📌 2026年4月時点：健康保険証の取り扱いについて
健康保険証（紙の保険証）は2025年12月2日に廃止されました。医療機関を受診するには以下のいずれかが必要です。
- マイナ保険証（マイナンバーカード＋健康保険の利用登録済み）→ そのまま受診可能
- 資格確認書→ マイナ保険証を使わない方に保険者から発行される書類。従来の保険証と同様に使用可
資格確認書の発行には届出後2〜3週間かかる場合があります。その間に受診が必要な場合は、マイナ保険証での受診を案内するか、医療機関に「社会保険手続き中」と伝えて対応してもらうよう従業員にアドバイスしましょう。
📎 出典・参考リンク
新入社員への案内として「マイナンバーカードをお持ちであれば、健康保険の利用登録をしておくと入社直後から医療機関を受診できます」と伝えておくとスムーズです！
【チェックリスト③】雇用保険の手続き
雇用保険の資格取得届は、資格取得の翌月10日までにハローワークへ提出します。
| 手続き | 提出先 | 必要書類 | 期限 | 確認 |
|---|---|---|---|---|
| 雇用保険 被保険者資格取得届 | ハローワーク（またはe-Gov） | 資格取得届、雇用保険被保険者証（前職分） | 資格取得の翌月10日まで | □ |
| 雇用保険被保険者証の保管 | 会社で保管 | （ハローワークから返却） | 届出後に確認 | □ |
雇用保険に入れる条件（2026年4月現在）：①週の所定労働時間が20時間以上、②31日以上引き続き雇用される見込みがある、の両方を満たす場合が対象です。パートやアルバイトでも条件を満たせば加入必須です。
📌 雇用保険の加入条件は将来変わります
現在は「週20時間以上」が加入条件ですが、改正雇用保険法により2028年10月から「週10時間以上」に拡大される予定です。短時間のパート・アルバイトの方も対象になるため、今から理解しておくと準備がスムーズです。
📎 出典・参考リンク
パートさんでも雇用保険に入らないといけない場合があるの？
そうなんです！週20時間以上・31日以上の雇用見込みがあれば、パート・アルバイトでも加入義務があります。「正社員じゃないから大丈夫」と思い込んでいると法令違反になるので要注意です。
【チェックリスト④】税務関係の手続き
給与から天引きする税金の手続きも入社時に必要です。
| 手続き | 内容 | 時期 | 確認 |
|---|---|---|---|
| 扶養控除等(異動)申告書の提出・保管 | 入社時に本人に記入してもらい、会社で保管（税務署への提出は不要） | 入社時 | □ |
| 住民税の特別徴収への切り替え（前職あり） | 前職から「特別徴収に係る給与所得者異動届出書」を受け取り、新しい会社の市区町村へ提出 | 入社後速やかに | □ |
| 住民税の普通徴収→特別徴収への切り替え（前職なし・新卒等） | 翌年6月から特別徴収開始（当年は本人が自分で支払う） | 翌年1月頃に手続き | □ |
| 給与システムへの登録 | 給与計算ソフトに扶養情報・口座情報を登録 | 入社後速やかに | □ |
📋 給与所得者異動届出書のフォーマット入手先
「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」は、従業員の居住する市区町村の公式サイトからダウンロードできます。「○○市 給与所得者異動届」で検索すると出てきます。
eLTAX（地方税ポータル）を使えばオンラインで複数の市区町村にまとめて提出することも可能です。
住民税の切り替え手続きは忘れがちなので注意！前職のある方は前の会社から「給与所得者異動届出書」をもらってもらうよう、入社前に伝えておくとスムーズです。
【チェックリスト⑤】社内手続き・その他
保険・税務の手続きが終わったら、社内の環境整備も忘れずに。
| 手続き | 担当 | 確認 |
|---|---|---|
| 社員証・入館証の作成 | 総務 | □ |
