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お疲れ様です！今日も訪問してくださり、ありがとうございます＾＾
突然ですが、「総務って、一体何をやっている部署なの？」 「仕事ができない人の集まりでしょ？」 …
そんな心ない言葉に、悔しい思いをしたことはありませんか？
私も以前の会社では、トラブルあった人がどこにも配属できなくて、最終的に行き着く場所が総務という冷ややかな空気を感じていた時期がありました。
でも、現役総務として断言します。総務は会社を支えるプロフェッショナルです！
この記事では、なぜ総務が誤解されるのかという理由を整理し、周囲からの評価を180度変えるために私が実践している「4つの秘訣」をお伝えします！
先に結論を申し上げると・・・総務が「仕事できない」と思われがちなのは、その業務の特性による誤解が大きいんです。
- 「総務は仕事できない人の集まり」と言われてモヤモヤしている方
- 「誰でもできる仕事でしょ」と言われて悔しい思いをした方
- 周囲からの評価を変えたい総務担当者の方
- 頑張っても評価されず、このまま総務を続けるか迷い始めた方
誤解されがちな理由もあるので・・・これを読んで、その誤解を払拭できればいいなぁと個人的には思っています★
総務が「仕事できない」と思われがちな3つの理由
①業務が幅広く「誰でもできる仕事」に見えるから
総務は、オフィス管理、備品発注、福利厚生の整備、社内イベントの運営など、多くの役割を担っています。
「幅広い分野を少しずつ担当する」総務の業務は、未経験者でも１度教えてしまえばできる内容の業務も多いので、「専門性がない」と思われがちです。
そのため、誰でもできる仕事と見られがちのため、他部署で業務が合わなかった社員を受け入れる会社もあります。
実際、私の会社でも部署間でトラブった社員が、異動できる部署がなく、総務に配置された過去もあります。。。
私の場合、前任の方から「これは誰でもできる仕事なので、簡単ですよ」と言われて引き継ぎを受けました^^;
「誰でもできる」って言われるとモチベーションが下がるので、「誰かがやらなければならない仕事」って変換して、庶務業務を特に取り組んでいましたね。
実際に「現場で働いてないんだから、苦労もわからないし楽な仕事だよね」って言われたことがあって…正直めちゃくちゃ悔しかったです。でもそれがきっかけで、総務の仕事を見える化しようと本気で考えるようになりました。
総務は「縁の下の力持ち」とよく言われますが、見えないところで動いているからこそ、こういった誤解が生まれやすいんですよね。
②成果が売上の数字に表れないから
営業のように「売上」という数字が出ない総務は、どうしても成果が見えにくいものです。
そのため、「総務は売上に貢献していない」と見られがちです。
総務の成果が見えにくいのは致しかたない部分はありますが、もし総務がストップしたら、備品は尽き、社内インフラは壊れ、社員は安心して働けなくなります。
何もトラブルがなく、社員が当たり前に働けている状態こそが、私たち総務の最大の成果なんです。
これを「当たり前」で終わらせない伝え方が重要になります。
③依頼が集中して「対応が遅い」と見られやすいから
総務は会社の各部署からの依頼や突発的な対応が多く求められます。
また、設備の対応などは、業者との調整など時間がかかることもあるため、社員の要望にすぐ応えれることができない場合もあるので、「総務の対応が遅い」とどうしても思われがちになります。
総務は本当に「無能の集まり」なのか？現役の本音
検索窓に「総務」と打ち込むと、「無能の集まり」という言葉が候補に出てくることがあります。
初めて見たときは、正直かなりショックでした。
「無能の集まり」なんて言葉を見ると、自分のことを言われている気がして落ち込みます…。
でも、現役総務として断言できるのは、総務は「できない人の集まり」ではなく、成果が見えにくい場所に置かれた何でも屋のプロ集団だということです。
特に中小企業の総務は、備品発注も、健康診断の手配も、忘年会の段取りも、社会保険の手続きも、コピー機の故障対応も、ぜんぶ守備範囲です。
ひとつひとつは「誰でもできそう」に見えるかもしれませんが、これを同時に、抜け漏れなく、日常を止めずに回すのは、間違いなくスキルです。
一方で、「他部署で合わなかった人の受け皿が総務になっている」会社が実際にあるのも事実です。
ただ、それは会社の人員配置の問題であって、総務という仕事そのものの価値とは別の話なんですよね。
「誰でもできる仕事」って言われるとモチベーションが下がるので、私は「誰かがやらなければ会社が止まる仕事」って変換しています。実際、総務が1週間止まったら会社はかなり困るはずです（笑）
「できない人の集まり」と言われないために心がけている4つのこと
「総務はできない人の集まり」と言われないように、私が普段から意識していることをご紹介します。
①頼まれた仕事は即対応で信頼の貯金を作る
他部署からの依頼や突発的な対応が多い総務だからこそ、可能な限り依頼された仕事はすぐ取り掛かることを心がけています。
私が最も大切にしているのは、「圧倒的なレスポンスの速さ」で信頼の貯金を作ることです。
例えば、社員から頼まれる「就労証明書」。
これは子供を持つ社員にとって、お子さんの保育園入園や学童の申し込み等に関わる大事な書類です。
