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総務のお仕事をされている皆さん、今日もお疲れ様です！ワーママのichiです。
年末調整や株主総会の準備でバタバタする時期が過ぎると、ふっと仕事がなくなる瞬間がありますよね。私も繁忙期明けに、今日やることがない…とデスクで固まったことが何度もあります。
周りは忙しそうなのに、私だけ暇…。お給料をもらっていいのかなって罪悪感がすごい…
この気持ち、総務あるあるだと思います。でも先に結論を言うと、総務が暇なのは悪いことではありません。むしろ仕事がうまく回っている証拠だったりします。
この記事では、罪悪感の正体と、暇な時間の現実的な過ごし方をまとめました。意識高い系の「暇な時間で自分を磨こう！」みたいな話ではないので、気楽に読んでください。
- 総務の仕事が暇で罪悪感を感じている方
- 周りが忙しそうで座っているだけで気まずい方
- 暇な時間に何をすればいいかわからない方
- 暇すぎてこのままでいいのか不安な方
総務が暇なのは悪いことじゃない3つの理由
まず一番伝えたいのはここです。総務が暇なのは、サボりでも能力不足でもありません。
①何も起きていないのは仕事が回っている証拠
総務の仕事は、何かが起きたときに対応する仕事が多いです。備品が壊れた、社員が入社する、退職する、問い合わせが来た、トラブルが起きた…。
つまり、何も起きていない日は、会社が平和に回っているということ。消防士さんが出動していない時間を誰も責めないのと同じで、総務が静かに座っていられる日は、いい日なんです。
むしろ日々の備品管理や手続きをきちんと回しているからこそ、何も起きていないとも言えます。
私も昔は暇＝ダメだと思っていました。でも、電話が鳴らない日はトラブルがない日。それって総務としては花マルなんですよね。
②総務の仕事は繁忙期と閑散期の波が大きい
総務の仕事は、1年を通して波がすごく大きいです。
年末調整、入退社が重なる年度末と年度始め、健康診断の手配、株主総会の準備…。忙しい時期は本当に息つく暇もないのに、それが終わると急に静かになります。
つまり暇な時期は、次の繁忙期までの充電期間。年間で見ればちゃんと働いているので、一時的な暇を切り取って落ち込む必要はありません。
③周りの忙しさと比べる必要はない
営業さんや現場の人が忙しそうにしていると、自分だけ座っていることに引け目を感じますよね。
でも、総務と他の部署では仕事の種類がそもそも違います。営業は動いてなんぼ、総務は会社を止めないのが仕事。見た目の忙しさで価値を比べるものではないんです。
それに、忙しそうに見えるあの人も、実は波があって暇な時間はあります。他人の一番忙しい瞬間と、自分の一番暇な瞬間を比べたら、そりゃ落ち込みます。比べなくて大丈夫です。
総務が暇なときに感じる罪悪感の正体
そもそも、なぜ暇だと罪悪感を感じるんでしょうか。正体はだいたいこの2つだと思っています。
1つ目は、見られている気がするから。総務の席はオフィスの見える場所にあることが多くて、パソコンの画面も手元も丸見え。何もしていない時間が人目につきやすいんです。
2つ目は、忙しい＝頑張って仕事しているという空気。日本の職場には、忙しそうにしている人が頑張っている人という雰囲気がまだまだあります。だから暇だと、頑張っていない人になった気がしてしまう。
でも冷静に考えると、どちらも自分が悪いわけではないんですよね。席の場所も、職場の空気も、自分ではコントロールできません。コントロールできないことで自分を責めるのは、今日でやめにしましょう。
たしかに、席が入口の近くだから余計に気になるのかも…
総務が暇なときの過ごし方5つ！頑張らない現実版
とはいえ、何もせずに座っているのも気まずいし時間が長い。そこで、私が実際にやっている暇な時間の過ごし方を紹介します。
先に言っておくと、新しいことは一切始めなくてOKです。どれも今ある仕事をちょっと動かすだけの、頑張らない現実版です。
①繁忙期の仕事をちょっとだけ前倒しする
一番おすすめなのがこれです。次の繁忙期の仕事を、ほんの少しだけ前倒ししておきます。
- 年末調整の案内文を先に作っておく
- 健康診断の日程候補を病院に問い合わせておく
- 社内行事の会場だけ先に予約しておく
- 去年の書類を見返して今年の準備リストを作る
前倒しした分、繁忙期の自分が確実に楽になります。暇な時期の30分は、繁忙期の2時間分くらいの価値がありますよ。
②マニュアルや引き継ぎメモを少しずつ書く
ひとり総務だと、自分が休んだら業務が止まるのが地味なプレッシャーですよね。暇な時間に、業務のやり方をメモ程度に書き残しておくと、急な休みのときに自分が助かります。
私は暇な時間にマニュアルをめちゃくちゃ作っていました！子どもがいると保育園からの急な呼び出しでいつ帰ることになるかわからないので、誰にでも引き継げる状態にしておくと本当に安心なんです。
きれいなマニュアルを作ろうとしなくて大丈夫。「この手続きはこのファイルを開いてこの順番でやる」くらいの走り書きで十分です。
