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大切なご家族を亡くされたとき、「会社にどう連絡すればいいんだろう…」と戸惑ってしまいますよね。
気が動転していて、何から伝えればいいのか分からなくなる気持ち、とてもよくわかります。
実は、最初の訃報連絡でちょっとしたポイントを押さえておくだけで、その後のやり取りがぐっと楽になります。
何度も会社とのやり取りをする必要がなくなるので、ご自身の心の負担を減らすことにもつながるんです。
この記事では、総務として働く中で見えてきた「いつ・誰に・何を・どう伝えればいいか」を、そのまま使える例文つきでご紹介します。
少しでも気持ちが軽くなれば嬉しいです。
連絡は「一報」と「二報」の2回でOK
身内に不幸があったときの会社への連絡は、2回に分けて大丈夫です。
- 一報（速報）：亡くなったことが分かったら、できるだけ早く「事実だけ」を伝える
- 二報（詳細）：葬儀の日程などが決まり次第、まとめて伝える
亡くなった直後はバタバタしていて、葬儀の日程なんてまだ何も決まっていない、というのがほとんどだと思います。
「全部決まってから連絡しよう」と思うと、かえって連絡が遅れてしまい、気持ちの負担も増えてしまいます。
「まずは一報だけ入れる」——それだけで十分です。
気負わず、まずはそこから始めましょう。
一報（最初の連絡）で伝えること【例文あり】
第一報は、とにかく早さが大切です。
長文を考える必要はなく、以下の4点だけ伝われば十分です。
- 誰が亡くなったか（ご自身との続柄。例：父・母・配偶者など）
- いつ（亡くなった日）
- お休みをいただきたいこと（忌引き休暇を取りたい旨）
- 詳細は追って連絡すること（葬儀の日程などは決まり次第伝える）
誰に・いつ伝える？
連絡先は、まずは直属の上司で大丈夫です。
会社のルールで総務・人事への連絡も必要な場合は、上司から伝えてもらえることが多いので、ひとまず上司に一報を入れれば安心です。
時間帯も、早朝や深夜であれば常識的な時間（始業前など）になってからで構いません。
当日どうしても休む必要があるときは、電話のほうが伝わりやすいです。
【例文】一報（電話）
お忙しいところ恐れ入ります。〇〇部の△△です。
実は昨晩、父が亡くなりまして、本日から数日お休みをいただきたくご連絡いたしました。
葬儀の日程などはまだ決まっておりませんので、決まり次第あらためてご連絡いたします。
急なことでご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
【例文】一報（メール・チャット）
件名：忌引き休暇のご連絡（〇〇部 △△）
〇〇部長
お疲れさまです。△△です。昨晩、父が他界いたしました。
つきましては、本日より忌引き休暇をいただきたくご連絡いたします。お手数ですが、忌引き休暇は何日いただけるか、あわせて教えていただけますでしょうか。
葬儀の日程や詳細につきましては、決まり次第あらためてご連絡いたします。
急なご連絡となり申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
💡 忌引き休暇の日数は会社の規定などで決まっていて、続柄によっても変わるケースもあります。
自分で抱え込んで判断しなくて大丈夫です。
気になることは、このタイミングで聞いてしまうのがおすすめです。
葬儀のスケジュールも立てやすくなりますよ。
二報（葬儀が決まったら）で伝えること【例文あり】
葬儀の日程などが決まったら、二報目を入れましょう。
詳しい情報をまとめて伝えておくと、会社側も弔電や香典の対応を一度で決められるので、結果的に会社からの確認の連絡も減ります。
二報で伝えておくと安心な情報は、次のとおりです。
- 通夜・葬儀の日時と場所
- 喪主の名前（誰が喪主か。続柄も添えると伝わりやすいです）
- 葬儀の形式（一般葬／家族葬 など）
- 香典・供花・弔電を辞退するかどうか
- 復帰の見込み（会社の忌引き規定に合わせて相談する形で）
最後の「辞退するかどうか」は、ひとこと添えておくと会社側もとても助かります。