私はこれを「即日発行」するようにしています。
「うちの総務は仕事が早い！」という安心感が、そのまま「デキる総務」という評価に直結します。
依頼内容は、特に優先順位をつけつつ、対応スピードを落とさないことで「対応力がある総務」という印象を持ってもらえるよう努めています。
誠実に対応をしていくと、「困ったらまず総務に相談しよう」と思ってくれる社員が増え、総務の仕事を理解してくれる社員も増えます。
優先度にもよりますが、私も社員みんなのお困りごとに対しては、できる限り、先に対応するようにしています。
すぐに着手できない重い案件でも、「〇日までに一次回答します」と伝えるようにしています♪
②問題が起こる前に先回りして動く
総務の真価が問われるのは、実は「何も起きていない時」の動き方です。
他部署から「困った！」と相談が来る前に動く、「先回り対応」を意識してみましょう。
以前、 大事な会議の前に「複合機のトナーが切れた！」と社員が慌てて総務に駆け込んできたことがありました。
その時は在庫があったので事なきを得ましたが、もし在庫がなかったらと思ったら、とても焦りました・・・
それ以来、年間スケジュールを確認して、会議や説明会などが多い月は事前に多めに発注するようにしました！
このように先回りして「トラブルを未然に防ぐ」習慣がつくと、不思議と「総務への突発的なクレーム」が減っていくことに気づきました。
正直なところ、総務が先回りして完璧に準備していても、誰からも気づかれないことの方が多いです（笑）。
「何も起きずに、みんなが淡々と仕事をしている」その静かな日常こそが、先回り対応が成功している証拠です！
派手に褒められることはなくても、「総務に任せておけば、トラブルが起きないから安心だ」という、言葉にならない静かな信頼が積み重なっていきます。
③業務の成果を数値化・可視化する
「総務って、結局何をやっているの？」と言われないために、私は「業務の見える化」を徹底しています。
実は以前、一生懸命働いているのに「総務は楽そうだね」といわれ、とても悔しい思いをしたことがありました。
そこで意識するようになったのが、「やったことを数字に落とし込む」ことです。
具体的には、このような数字を月次報告に盛り込むようにしました。
- 消耗品の削減
仕入れ先の見直しで、備品コストを月1万円カット - 対応スピードの可視化
1ヶ月に受けた相談30件のうち、9割を即日解決 - ペーパーレス化
申請書類のデジタル化で、年間約20時間の事務作業を削減
こうして数字で示すようになってから、評価面談でも上司にも「コスト削減に貢献してくれてありがとう」と、ポジティブな言葉をかけられることが増えたんです！
「頑張っています」という言葉よりも、「○件対応しました（月○円削減しました）」という数字の方が、周囲には何倍も説得力を持って伝わりますよ。
④他部署のニーズを聞きコミュニケーションを強化する
総務の仕事って、デスクで淡々と仕事をこなすだけじゃありません。
私は、「他部署のリアルな声」を聞くことを何より大切にしています。
例えば、更衣室前ですれ違った時に「最近、寒いですね。作業服の中に何枚着込んでいますか？」と世間話をしたり、備品を取りに来た社員に「使い勝手どうですか？」と聞いてみたり……。
実は、こうした何気ない雑談の中に「実はあそこの備品、使いにくいんだよね」「あの手続き、もっと簡単にならないかな」といった本音が隠れていることが多いんです。
直接「何か要望はありますか？」と聞いてもなかなか出てきませんが、日頃から「話しやすい人」でいることで、トラブルになる前の「小さな不満」を教えてもらえるようになります。
「総務に言えば、なんとかしてくれるかも」と思ってもらえる距離感が、結果としてスムーズな仕事に繋がっている気がします。
頑張っても評価されないまま消耗してしまったら
ここまで、評価を変えるための工夫をお伝えしてきました。
ただ、正直に言います。
どれだけ即対応しても、数値化しても、総務の働きを評価する文化がそもそも無い会社も存在します。
「総務は雑用係」という空気が役員レベルで固まっている職場だと、個人の努力だけで評価を変えるのには限界があります。
もし「もう十分頑張ったのに、ずっと『できない人』扱いのまま」という状態が続いているなら、それは能力の問題ではなく、環境の問題かもしれません。
私自身、派遣から総務人事の正社員に転職した経験がありますが、環境が変わるだけで同じ働き方への評価が全く変わることは本当にあります。
総務・人事などバックオフィス専門の転職支援サービスなら、今の経験が他の会社でどう評価されるのかを無料で聞くことができます。
すぐに転職する気がなくても、話を聞いてもらうだけで自分の市場価値がわかって気持ちが軽くなるので、消耗しきる前の「避難先」として知っておいて損はないです。
まとめ
「総務はできない人の集まり」という言葉は、単なる誤解に過ぎません。
大切なのは、その誤解を嘆くことではなく、自らの動きで専門性を示していくことです。
まずは「頼まれたことに1分以内にレスポンスする」ことから始めてみませんか？
小さな積み重ねが、「会社に欠かせない存在」への一番の近道です。
ぜひ一緒に頑張りましょう！
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