仕事の棚卸しや見える化のやり方は、こちらの記事にまとめています。
③たまった書類とデータを整理する
繁忙期に「あとでやろう」と積んだ書類、ありませんか。私はあります（笑）。
私の場合、年度末・年度初めがとにかく忙しいので、保管書類の整理が毎年できずに放置されがち。なので暇な時期に、その放置していた書類をまとめて整理しています。
ファイリング、共有フォルダの整理、保存期限が切れた書類の廃棄リスト作り。頭を使わない作業なので、疲れているときの暇つぶしにもちょうどいいです。しかも次に書類を探すときの時短になるので、ちゃんと仕事です。
④備品と防災備蓄品の棚卸しをする
コピー用紙や文房具の在庫チェック、そして忘れがちなのが防災備蓄品の賞味期限チェックです。
備蓄品は「気づいたら期限切れだった」が本当に起きやすいので、暇な時期に見ておくと安心です。何をどれだけ備蓄すればいいかは、こちらの記事でまとめています。
⑤何もしない時間も仕事のうちと割り切る
最後はこれです。①〜④をやってもまだ時間が余る日は、もう割り切りましょう。
総務は突発対応の仕事です。急な来客、トラブル、問い合わせ。それにすぐ動けるように待機していること自体が、総務の仕事の一部です。
席にいて、聞かれたらすぐ答えられる。それだけで総務は役割を果たしています。
ペース配分も仕事のうち。暇な時期に無理に仕事を作って疲れてしまったら、繁忙期に倒れちゃいますからね。
総務の暇な時間に資格の勉強をするのもアリ
ここからは、やりたい人だけ読んでください。勉強しなきゃいけない、なんてことは全然ありません。
ただ、暇な時間そのものが苦痛…という人には、資格の勉強はけっこう相性がいいです。時間つぶしになるうえに、総務の実務に直結する資格なら、堂々と仕事に関係あることをしていると言えるからです。
総務と相性がいいのは、衛生管理者や簿記など。特に衛生管理者は、社員50人以上の会社で必要になる国家資格なので、会社に「受けたい」と言えば応援してもらいやすいです。
私も衛生管理者を取りました。勉強はすきま時間のスマホ学習が中心。机に向かう時間がなくても、なんとかなりますよ♪
スマホで学習できるオンスク.JPなら、月額1,078円で50以上の講座が受け放題。テキストを買うより安いので、暇な時期の1ヶ月だけ試してみるのもアリです。
どの資格が総務に役立つかは、こちらの記事で難易度別にまとめています。
総務が暇すぎてつらいなら環境を変える選択肢もある
ここまでは「暇でも大丈夫」という話をしてきましたが、ひとつだけ例外があります。
それは、暇すぎることが何ヶ月も続いて、つらくなっている場合です。仕事がなさすぎて時間が経つのが遅い、誰にも必要とされていない気がする、このまま何も身につかないんじゃないか…。ここまで来ると、罪悪感というより苦痛ですよね。
暇がつらいのは、贅沢な悩みではありません。人は役割がないと感じる状態が続くと、忙しすぎるのと同じくらい消耗します。
もし今の会社でやることを増やせないなら、環境を変えるのもひとつの手です。総務・人事のようなバックオフィス職には専門の転職サービスがあるので、在職中に話を聞いてみるだけでも、自分の市場価値がわかって気持ちが整理されます。登録したからといって転職する必要はありません。
辞めるかどうか迷っている段階なら、こちらの記事も参考になると思います。
総務が暇なときのよくある疑問FAQ
最後に、暇に悩む総務仲間からよく聞く疑問をまとめておきます。
暇そうに見られたくないときはどうする？
書類整理やファイリングなど、手を動かす系の仕事を暇な時期用に取っておくのがおすすめです。見た目にも仕事をしていることが伝わりますし、実際ちゃんと仕事です。
あとは、②で紹介したマニュアル作りも効果的。パソコンに向かって文章を書いている姿は、誰が見ても仕事中です。
暇と言ったら仕事を増やされそうで言えない
無理に申告しなくていいと思います。総務の暇は次の繁忙期までの波ですから、年間トータルで見れば暇ではありません。
ただ、もし余裕があって、この仕事なら引き受けてもいいなと思えるものがあるなら、繁忙期に貸しを作るつもりで手を挙げるのはアリです。あくまで自分のペースが最優先で大丈夫です。
総務が暇なのは会社として大丈夫？
総務が暇＝会社が平和なので、基本的には大丈夫です。
ただし、会社全体の仕事が減っていて全部署が暇、という場合は話が別です。その場合は会社の業績のサインかもしれないので、少しだけアンテナを立てておくと安心です。
まとめ
総務が暇で罪悪感を感じたときは、この記事のことを思い出してください。
①何も起きていないのは仕事が回っている証拠
②総務の暇は次の繁忙期までの充電期間
③暇な時間は前倒し・整理・棚卸しでゆるく消化
④勉強はやりたい人だけでOK
⑤暇すぎてつらいなら環境を変える選択肢もある
忙しくても暇でも、毎日会社に行って総務の席に座っているだけで、会社はちゃんと回っています。罪悪感はもう手放して、暇な日は心の中でラッキーくらいに思っておきましょう。
今日もお疲れ様でした！
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