特に家族葬で参列や香典を辞退したい場合は、その気持ちを伝えておくと安心です。
何も伝えないと、会社側も「お贈りしたほうがいいのかな」と迷ってしまい、かえって確認の連絡が増えてしまうことがあります。
私の会社では、ほとんどが家族葬のため、香典・参列などは辞退される方が多いですね。
逆に「受け取ります」という方は、けっこう稀かもしれません…
【例文】二報（一般葬の場合）
件名：葬儀日程のご連絡（〇〇部 △△）
〇〇部長
お疲れさまです。△△です。
先日ご連絡しました父の葬儀につきまして、日程が決まりましたのでご報告いたします。・通夜：〇月〇日（〇）18:00〜 〇〇斎場
・告別式：〇月〇日（〇）10:00〜 〇〇斎場
・喪主：△△（私の母）忌引き休暇の範囲で、〇月〇日（〇）あたりからの復帰を考えております。復帰日については、規定をふまえてご相談させていただけますと助かります。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
【例文】二報（家族葬で辞退する場合）
件名：葬儀日程のご連絡（〇〇部 △△）
〇〇部長
お疲れさまです。△△です。
父の葬儀につきまして、下記のとおり執り行うことになりましたのでご報告いたします。・葬儀形式：家族葬にて執り行います
誠に勝手ながら、故人および家族の意向により、ご香典・ご供花・弔電・ご参列はご辞退させていただきたく存じます。お気持ちだけありがたく頂戴いたします。
復帰日につきましては、忌引き休暇の規定をふまえてご相談させていただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。
💡 「辞退」を伝えるときは、相手のお気遣いを無下にしない言い回し（「お気持ちだけありがたく」など）を添えると、気持ちが伝わりやすくなります。
忌引き休暇・香典で知っておきたいこと
忌引き休暇の日数について
忌引き休暇は法律で決まった制度ではなく、会社ごとの就業規則で日数が定められています。
しかも、亡くなった方との続柄によって日数が変わるのが一般的です。
たとえば父母・配偶者・子は長め、祖父母やおじ・おばは短めに設定されていることが多く、「自分が何日休めるのか」がわからないのは、むしろ普通のことです。
ですので、無理に自分で調べようとせず、一報のときに「忌引きは何日いただけますか」と聞いてしまって大丈夫です。
早めに確認できると、葬儀のスケジュールも立てやすくなり、気持ちにも少し余裕が生まれます。
ちなみに私の会社では、配偶者・子は5日、両親（父母）は3日、祖父母は1日…というように、続柄ごとに忌引きの日数を決めています。
会社によって本当にバラバラなので、やっぱり一度確認しておくのが安心ですよ。
会社から香典や弔電が届いたら
辞退していない場合、会社から香典や弔電、供花が贈られることがあります。
これらをいただいたら、忌引き明けに出社したタイミングでお礼を伝えると丁寧です。
「このたびはお心遣いをいただき、ありがとうございました」と一言添えるだけで十分です。
「忌み言葉」は気にしすぎなくてOK
弔事では「重ね重ね」「たびたび」などの忌み言葉を避けるとされますが、会社への事務的な連絡では、そこまで神経質にならなくても大丈夫です。
言葉選びより、事実を丁寧に伝えることのほうがずっと大切です。
いざというときのマナーをもっと知っておきたい方には、こんな一冊が手元にあると安心です。
あわせて読みたい
もし総務担当者の方で、従業員から訃報の連絡を受けた側の対応に悩んでいるなら、以下の記事も参考にしてください。
まとめ
身内が亡くなったときの会社への連絡は、次の流れを覚えておけば大丈夫です。
- 一報：早めに「続柄・亡くなった日・休みたいこと＋忌引きは何日もらえるか確認・詳細は追って」を簡潔に
- 二報：「葬儀日程・喪主・辞退の有無・復帰の相談」をまとめて
「まず一報だけ」を意識するだけで、会社側もスムーズに対応できますし、結果的にご自身の気持ちの負担も軽くなります。
この記事の例文を、いざというときのお守りとして、そっと使っていただけたら嬉しいです。
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