| PCの設定・貸与 | IT担当 または 総務 | □ |
| 社内メールアドレスの発行 | IT担当 または 総務 | □ |
| 社内システム・ツールのアカウント発行 | IT担当 または 総務 | □ |
| 業務用携帯電話の貸与（SIM設定・番号案内） | IT担当 または 総務 | □ |
| 就業規則・各種規程の説明・交付 | 総務 または 人事 | □ |
| 勤怠管理システムへの登録 | 総務 または 人事 | □ |
| 健康診断の案内（入社時健診） | 総務 または 人事 | □ |
| 緊急連絡先の登録 | 総務 | □ |
| ロッカー・備品の準備 | 総務 | □ |
| 作業服・ヘルメット・安全靴等の準備（現場職の場合） | 総務 | □ |
| 社内案内（フロア・設備の説明） | 総務 または 上長 | □ |
社内手続き、地味に多いですよね…！テプラで名前シールを作ったり、現場職なら作業服・ヘルメット・安全靴のサイズを事前に確認して発注したり、1人が入社するだけで表に見えないところでめちゃくちゃ動いています。これが一人総務の現実！みんなもっと褒められていい（笑）
入社手続きでよくある失敗・注意点
① 雇用保険証を持ってきてもらうのを忘れる
前職の雇用保険被保険者証がないと番号の引き継ぎができず、別番号が発番されてしまうことがあります。入社前の案内に必ず記載しましょう。
② 扶養家族の書類提出が遅れる
健康保険の被扶養者として登録するには証明書類（収入証明・続柄確認）が必要です。後から提出してもらうと手続きが遅れ、扶養認定が遅くなります。
③ 扶養家族のマイナンバーを収集し忘れる
従業員本人のマイナンバーは収集しても、配偶者や子どもなど扶養家族のマイナンバーを忘れがちです。健康保険の扶養認定・年末調整でも必要になるため、入社前の書類案内に「扶養家族全員のマイナンバー」と明記しておきましょう。
④ 社会保険の届出が5日を超えてしまう
5日以内が原則のため、入社日が休日明けの場合も含めてスケジュールを事前に確認しておきましょう。遅れた場合でも届出は必ず行ってください。
⑤ パート・アルバイトの雇用保険加入を見落とす
週20時間以上・31日以上の雇用見込みがあれば加入義務があります。雇用形態ではなく労働時間で判断することを徹底してください。
私が一番やらかしたのは「雇用保険証、前の職場から持ってきてね」を伝え忘れたこと。入社してから気づいてバタバタしました。今は入社案内の書類に必ずリストアップしています！
まとめ：入社手続きチェックリスト 全体まとめ
| フェーズ | やること | 期限 |
|---|---|---|
| 入社前 | 提出書類の案内・収集（マイナンバー本人＋家族分・前職書類等） | 入社1週間前まで |
| 入社日 | 書類受け取り・確認、扶養控除申告書の記入 | 入社当日 |
| 入社後5日以内 | 社会保険（健康保険・厚生年金）資格取得届 | ★最優先 |
| 翌月10日まで | 雇用保険 資格取得届 | ★要注意 |
| 入社後速やかに | 住民税の切り替え手続き（eLTAXまたは各市区町村）、給与システム登録 | 早めに |
| 随時 | PC・メール・携帯・社内システムの準備、社内案内 | 入社前後 |
入社手続きは「漏れなく・期限内に」が鉄則です。このチェックリストをベースに、自社の状況に合わせてカスタマイズして使ってください。
慣れてしまえばルーティンになりますが、最初はチェックリストを印刷して1つ1つ確認するのがおすすめ。完了したらチェックを入れていくと達成感もありますよ！一人総務でも、仕組みさえ作れば安心して対応できます。
入社手続きで「家族情報はどこまで聞いていい？」と迷ったことはありませんか？マイナンバー・扶養の確認範囲について詳しく解説した記事もあわせてご覧ください。
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